樊殷娟

啟東市人民法院 江蘇 南通 226000

1 引言

人民法院中比較寶貴的資源就是訴訟檔案,其主要是記錄有審判和執(zhí)行活動等內(nèi)容,并且可以反映法院的審判工作以及發(fā)展歷程。在目前的信息時代下,隨著訴訟檔案信息量的逐漸增大,也增加了檔案管理的難度和工作量。為此結(jié)合信息化技術(shù)也開展了人民法院檔案管理的信息化建設(shè),這也是未來人民法院檔案管理的必然發(fā)展趨勢。但是在目前開展上述信息化檔案管理的過程中,由于人員以及物資、技術(shù)等方面的限制,影響了上述信息化建設(shè)以及管理工作的效率和質(zhì)量。因此就基于這些問題,也某人民法院為例,對其在RFID技術(shù)基礎(chǔ)上所建立的智慧檔案室的案例進行分析和研究。

2 人民法院智慧檔案室概述

基于RFID技術(shù)的智慧檔案室建設(shè)中,所采用的RFID 技術(shù)就是無線射頻識別技術(shù),其集中的多種編碼、載體、識別以及通訊等先進技術(shù),可以對此技術(shù)的非接觸性特征進行充分發(fā)揮來遠距離識別卷宗信息和開展無接觸式的采集和無線傳輸?shù)裙ぷ?。基于此技術(shù)還進行了智能檔案庫房的建立,此庫房就是在傳統(tǒng)庫房的基礎(chǔ)上對檔案進行電子標簽的粘貼以及識別天線的安裝,保證每份檔案都具有獨一無二的身份編碼。目前采用的檔案裝具主要是密集架,主要就是電子標簽閱讀器以及多天線分支器等部分組成。通過此種庫房,可以實現(xiàn)在辦公室終端上來對檔案信息進行盤點以及自動生成盤點報告,支出其中缺少檔案的去向以及亂架檔案的正確位置。

在此智慧檔案室中為了對電子標簽技術(shù)進行充分發(fā)揮,還需要檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用來開展檔案的精細化管理。通過此系統(tǒng)中的安全實施監(jiān)控模塊來對進出檔案庫的檔案進行監(jiān)控、記錄、報警等。通過歸檔實時管理模式來對歸檔率進行實時監(jiān)控。通過檔案智能管理模塊實現(xiàn)對檔案的信息管理、查詢以及模板打印的鞥工作。最后是通過實時耿總模塊來查看檔案流轉(zhuǎn)記錄,掌握檔案的目前為止以及經(jīng)手人等信息。

3 人民法院智慧檔案室的運行效果

3.1 實現(xiàn)了快捷高效的檔案盤點以及智能化庫房管理 在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,在人工存取檔案的過程中難免會出現(xiàn)亂架的問題而導(dǎo)致檔案存在無需,增加了查找困難,尤其表現(xiàn)在檔案盤點作業(yè)中,需要進行檔案的逐冊清點,具有非常大的工作量。而通過此智慧檔案室的建立和運行,可以實現(xiàn)在定期開展檔案庫房盤點的過程中,工作人員只需要在辦公室進行盤點指令的下達,就可以實現(xiàn)遠程操作檔案庫房來開展對所有檔案的自動盤點和統(tǒng)計工作,不僅節(jié)省了管理人員的工作時間,而且實現(xiàn)了盤點效率的大大提升。

3.2 實現(xiàn)了精細化檔案管理 在繁瑣的檔案日常管理工作中,需要通過數(shù)據(jù)庫來對日常檔案管理數(shù)據(jù)進行存放,而通過此智慧檔案室中所應(yīng)用的軟件系統(tǒng),可以發(fā)揮其良好的交互功能,便于開展日常歸檔管理和檔案利用管理工作。其主要的運行效果表現(xiàn)在可以實現(xiàn)對歸檔進度的實時了解,不僅可以對案件的歸檔率進行自動統(tǒng)計,而且可以保證催歸工作的及時準確;實現(xiàn)對檔案的動態(tài)管理和實時監(jiān)控,發(fā)揮此系統(tǒng)的統(tǒng)計和交互功能;實現(xiàn)了檔案電子查閱,便于多人共享檔案信息資源;實現(xiàn)了全面準確統(tǒng)計,通過分別管理實體檔案以及數(shù)字化副本,以及當(dāng)事人查閱檔案的管理模塊來保證統(tǒng)計的全面和準確;實現(xiàn)了整箱讀取以及批量掃讀,發(fā)揮其檔案移交功能,并且可以形成移交清單,保證檔案交接工作的快速準確。

4 人民法院智慧檔案室的功能延伸

在人民法院中進行智慧檔案室的建立,主要的目的就是通過對檔案管理模式的創(chuàng)新,解決傳統(tǒng)檔案管理模式下表現(xiàn)出的具有較低的檔案管理效率和較大管理難度等問題,實現(xiàn)了檔案動態(tài)化管理水平的大幅度提高?；诖酥腔蹤n案室,除了上述文中所介紹的功能以及實現(xiàn)的效果,還可以對其功能進行延伸拓展。也就是在對其中表現(xiàn)出良好運行效果的個性化功能進行保留的同時來開展改造工作,通過智能信息管理系統(tǒng)的建立和應(yīng)用來開展全程、全員和全方位的審判工作,提高人民法院司法管理以及為人民服務(wù)水平的提高。

首先就是在此智慧檔案室中所應(yīng)用的RFID 技術(shù)的基礎(chǔ)來開展對檔案卷宗的全流程管理。就是在卷宗文件形成之前就開展檔案卷宗的管理工作,采取線上和線下雙重管理的方式,明確卷宗管理人員的具體職責(zé)內(nèi)容,保證雙重管理過程中卷宗的安全性。

其次就是通過此智慧檔案室中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對檔案利用模式進行改進。就是基于目前的智能信息管理系統(tǒng)來進行便民利民綜合服務(wù)平臺的建立,通過此平臺,可以便于訴訟參與人通過電話、網(wǎng)絡(luò)以及手機APP等方式來開展訴訟檔案的預(yù)約和查詢等工作,隨時隨地對所需要的案件檔案數(shù)字化副本進行查詢。

最后就是在目前先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上來對檔案統(tǒng)計功能進行進一步的完善。由于目前人民法院中的案件檔案數(shù)據(jù)在不斷增多,為了實現(xiàn)在確保這些數(shù)據(jù)安全的前提下來實現(xiàn)這些數(shù)據(jù)利用率的提高,可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來對這些數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和對比,基于此數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析基礎(chǔ)來作為領(lǐng)導(dǎo)決策、案評查、審務(wù)督察、執(zhí)法執(zhí)紀、聯(lián)系檢查的依據(jù),在檔案工作和管理工作相互促進的同時,實現(xiàn)司法活動向更加精細化和系統(tǒng)化方向發(fā)展。

5 結(jié)語

以某人民法院為例,在將智能檔案管理系統(tǒng)的軟件與智能盤點等硬件系統(tǒng)進行結(jié)合來建立了人民法院的智慧檔案室,實現(xiàn)了檔案管理工作效率的大幅度提升。而且基于此智慧檔案室,在未來的檔案管理工作開展中,需要結(jié)合目前先進技術(shù)的不斷進步,對此檔案信息資源進行深入挖掘,結(jié)合大數(shù)據(jù)時代下的先進技術(shù)來確保檔案數(shù)據(jù)服務(wù)審判、服務(wù)司法決策、服務(wù)社會作用的充分發(fā)揮。在此基礎(chǔ)上要推動法院檔案信息管理向存儲數(shù)字化、管理智能化以及利用網(wǎng)絡(luò)化等方向發(fā)展,起到對司法公開的進程進行推進以及實現(xiàn)司法為民的最終目標。