高巍 葫蘆島市自來水公司

引言：檔案管理作為城市供水事業(yè)中一項較為重要的內(nèi)容，其管理系統(tǒng)性能的好壞與否對城市供水事業(yè)的發(fā)展具有直接影響，隨著管理系統(tǒng)的不斷升級，結(jié)合當(dāng)下檔案管理的現(xiàn)狀，DARMS因其文件綜合管理性能較好，而被很多自來水公司予以采用，對促進供水事業(yè)的發(fā)展起到了總要作用，為檔案管理人高效有序的工作提供了保障。

一、城市供水事業(yè)對檔案管理的需求

隨著供水單位的管理愈加規(guī)范，檔案管理工作的開展也向制度化。規(guī)范化方向發(fā)展，在當(dāng)今企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理系統(tǒng)成為檔案信息管理部門必備的處理系統(tǒng)，通常情況下，檔案管理系統(tǒng)包括電子文件以及檔案借閱信息的處理，以及相關(guān)靜態(tài)信息的處理，因此對檔案管理系統(tǒng)的安全性以及實用性提出較高要求。

而供水公司一般是由總部以及分公司共同構(gòu)成，分公司一般設(shè)立在各個城市，因而導(dǎo)致了總公司與各個分公司之間的實際距離較遠(yuǎn)，對檔案管理工作的有效實施造成一定困難，此外，管理人員通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國很多地區(qū)的檔案管理依舊采用紙質(zhì)化管理模式，管理階段還停留在傳統(tǒng)管理模式階段，加之地理位置較遠(yuǎn)，檔案的提交和傳遞流程較為繁瑣，進而導(dǎo)致檔案管理效率較為低下，與此同時，分公司的檔案提交到總公司以后，還需要檔案檔案管理人員對這些資料進行整理，在原有工作量的基礎(chǔ)上增加了額外的工作負(fù)擔(dān)，在這種情況下，極容易造成檔案管理出現(xiàn)錯誤的現(xiàn)象，因此，為改變當(dāng)前這一現(xiàn)狀，供水公司采用檔案信息化管理方式，通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，以滿足不同分公司之間的需求，通過信息化的管理方式還能有效地將管理過程中出現(xiàn)的問題進行及時解決。

二、城市供水公司檔案管理功能概述

檔案管理工作從整體上來看，其涉及的內(nèi)容包含供水公司的各個部門，換言之，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包含供水公司的所有業(yè)務(wù)，系統(tǒng)的不同功能要以公司的業(yè)務(wù)流程為基準(zhǔn)，檔案管理工作的有效開展要以組卷業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，所謂組卷業(yè)務(wù)是供水公司對日常運營中的數(shù)據(jù)進行收集，以一定的條件為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上進行立卷，此外，要將檔案管理的借閱服務(wù)作為核心，檔案的借閱服務(wù)主要包括借閱權(quán)限、登記管理以及借閱效果管理三方面內(nèi)容，檔案管理最重要的一項就是進行檔案調(diào)整工作，對公司內(nèi)部檔案進行調(diào)整能促進檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理的效率。從檔案管理的特點作為切入點對其功能進行簡要分析，主要包括以下四個功能：

（一）文件資料綜合管理

文件資料管理在整個管理系統(tǒng)中具有基礎(chǔ)性作用，亦可以說是整個管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，任何檔案管理都要以它作為基礎(chǔ)并進行實施，文件資料綜合管理的內(nèi)容主要有對文件進行歸檔處理、對卷內(nèi)文件以及檔案進行編號處理，方便信息查閱，同時還承擔(dān)對年報進行統(tǒng)計以及系統(tǒng)維護等額外功能。

（二）WEB查詢功能

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的大背景之下，信息檢索已經(jīng)成為檔案管理工作中必備的功能之一，而WEB檢索便是其中一個典型的代表，較好的代表了信息技術(shù)的發(fā)展特點，并為檔案管理信息化提供了未來的發(fā)展方向，結(jié)合供水單位的服務(wù)對象來看，因其大多數(shù)情況都是為市民提供服務(wù)，且用戶量較大，用戶進行查詢的時間和地點均具有不確定性，而傳統(tǒng)的查詢方法受時間地點的局限性較大，為用戶查詢帶來了較多不便，且WEB查詢的步驟較為簡捷，對計算機的系統(tǒng)性能要求也較低，用戶計算機上字只需要下載一個瀏覽器即可，此外，WEB查詢功能對供水公司的系統(tǒng)維護也能起到一定作用。

（三）數(shù)據(jù)傳輸

上文我們提到，供水公司的總部與分公司之間的距離較遠(yuǎn)，因此導(dǎo)致二者在進行檔案管理時，通常采用數(shù)據(jù)傳輸對檔案進行處理，由此能夠得知，數(shù)據(jù)傳輸是檔案管理工作過程中不可缺少的存在，此外，檔案管理人員在進行信息傳輸時要以安全為核心，這是作為檔案管理工作人員必須具備的職業(yè)素養(yǎng)，另外，進行數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕杩趹?yīng)該由廠商提供，供水公司直接利用借口對數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換完成后將其直接存入數(shù)據(jù)庫中。

三、檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況分析

結(jié)合以上分析來看，使用DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)具備較多發(fā)展優(yōu)勢，檔案管理人員通過使用該系統(tǒng)，將供水公司的檔案信息放置內(nèi)部的服務(wù)器中，方便公司員工對檔案信息進行查閱以及借閱，此外，該系統(tǒng)將自動化數(shù)據(jù)接口問題進行了有效處理，簡化了檔案信息錄入管理系統(tǒng)的步驟，與此同時，該系統(tǒng)最大的優(yōu)點在此時也得以體現(xiàn)，不僅提供了兩種歸檔方法，一個是立卷歸檔，另一個是建立在立卷歸檔基礎(chǔ)上新推出的按件歸檔，極大的為檔案管理工作提供了方便。

另外，DARMS系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對常見文件的管理例如WORD和TXT，在此基礎(chǔ)上，能夠通過對檔案信息進行權(quán)限設(shè)置，決定信息的公開性以及保密性，由此可見，DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)不僅具有高效性而且兼具實用性，檔案管理人員要充分利用這一系統(tǒng)的優(yōu)越性，確保檔案管理工作落實到位。

結(jié)語：綜上所述，檔案管理系統(tǒng)在城市供水事業(yè)中的應(yīng)用一方面能有效提升檔案管理工作的效率，而且質(zhì)量能夠得到較好保證，另一方面能較好的滿足用戶體驗，通過對檔案管理系統(tǒng)具體功能的分析，對檔案管理工作的整體流程有了清晰的認(rèn)識，對檔案管理工作未來發(fā)展提供了方向引導(dǎo)，在此前提下，推動檔案管理工作走向新的發(fā)展階段。