■ 楊慶樹

近年來，云南省檔案館在數(shù)字化的基礎(chǔ)上，為最大限度地延長實(shí)體檔案的壽命，采用了檔案保管的新方式——封存檔案。封存檔案是建立在以檔案安全為基礎(chǔ)，以檔案數(shù)字化為前提，以檔案消毒為保障，以全新密集架保管裝具和標(biāo)準(zhǔn)化的恒溫恒濕檔案庫房支持下的檔案保管方式。

省檔案館檔案封存工作始于2011年。截至2018年年底，封存檔案總數(shù)已達(dá)到209 個全宗，32 萬余卷。為做好這項(xiàng)工作，省檔案館對檔案封存方法、檔案封存先后順序等進(jìn)行了研究，設(shè)計(jì)了封存檔案盒。

省檔案館的檔案封存以數(shù)字化后的全宗檔案為單位，對需封存檔案逐卷進(jìn)行清點(diǎn)，清點(diǎn)后形成清單，然后對照館藏檔案目錄再一次對檔案數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，確保檔號唯一性，不重號。經(jīng)過多年的實(shí)踐和研究，我館已探索出一套較為科學(xué)高效的封存程序：一是做好檔案封存前準(zhǔn)備工作，包括確定封存全宗、定制購買卷盒；二是對擬封存檔案進(jìn)行消毒處理；三是工作人員流水作業(yè)協(xié)同合作清點(diǎn)檔案裝盒并將檔號等信息錄入計(jì)算機(jī)；四是檢查核對錄入信息是否準(zhǔn)確完整，打印封存盒標(biāo)識信息，包括全宗號、機(jī)構(gòu)名稱、案卷號、盒號4 個內(nèi)容；五是封存裝盒檔案入庫上架。

省檔案館為檔案封存特別定制了新型封裝盒，該封裝盒具有保護(hù)檔案、檢索信息完整、尺寸統(tǒng)一、美觀耐用等特點(diǎn)。2019年，我館還采用具有噴墨打印技術(shù)的噴碼機(jī)，用于檔案封存盒的打印，噴碼機(jī)打印取代了原來的手工蓋章工序，大大提高了工作效率并且字跡清淅美觀易讀。

通過封存檔案，省檔案館檔案保管水平邁上了一個新的臺階：一是減少了檔案原件利用，更好地保護(hù)了檔案；二是封存前的檔案消毒處理對檔案病蟲害起到了很好的防治作用；三是通過不斷配置新型檔案管理裝具，提高了檔案的安全性和檔案存放信息查找的準(zhǔn)確性；四是提高了庫房檔案存放的美觀和整潔度，有效解決了檔案存放大小不一、不規(guī)范，在庫架上難查難找的困難；五是大幅降低了工作人員進(jìn)出檔案庫房的頻次，確保了庫房的恒溫恒濕，更加有效地保護(hù)了檔案的安全。