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        運用信息技術(shù)優(yōu)化在建工程項目管理

        2019-07-12 08:31:13李智慧
        關(guān)鍵詞:邯鋼臺賬項目管理

        李智慧

        背景

        邯鋼公司是一家具有60年發(fā)展歷程的國有大型鋼鐵制造企業(yè),固定資產(chǎn)建設(shè)投資在每年的公司支出中占據(jù)重要的比重,邯鋼公司每年固定資產(chǎn)投資項目立項預(yù)算至少十幾億,近幾年隨著國家對企業(yè)環(huán)保要求愈加嚴(yán)格,邯鋼公司積極響應(yīng)國家要求,為達(dá)到企業(yè)與城市和諧共融的目的,邯鋼公司加大了環(huán)保設(shè)備的投資力度,相繼投產(chǎn)了脫硫脫硝、粉塵治理、污水處理等環(huán)保設(shè)備,年投資多至上百億,同時,企業(yè)想要長久穩(wěn)定的發(fā)展,并在鋼鐵行業(yè)中持續(xù)保持市場競爭力,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整、設(shè)備升級改造必不可少,因此就制造企業(yè)而言,對固定資產(chǎn)投資項目進(jìn)行科學(xué)合理的會計核算,準(zhǔn)確反映在建工程項目狀況,對企業(yè)的經(jīng)營管理和投資決策至關(guān)重要。

        邯鋼公司固定資產(chǎn)建設(shè)投資項目建設(shè)涉及部門眾多、情況復(fù)雜,財務(wù)核算過程中有賬外資產(chǎn)不清晰、轉(zhuǎn)固不及時等問題,以前對在建工程核算管理的方式為手工登記臺賬,其弊端在于:核算信息人為性遺漏或者信息更新不及時。而借助信息化強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能及其實時性能夠較好的解決在工程核算中存在的問題。邯鋼公司于2018年對邯鋼公司為達(dá)到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理的目的,對邯鋼信息化進(jìn)行整體升級改造,借此良機(jī),在系統(tǒng)需求調(diào)研中對工程項目的管理提出詳細(xì)而具體功能開發(fā)需求,對以往的工程項目管理方式進(jìn)行了改善,提升了邯鋼公司在建工程管理水平。

        一、邯鋼公司在建工程管理流程及其問題

        邯鋼公司工程項目管理流程可以簡單描述為:下達(dá)項目立項文件——業(yè)務(wù)部門簽訂合同——財務(wù)部門掛賬——業(yè)務(wù)部門制定資金計劃——財務(wù)部門按照資金計劃付款——項目轉(zhuǎn)固,在這個流程中涉及的部門有規(guī)劃部、設(shè)備部、技改部、物資采購部、設(shè)計院、審計部、財務(wù)部等等,每個部門負(fù)責(zé)不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),其中規(guī)劃部門負(fù)責(zé)下達(dá)投資立項;設(shè)備部、技改部負(fù)責(zé)簽訂合同;物資采購部門負(fù)責(zé)采購工程物資;審計部負(fù)責(zé)出具工程項目預(yù)決算書;財務(wù)部門負(fù)責(zé)對工程項目進(jìn)行核算和支付工程款。

        在邯鋼公司在建工程項目管理中存在一些問題導(dǎo)致公司工程管理不完善,其中有一個最突出的問題是沒有部門總體管控項目情況:技改部門簽訂建筑安裝合同,只了解某一投資項目建筑安裝合同發(fā)生情況;設(shè)備部簽訂設(shè)備合同,只了解項目設(shè)備合同簽訂情況;物資采購部門只是了解工程物資采購情況;而財務(wù)部門只了解進(jìn)入財務(wù)核算的項目支出情況,而沒有進(jìn)入財務(wù)核算的支出并不能了解;還有一個問題是,以往的系統(tǒng)中對每一個項目只有一個總體預(yù)算金額的控制數(shù),并沒有區(qū)分合同部分和物料部分,因此在實際業(yè)務(wù)中,有時會出現(xiàn)合同費用和物料費用之間互相擠占的問題,造成部門之間不必要的矛盾。

        于是對于某一個工程項目而言:一方面,想要了解這個項目的總體支出情況或進(jìn)展程度,需要好幾個部門的數(shù)據(jù)匯總起來,還可能由于忽略了某一部分而產(chǎn)生數(shù)據(jù)缺失,造成在建工程項目信息失真;另一方面,邯鋼公司規(guī)定固定資產(chǎn)建設(shè)支出要嚴(yán)格控制在項目立項范圍以內(nèi),不允許超投資現(xiàn)象出現(xiàn),但在實際管理中由于沒有對工程項目整體管理的功能,很容易造成已經(jīng)超出投資才能被發(fā)現(xiàn),再去做調(diào)整,進(jìn)而導(dǎo)致工程項目管理滯后,這種事后管理的方式往往造成效率低下和管理效果差。

        二、工程項目管理流程改善

        針對工程項目管理中的這個問題,在邯鋼信息化改造過程中對項目管理模塊進(jìn)行定制性開發(fā),開發(fā)出具有邯鋼特色的項目管理系統(tǒng)程序改善工程項目管理流程,提高了對項目支出的控制管理能力。項目管理模塊分為“項目控制維護(hù)”和“合同控制維護(hù)”兩部分,“項目控制維護(hù)”部分主要有生成項目立項、維護(hù)立項信息、控制項目投資數(shù)以及產(chǎn)生投資項目匯總信息等功能;“合同控制維護(hù)”部分主要有新增合同、維護(hù)合同信息以及生成項目臺賬等功能。

        (一)優(yōu)化立項階段項目信息管理

        邯鋼公司的工程項目建設(shè)主要采用直接承包的模式,其支出主要包括建筑安裝支出、設(shè)備采購支出、設(shè)計費用支出、工程領(lǐng)料支出以及資本化利息支出、試車費用支出。其中需要進(jìn)行項目預(yù)算內(nèi)控制主要是上述支出中的前四項。

        針對這四項支出的管控需求,在公司固定資產(chǎn)投資項目立項后,由公司規(guī)劃部下達(dá)項目立項文件,同時在項目管理模塊中“項目控制維護(hù)”界面新增一個新的項目信息。將項目立項信息包括賬套、項目名稱、項目編碼、項目合同投資數(shù)(包括建筑安裝合同和設(shè)備投資合同以及設(shè)計費用合同)、物料支出數(shù)維護(hù)到這條新的項目信息中。這些信息的維護(hù)在后續(xù)的項目管理過程中將起到控制作用。項目立項信息一旦維護(hù)到系統(tǒng)中,項目管理流程中每個部門均可查看,立項情況實時更新,信息透明度增高。

        (二)優(yōu)化合同簽訂階段合同信息管理

        投資項目立項下達(dá)后,合同管理部門包括設(shè)備部、技改部簽訂項目合同,合同生效的同時將合同信息維護(hù)進(jìn)項目管理系統(tǒng)“合同控制維護(hù)”界面。在這個階段會有2個約束條件來限制合同信息的錄入:1.嚴(yán)格控制合同的錄入范圍必須是已經(jīng)在系統(tǒng)中增加的項目中的合同,系統(tǒng)中不存在的項目不能新增合同。2.嚴(yán)格控制合同不含稅金額合計數(shù)不能超過項目合同投資數(shù),一旦超過設(shè)定的限額,合同錄入將不成功。

        合同信息在系統(tǒng)中維護(hù)的信息包括:賬套、項目編號、合同編號,供應(yīng)商代碼、合同總金額、合同稅率、合同費用金額、采購方式、合同內(nèi)容、合同執(zhí)行狀態(tài)、合同簽訂日期等信息,基本涵蓋了工程合同的全部內(nèi)容。其中項目編號只能在系統(tǒng)已經(jīng)存在的項目中選擇,避免了合同簽訂早于項目立項情況的發(fā)生;合同費用合計數(shù)小于項目立項投資額,避免了項目簽訂合同超投資;合同執(zhí)行狀態(tài)有“錄入、預(yù)付、報量、完工、決算”,狀態(tài)會隨著合同執(zhí)行階段實時更新,避免產(chǎn)生項目合同信息滯后情況。

        “合同控制維護(hù)”界面具有生成項目臺賬功能,項目臺賬反映每個工程項目的詳細(xì)情況,包括簽訂合同信息、物料領(lǐng)用信息、資本化費用信息以及試車費用信息,其中合同信息包含了合同簽訂時間、名稱、編號、單位、金額、已付金額以及合同狀態(tài)等信息。信息使用者通過“合同控制維護(hù)”界面的查詢功能,可以及時詳細(xì)的了解項目支出情況。

        (三)優(yōu)化報支錄入審核階段合同信息管理

        項目管理系統(tǒng)中在建工程費用核算主要是通過報支完成的,通過對報支單的不同處理階段,來完成工程項目合同掛賬付款的會計核算。此過程的第一步是由合同管理部門錄入報支單進(jìn)而才能進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)流程。

        在報支單錄入時,需要填入的內(nèi)容有報支大類、報支細(xì)類、供應(yīng)商、項目編號、合同編號以及合同金額稅率等信息,報支大類細(xì)類選定為在建工程時,項目編號和合同編號為必輸項,同時項目編號和合同編號只能在“合同控制維護(hù)”里維護(hù)過的合同中進(jìn)行選擇,不能手動生成。

        報支單生成后,財務(wù)人員收到合同發(fā)票等相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行報支單審核操作,審核的過程也是對合同信息的再一次確認(rèn),確認(rèn)無誤后財務(wù)掛賬憑證生成。此時,“合同控制維護(hù)”界面中此合同的狀態(tài)變更為“預(yù)付、報量、完工或決算”,具體要取決于是何種類型合同。

        這樣的系統(tǒng)設(shè)計方式,保證了所有進(jìn)行報支以及財務(wù)核算的合同都是系統(tǒng)中已經(jīng)維護(hù)過的,避免出現(xiàn)未立項項目合同或合同信息錯誤等問題。

        (四)優(yōu)化合同付款階段信息管理

        按照合同約定對工程項目應(yīng)付款進(jìn)行支付時,財務(wù)人員在報支系統(tǒng)對報支單進(jìn)行支付,報支單付款數(shù)額超過報支總金額時,系統(tǒng)不能完成付款。一旦支付完成后,系統(tǒng)自動將付款數(shù)填寫到“合同控制維護(hù)”界面里合同已付款金額處,多次付款會合計金額填入此處,使合同信息中的已付款數(shù)實時更新,合同付款信息完整準(zhǔn)確同時避免了財務(wù)付款超合同現(xiàn)象發(fā)生。

        (五)優(yōu)化工程領(lǐng)料過程管理

        以往,在工程項目發(fā)生物資領(lǐng)用時,財務(wù)系統(tǒng)并不能實時反映,只有在期末進(jìn)行工程項目臺賬核對時才能發(fā)現(xiàn),但在財務(wù)人員發(fā)現(xiàn)問題時,實際領(lǐng)用已經(jīng)發(fā)生,解決的辦法只有兩種:一是將超出的物料退回,這種方式需要項目管理部門和物資采購部門共同完成,而且同時增加了兩個部門的額外工作;二是追加項目投資預(yù)算,這種方式需要項目管理部門提出追加需求報送規(guī)劃部門,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能完成,不但增加工作量還大大延長了業(yè)務(wù)流程時間。這兩種解決方式都使得物料的管理非常被動,大大降低了項目管理效率。

        為解決工程物資領(lǐng)用中存在的問題,在“項目控制維護(hù)”界面的項目信息中單獨維護(hù)項目物料支出數(shù)信息,用以控制項目物料領(lǐng)用支出,當(dāng)物料領(lǐng)用金額超出既定好的數(shù)額后,在系統(tǒng)中操作物資領(lǐng)用將不會成功,項目管理部門進(jìn)而會立即知道項目物料領(lǐng)用方面存在的問題進(jìn)而能夠更快的對問題進(jìn)行處理。當(dāng)物料領(lǐng)用沒有超出限額領(lǐng)用成功后,系統(tǒng)會自動將領(lǐng)用金額在項目臺賬中顯示出來,項目臺賬信息更加完整。

        三、項目管理系統(tǒng)提升在建工程項目管理水平

        在邯鋼公司信息化改造中對項目管理模塊進(jìn)行開發(fā)和完善,使得工程項目管理流程中對初始信息進(jìn)行維護(hù)后可以對項目后續(xù)費用的發(fā)生起到制約作用,并能夠?qū)贤臀锪戏謩e控制,將控制點設(shè)計在業(yè)務(wù)發(fā)生初期,實現(xiàn)事前事中控制目標(biāo),避免重復(fù)工作和不必要的環(huán)節(jié)。設(shè)計開發(fā)項目情況統(tǒng)計表和項目臺賬,并將系統(tǒng)中合同狀態(tài)和付款數(shù)實時統(tǒng)計進(jìn)入臺賬信息,使項目情況做到清晰、完整、及時,為工程項目管理提供更高質(zhì)量的財務(wù)信息,為公司的經(jīng)營管理和決策提供必要的保障,同時將項目管理的模式由以往的人為約束推進(jìn)為系統(tǒng)約束,釋放勞動力的同時也提高了管理的效率,使企業(yè)的工程項目管理水平上了一個新臺階。

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