林 凌

醫(yī)院工作的正常運行離不開后勤物資，后勤物資的管理是醫(yī)院各項管理中的一項重要工作，但大多數(shù)人對這項工作并不重視，覺得不重要，認為就是用醫(yī)院的錢買東西用，有什么好管理的呢，但是做為財務(wù)人員，對這項工作確不能忽視。醫(yī)院的經(jīng)費是有限的，是否合理采購，是否造成浪費，是否在各環(huán)節(jié)辦事合理都是財務(wù)人員通過監(jiān)督審核才能夠發(fā)現(xiàn)問題并得以改善的。醫(yī)院后勤物資從采購預(yù)算，驗收入庫，出庫，盤點庫存到付款等環(huán)節(jié)都會經(jīng)過財務(wù)人員的審核，如果財務(wù)人員不夠仔細就不能發(fā)現(xiàn)問題，下面就本人做為一名財務(wù)人員在單位后勤物資管理的過程中發(fā)現(xiàn)的系列問題提出建議，從而體現(xiàn)財務(wù)監(jiān)督的重要性。

一、通過對后勤物資采購預(yù)算充分評估體現(xiàn)財務(wù)監(jiān)督的重要性

1.后勤物資包括低值易耗品和其他材料等，例如電腦耗材、紙制品、五金用品、棉制品、清潔用品，消防器具等，具有規(guī)格多樣，采購零星，批次多的特點，醫(yī)院采購部門應(yīng)對后勤物資制定相應(yīng)的采購范圍，評估科室物品的消耗額和倉庫的備用量，財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)日常管理中在資產(chǎn)系統(tǒng)中物資出入庫明細情況，充分考慮過往使用量，使用頻率和使用途徑對采購部門的預(yù)算充分評估是否合理，以達到對預(yù)算的控制。

2.后勤物資中還包括了辦公家具、空調(diào)，電腦，打印機等固定資產(chǎn)，采購部門在做預(yù)算時應(yīng)依據(jù)醫(yī)院各方面需求，考慮辦公室面積、科室使用數(shù)量、使用人員職務(wù)等因素，定期到各科室了解固定資產(chǎn)使用情況，并根據(jù)購置標準做好新增計劃，為預(yù)算工作做準備?！墩畷嫛返膱?zhí)行，對醫(yī)院固定資產(chǎn)折舊年限做了明確規(guī)定，對家具類和部分通用設(shè)備做了增加折舊年限的調(diào)整，家具類折舊年限由原先的5 年提高到15 年，辦公及計算機設(shè)備折舊年限由原先的5 年提高到6 年，財務(wù)人員在對采購預(yù)算的控制中提出科室對固定資產(chǎn)使用應(yīng)更加重視從而加強各部門對固定資產(chǎn)的管理。

二、通過對后勤物資在入庫，出庫及盤點過程中發(fā)現(xiàn)問題體現(xiàn)財務(wù)監(jiān)督的重要性

1.物品應(yīng)加強嚴格的驗收手續(xù)后才能在資產(chǎn)系統(tǒng)登記入庫。按照入庫流程倉管員將驗收合格后的后勤物資在資產(chǎn)系統(tǒng)中進行登記入庫后由財務(wù)人員憑購貨清單、發(fā)票、合同和驗收單等有效憑證進行確認審核，單據(jù)齊全審核通過，但期末進行實地盤點時發(fā)現(xiàn)賬實不符，據(jù)了解是由于部分需安裝后才能使用的物品在科室進行調(diào)試過程中發(fā)現(xiàn)不適用，采購科室將物資退回給供應(yīng)商要求更換，但供應(yīng)商沒能及時換回適用的物品，因此造成賬上物品比實物多，財務(wù)人員據(jù)此情況應(yīng)要求采購科室與使用科室以及供應(yīng)商應(yīng)充分溝通所需物品的形態(tài)及達到可使用狀態(tài)的性能，要求倉庫保管員對購入的物品一定要在驗收合格后才能在資產(chǎn)系統(tǒng)中登記辦理入庫手續(xù)，為了避免醫(yī)院庫房的積壓和資金的浪費，驗收手續(xù)不能只做到收貨數(shù)量正確就行，還應(yīng)保證需要安裝的物品是達到可使用狀態(tài)時才可以進行登記入庫。

2.資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強對在庫物資的存放保管。財務(wù)人員到倉庫進行盤點時，發(fā)現(xiàn)有些賬上的物品不在指定的倉庫，而是放在采購科室，理由是常用的物品隨時會出庫，財務(wù)人員據(jù)此情況要求倉管員無論是否常用物品，只要是辦理了入庫的物品都必需存放在指定倉庫，并貼好標簽，以防止物資丟失。

3.購入的物品應(yīng)是為醫(yī)院后勤工作服務(wù)所需的。財務(wù)人員盤點時發(fā)現(xiàn)以下情況：（1）在庫的物資中存在一些購入時間已久但一直未領(lǐng)出的物品，例如醫(yī)療表格，特殊規(guī)格的打印紙，經(jīng)了解是由于使用科室沒有合理估計使用量，申請的數(shù)量與實際使用的數(shù)量相差很大致使有些已過時無法再使用；還有一些用于維修的五金配件，維修人員向采購科室申請的維修配件在購入后因規(guī)格不符無法使用，但以備用的理由暫不退貨，但實際是一直用不上，維修材料的使用存在很大的漏洞，財務(wù)人員應(yīng)要求資產(chǎn)管理部門嚴格把關(guān)，做好維修記錄，必須有使用科室的簽字確認。強調(diào)采購科室對使用科室提出的需求應(yīng)充分了解物品的使用途徑、計劃用量、備用量、無論金額大小都要嚴格審批，要求誰申請誰領(lǐng)出，對造成的不能退貨又無法使用的損失應(yīng)該追究相關(guān)人員責任。（2）有些物品由供應(yīng)商直接送到倉庫，倉管員驗收并入庫了，但并不清楚是哪個科室申請采購的，有些就一直堆放無人領(lǐng)出。財務(wù)人員應(yīng)要求采購科室充分了解科室申購物資的使用途徑，確定需要再進行采購，并及時將采購申領(lǐng)同意情況告知倉管員。

4.備查本的重要性。到科室清點電腦和打印機等設(shè)備時發(fā)現(xiàn)數(shù)量或規(guī)格與賬上不符，據(jù)了解是維修科室搬走修理后沒有及時歸還，或歸還的并不是原來的電腦，建議使用科室與維修部門建立登記本備查，詳細登記需要維修的設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量和搬走及送回科室的日期，雙方做好交接記錄，方便備查。

三、在付款環(huán)節(jié)加強審核體現(xiàn)財務(wù)監(jiān)督的重要性

1.發(fā)票金額與付款金額審核的重要性。醫(yī)院購入的固定資產(chǎn)有些在安裝調(diào)試后因性能不穩(wěn)定等原因不能在短期內(nèi)辦理驗收，而供應(yīng)商已將發(fā)票全額開來，并在簽訂的合同上寫明需預(yù)付部分金額，余款在驗收合格后付清，由于付款存在分期性，驗收入庫和辦理付款的環(huán)節(jié)都需要財務(wù)人員加強審核，認真查看合同的內(nèi)容，核對預(yù)付金額和余款的合計數(shù)是否與入庫金額及發(fā)票金額一致，入庫的資金來源是否正確，防止重復(fù)入庫，重復(fù)付款。

2.入庫信息審核的重要性。入庫信息的審核主要是將入庫單和發(fā)票進行核對，確定購入的物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、供應(yīng)商名稱，銀行賬號，開戶行是一致的，這里我們重點對審核供應(yīng)商信息時發(fā)現(xiàn)的問題說一下，財務(wù)人員核對入庫單進而發(fā)現(xiàn)與發(fā)票上的供應(yīng)商信息不一致的情況，原因為醫(yī)院有一些常用的供應(yīng)商，每次所需的后勤物資送貨金額較小，發(fā)票并不是隨貨到，而是在當月末要求供應(yīng)商按當月入庫金額統(tǒng)一出具發(fā)票，日常中物品到達倉庫時倉管員對供應(yīng)商在送貨單上是否蓋章并不重視，憑未蓋章的送貨單按常用供應(yīng)商信息在資產(chǎn)系統(tǒng)中辦理了入庫，但由于有些供應(yīng)商注冊了不止一家的單位名稱，月底開來的發(fā)票中供應(yīng)商信息不是以前常用的，導致當月出入庫時的單據(jù)要進行更正；目前網(wǎng)絡(luò)購物的便利和實惠也成為醫(yī)院采購的一個選擇，但我們發(fā)現(xiàn)采購員在通過網(wǎng)絡(luò)購物時沒有向賣家問清出具發(fā)票的供應(yīng)商名稱，商家發(fā)貨了但發(fā)票沒有同步到達，倉管員憑賣家發(fā)貨時提供的名稱辦理了入庫，等收到發(fā)票時才發(fā)現(xiàn)信息不一致，要重新修改出入庫單據(jù)，供應(yīng)商信息的不一致會造成付款和賬務(wù)的混亂，因此財務(wù)人員應(yīng)告知倉管員重視送貨單上的供應(yīng)商是否蓋章，在系統(tǒng)登記入庫時一定要確認供應(yīng)商信息。

通過財務(wù)人員在醫(yī)院后勤物資管理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題，加強了財務(wù)人員與資產(chǎn)管理部門及使用科室的溝通，為完善醫(yī)院管理制度和保證醫(yī)院資金合理使用起到重要作用。