張玉卓

一、高校工程建設(shè)項目審計管理信息化系統(tǒng)設(shè)計的必要性

隨著高校工程建設(shè)項目對審計的日益規(guī)范和重視，傳統(tǒng)的審計管理方式已不能滿足審計項目數(shù)量的日益增加和審計質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)要求。為有效解決這一問題，可以通過構(gòu)建高校工程審計管理信息化系統(tǒng)，全面實現(xiàn)高校工程審計管理電子化信息化，有效提升高校工程審計管理水平。運用信息化手段，實現(xiàn)審計資源管理和審計作業(yè)工具等的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，推進高校內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)的建設(shè)，是高校工程建設(shè)項目內(nèi)部審計持續(xù)有效發(fā)展的重要舉措和必然趨勢。其必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.有利于提高審計效率。服務(wù)工程建設(shè)相關(guān)項目的跟蹤審計，通過審計信息化管理系統(tǒng)，可以對審計工作進行全局性計劃安排，合理調(diào)配和科學(xué)利用審計資源，并能積累被審計單位歷史數(shù)據(jù)，避免大量重復(fù)性勞動，提高審計效率。2.有利于提高審計工作質(zhì)量。改進審計工作方法，通過信息化系統(tǒng)對審計業(yè)務(wù)流程進行固化，按照業(yè)務(wù)類型和工作節(jié)點在系統(tǒng)中生成相應(yīng)文書模板，提高審計工作質(zhì)量。3.有利于對工程審計進度的監(jiān)控和資源調(diào)配。內(nèi)部審計信息系統(tǒng)可以對審計業(yè)務(wù)進度情況進行動態(tài)顯示，審計機構(gòu)負(fù)責(zé)人可以根據(jù)審計人員和項目情況，對審計資源進行合理調(diào)配。4.有利于審計檔案管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。審計檔案數(shù)字化為審計統(tǒng)計工作帶來了極大的便利。審計信息系統(tǒng)不僅可以快速提供歷年審計工作完成量的統(tǒng)計，并能快速整合歷年審計信息成果進行比對分析、報表生成、要點總結(jié)等，為后續(xù)工程項目審計提供參考。

二、高校工程審計管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)架與設(shè)計

高校工程審計管理信息化系統(tǒng)基于Microsoft 的Windows 平臺，采用B/S 模式，形成了Web 瀏覽器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的三層體系結(jié)構(gòu)。高校工程審計管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計模塊如圖1：

高校工程審計管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計一共有五個模塊：送審方模塊、內(nèi)審部門模塊、外審機構(gòu)模塊、系統(tǒng)管理模塊、資料查詢模塊。

1.送審方模塊的設(shè)計。送審方模塊包括送審部門及經(jīng)辦人信息和送審項目及供應(yīng)商資料兩個子模塊。送審部門及經(jīng)辦人信息子模塊包含項目的校內(nèi)送審部門信息以及送審部門的經(jīng)辦人信息，項目送審申請、送審資料清單、送審部門與審計部門的交接單等資料。在送審項目及供應(yīng)商資料子模塊里，包含送審項目資料以及供應(yīng)商資料，項目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同、變更簽證、圖紙等資料，供應(yīng)商的企業(yè)狀況、項目聯(lián)系人等資料。

圖1 高校工程審計管理信息化系統(tǒng)設(shè)計模塊圖

2.內(nèi)審部門模塊的設(shè)計。內(nèi)審部門模塊包括項目進度節(jié)點、審計費用核算、外審機構(gòu)資料和綜合評價三個子模塊。項目進度節(jié)點子模塊包含項目的送審移交審計進度、跟蹤核查等情況，分為到期未送審、已送審未移交、送審已移交、送審返回內(nèi)審部門，簽字蓋章確認(rèn)中等情況。審計費用核算子模塊包含項目結(jié)算審計的費用核算、折扣抵免、最高限價的費用核算等。審計費用核算子模塊可以設(shè)置固定的公式來計算，計算時只需要輸入送審價、審減額和審計費用百分比就可以直接得出。外審機構(gòu)資料和綜合評價子模塊要包含已經(jīng)合作的外審機構(gòu)詳細(xì)信息，其他沒有合作的資質(zhì)較好的外審機構(gòu)信息，為合同到期時再次招標(biāo)入選外審機構(gòu)提供參考。外審機構(gòu)詳細(xì)信息應(yīng)該包含外審機構(gòu)的資質(zhì)、業(yè)績、信用等級評估、綜合評價、各機構(gòu)的報價折扣等情況。

3.外審機構(gòu)模塊的設(shè)計。外審機構(gòu)模塊包括外審進度和審計節(jié)點反饋兩個子模塊。外審進度子模塊包含在審項目審計進度、審計各階段各部分的外審負(fù)責(zé)人等。審計節(jié)點反饋子模塊包含在審項目的對量、對賬、底稿保留、問題意見征詢稿、答疑稿等。

4.系統(tǒng)管理模塊的設(shè)計。系統(tǒng)管理模塊包括用戶和管理員兩個子模塊。用戶子模塊包含所有可登陸的用戶信息、用戶密碼維護、用戶身份識別與認(rèn)證等功能。管理員子模塊包含管理員認(rèn)證信息、用戶增加與刪除、密碼重置等功能。

5.資料查詢模塊的設(shè)計。此模塊包括業(yè)務(wù)流程和審計法規(guī)兩個子模塊。業(yè)務(wù)流程子模塊包含各個階段的審計流程介紹等內(nèi)容。審計法規(guī)子模塊包括相關(guān)審計與教育審計方面的法規(guī)制度查詢。

三、高校工程審計管理信息化系統(tǒng)的實現(xiàn)

1.送審方的操作流程。由送審部門經(jīng)辦人上傳模塊信息，必要時要上傳原件的掃描件，便于查詢。送審部門、項目負(fù)責(zé)人、主管院領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)辦人及其聯(lián)系方式等信息都要上傳系統(tǒng)，便于隨時聯(lián)系溝通項目有關(guān)情況。送審申請需要上傳有項目負(fù)責(zé)人和主管院領(lǐng)導(dǎo)簽字的原件掃描件，送審資料清單必須與資料相一致，交接單需要上傳送審部門與內(nèi)審部門雙方簽字的原件掃描件。項目電子資料要在附件中全部上傳，這樣便于查詢核對，也方便使用審計軟件。項目的供應(yīng)商資料要有供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、簽字蓋章的授權(quán)書以及授權(quán)人和被授權(quán)人的身份證等掃描件。供應(yīng)商資料的齊全有利于監(jiān)督供應(yīng)商履行合同職責(zé)和約定，也對后續(xù)招標(biāo)選擇供應(yīng)商有參考作用。

2.內(nèi)審部門的操作流程。由內(nèi)審部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)管理輸入上傳模塊信息。內(nèi)審機構(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)輸入項目進度情況以便隨時查詢項目流程階段和項目資料去向，有利于內(nèi)審部門隨時查詢項目的流程進度，避免了項目過多時引起的混亂。在審計費用核算部分，可以將費用計算程序化，再在原有基礎(chǔ)上計算折扣得出審計費用即可。對外審機構(gòu)的資料和評價也要詳細(xì)記錄以便查閱，在確定外審機構(gòu)時作為資料參考。

3.外審機構(gòu)的操作流程。由外審機構(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)管理和上傳資料。外審機構(gòu)負(fù)責(zé)輸入送外審的項目審計進展情況以及項目審計情況的反饋交流信息，例如一審二審的審計底稿、項目疑問和答疑情況等。

4.系統(tǒng)管理的操作流程。系統(tǒng)的使用用戶可以通過此模塊管理個人信息，進行密碼修改與更新等。用戶登錄時需要進行身份識別與認(rèn)證，這里需要用戶輸入真實的身份證信息進行驗證。系統(tǒng)管理員可以通過此模塊管理其他用戶，對用戶進行增加和刪除，對用戶忘記密碼的情況進行密碼重置。管理員在登錄時需要進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證。

5.資料查詢的操作流程。用戶可以在這一子模塊瀏覽了解審計的具體流程和環(huán)節(jié)，了解項目的審計過程，審計的時間節(jié)點，對項目送審和后續(xù)的審計有所幫助。用戶還可以在此模塊中查詢審計方面的法規(guī)和制度，對審計的順利進行有所幫助。

6.系統(tǒng)的操作與管理。由送審方輸入送審部門與經(jīng)辦人信息，同時提供送審項目及供應(yīng)商的有關(guān)資料，這些信息按照流程展現(xiàn)給內(nèi)審部門。內(nèi)審部門收到項目送審信息后，進行資料初審，通過后發(fā)送給外審機構(gòu)。外審機構(gòu)進行審核過程中，按照節(jié)點要求將階段性結(jié)果反饋給內(nèi)審部門。內(nèi)審部門根據(jù)具體情況在審計過程中進行溝通、復(fù)核、協(xié)調(diào)等工作。審計結(jié)果得出后，由內(nèi)審部門組織進行三方確認(rèn)，無異議后由外審機構(gòu)將項目資料返回內(nèi)審部門，內(nèi)審部門再返給送審方。所有用戶都可以在電腦登錄各自的用戶名進行權(quán)限內(nèi)資料的查看、輸入、上傳、下載、刪除等操作。管理員負(fù)責(zé)用戶的權(quán)限設(shè)定、用戶管理、公用信息維護與運行等。所有用戶都可以查詢相關(guān)業(yè)務(wù)流程和審計法規(guī)等公共信息。高校工程審計管理信息化系統(tǒng)是一個完整的審計管理服務(wù)系統(tǒng)，通過送審方、內(nèi)審部門、外審機構(gòu)的使用達到高校日常工程項目審計管理的目的，各方都可通過系統(tǒng)高效地獲取和輸入有關(guān)審計信息和資料，系統(tǒng)的運行和維護主要由內(nèi)審部門配合學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心來完成。內(nèi)審部門可以對使用方進行專門的培訓(xùn)來提高系統(tǒng)使用效率。

四、工程審計管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用時應(yīng)注意的問題

1.考慮系統(tǒng)和瀏覽器的兼容性，瀏覽器最好使用IE6.0或者以上。如果瀏覽器使用不適很可能導(dǎo)致系統(tǒng)的有些功能不能使用，或者用戶不能上傳或者下載某些文檔，給操作帶來不便。

2.因用戶不同使用權(quán)限會有所不同，在用戶管理部分需要加密設(shè)置。每位登錄用戶需要輸入密碼才可進入系統(tǒng)，系統(tǒng)針對不同的用戶會有不同的使用權(quán)限。每位用戶都有一定的操作權(quán)限，權(quán)限因角色不同而不同。

3.在審計各環(huán)節(jié)所用時間超過審計流程規(guī)定規(guī)定時限時，系統(tǒng)會自動出現(xiàn)預(yù)警，預(yù)警之后如果得到及時處理，內(nèi)審部門可對預(yù)警予以解除。