孫梅霞
沈陽理工大學(xué) 遼寧 沈陽 110159
檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中,以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。檔案管理數(shù)字化是信息時代的必然要求,建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對檔案管理軟件的選擇,一款好的檔案管理軟件,往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果,它不僅可以提高經(jīng)濟效益,而且還可以大大提高辦公效率。
2.1 實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)是關(guān)健 首先,從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)著手,數(shù)字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作,構(gòu)建豐富的館藏體系,為檔案信息資源服務(wù)奠定良好的信息基礎(chǔ)。
其次,數(shù)字檔案館需要加大對檔案信息資源開發(fā)工作的投入,加快檔案信息資源開發(fā)進程。通過對檔案信息資源價值的深層次挖掘,為社會公眾提供日益豐富的檔案信息集成品。
再次,加大數(shù)字檔案信息資源建設(shè)力度,數(shù)字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網(wǎng)絡(luò)上被廣泛查閱、參考。這就要求做好當前電子文件歸檔工作,確保電子文件及時歸檔,也要繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作,采用通用標準和先進技術(shù),為檔案信息資源服務(wù)建立完整的數(shù)字信息資源體系。
加大檔案信息資源的開放,為學(xué)校及社會利用者服務(wù)。
傳統(tǒng)檔案信息資源開放范圍難以適應(yīng)檔案信息資源用戶日益增長的信息需求。這就要求對現(xiàn)有的檔案開放范圍作出相應(yīng)的調(diào)整,以便滿足社會公眾的檔案信息需求。堅持在控制中開放的原則,盡量擴大檔案開放的范圍,擴大社會檔案信息知情權(quán)。
建設(shè)館藏數(shù)據(jù)庫,提高服務(wù)效率。
館藏特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)原則,面向科研,著眼全校,考慮長遠,保證需求,兼顧社會,館內(nèi)為主,多方合作的原則。結(jié)合館內(nèi)檔案數(shù)字化實際情況,在條件允許的情況下,著力構(gòu)建特色館藏數(shù)據(jù)庫,如:名人信息數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生查詢數(shù)據(jù)庫、全校教職工科研成果數(shù)據(jù)庫等,為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。
為了實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化,我們檔案館下發(fā)了《檔案管理暫行辦法》,修訂了各項檔案管理辦法和制度,編寫了《檔案管理手冊》并發(fā)送到各學(xué)院及職能部門,使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。為加快檔案信息化建設(shè),加速館藏檔案數(shù)字化步伐,我們檔案館從2006年開始實行南大之星檔案管理軟件,建立檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,從2010年9月開始,全館人員發(fā)揚不怕苦、不怕累、不計報酬的無私奉獻精神,加班加點,完成了從1953年到2007年的館藏1608卷檔案文件目錄錄入及部分文件全文的上傳工作,完成了聲像檔案的數(shù)字化,初步實現(xiàn)了檔案管理的信息化,提高了工作效率和水平,從而使學(xué)校檔案工作提升了一個層次。
現(xiàn)階段我們著手對館藏檔案進行分類,對查考價值低、查閱率低的檔案先不做全文掃描工作,重點選擇最有長遠利用價值、考查率高、社會效益廣泛的先進行全文掃描的數(shù)字化工作,此項工作分為三個階段完成。即:利用率較高部分、利用率較少部分、很少利用部分。首先,我們對檔案管理人員進行合理分工,抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干對館藏檔案進行優(yōu)選。其次,核對檔案目錄與內(nèi)容,同時對檔案破損的進行技術(shù)修裱。再次,核對準確無誤后再進行掃描,全文錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,實行檔案管理數(shù)字化。
我們檔案館已完成了從1953年到2007年檔案錄入文件級目錄56156萬條,聲像檔案2017條。完成了2008年至2011年文件全文的上傳工作,對破損檔案組織人員進行修復(fù)工作。
檔案館全體人員在校主管領(lǐng)導(dǎo)及館長領(lǐng)導(dǎo)下,全館人員克服一切困難,加班加點,齊心協(xié)力,我們的工作目標是,2012年完成第一階段的掃描建庫工作,2013年完成第二階段的掃描建庫工作,2014年完成第三階段掃描建庫工作。對于數(shù)字化的掃描工作,我們學(xué)習(xí)和借鑒了兄弟院校的成功經(jīng)驗,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)非常重視,配備了最新型號的掃描儀和有關(guān)技術(shù)人員,對場地的準備和掃描加工進行了安全控制,對數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和有關(guān)數(shù)據(jù)的備份制定了具體方案,明確了我館檔案數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)標準,使我館檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進。
目前,我館檔案數(shù)字化掃描工作進展的很順利,現(xiàn)已完成了2/3檔案掃描工作,檔案掃描的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、備份、存儲等后期工作也在順利進行中。
4.1 學(xué)校對我們檔案館的重視還有待提高,下?lián)芙?jīng)費還要再有所提高,各種設(shè)備配置需要很大的資金,由于經(jīng)費不足,許多設(shè)備無法適應(yīng)工作需求。我館10臺計算機中有8臺需要更新,原有掃描儀識別率低,還應(yīng)再增加三臺識別率高掃描儀,二臺光盤刻錄機,還要增加單機版檔案系統(tǒng)管理軟件等。
4.2 我館工作人員操作水平還有一定的差距,要想保質(zhì)保量的完成檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作,還應(yīng)提高檔案工作者的整體業(yè)務(wù)素質(zhì),掌握掃描儀的操作方法,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、上傳和備份等工作,同時,還應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)經(jīng)費,鼓勵檔案工作人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班,提高檔案管理操作技能,適應(yīng)檔案管理能力。
4.3 檔案館缺乏計算機專業(yè)人員,在工作中遇到很多問題解決不了,這樣就給檔案信息化帶來一定的困難。因此,我們要爭取學(xué)校高度的重視,配備計算機專業(yè)人員,及時解決在工作中遇到的難題,使檔案工作有條不紊的發(fā)展。
總之,實現(xiàn)檔案管理信息化,是檔案工作的首要任務(wù)。加快館藏檔案數(shù)字化進程,擴大館藏檔案網(wǎng)上檢索利用,方便、快捷、準確地為利用者服務(wù),提高檔案利用率。只有這樣才能趕上時代的步伐,才能真正發(fā)揮檔案的作用。