張 萍

棗莊市公路管理局山亭公路局 山東 棗莊 277200

引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大眾的生活與工作也發(fā)生了巨大改變。信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，改變了事業(yè)單位檔案管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅保存難度大，在傳統(tǒng)的檔案保存方式中，很多檔案出現(xiàn)丟失、氧化問題，這些問題嚴(yán)重影響檔案管理工作開展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)，將檔案在網(wǎng)絡(luò)中進行管理。但是在實際的應(yīng)用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，才可以使檔案信息化建設(shè)走入正軌，使事業(yè)單位的工作得以順利開展。

1 加強事業(yè)單位檔案管理工作的意義

1.1 提高檔案管理的整體工作效率 事業(yè)單位的檔案管理工作主要是將數(shù)據(jù)信息以及事業(yè)單位的歷史發(fā)展資料進行全方面的歸納與整理在信息化的時代，如果可以將信息化技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)化中，能夠顯著提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

1.2 信息化發(fā)展的必然趨勢 現(xiàn)如今，信息化不斷發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸發(fā)達，各行各業(yè)都開始順應(yīng)如今時代的發(fā)展趨勢將內(nèi)部管理技術(shù)以及手段逐漸結(jié)合信息化技術(shù)進行創(chuàng)新和優(yōu)化，這樣不僅能夠顯著提高生產(chǎn)力，而且有助于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題 (1)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理建設(shè)的態(tài)度不積極。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)年齡一般來說比較大，對于信息化技術(shù)的認識不夠深入；領(lǐng)導(dǎo)一般認為“檔案管理信息化建設(shè)有必要，如果花錢太多，就得慎重考慮一下”。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不積極，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進展緩慢，甚至停滯不前；也有可能，雖然信息化建設(shè)完成了，但是在實際應(yīng)用中，沒有實質(zhì)上的改觀，只停留在形式上。(2)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)水平低。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對信息技術(shù)有一定的要求，需要相關(guān)硬件設(shè)備，還需要懂軟件操作技術(shù)的信息管理員。由于事業(yè)單位考慮檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備成本以及人員工資，因此，在采購設(shè)備以及招聘信息管理員的時候，沒有進行較高級別的配置，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化在今后的實際運營中存在效率低以及信息化管理檔案工作繁雜等問題。(3)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度不健全。目前國家對事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是有一定要求的，但是由于相關(guān)規(guī)章制度不完善；檔案管理人員在對待檔案管理的具體工作上，存在著消極的態(tài)度，降低了工作效率，影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，沒有把信息化的科技力量發(fā)揮出來。

2.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因事 業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因，主要來自兩個方面：第一，對信息化技術(shù)管理檔案的效果，沒有充分認識，沒有看到科技的力量。第二，滿足于傳統(tǒng)的檔案管理方法，認為沒到必須實施信息化技術(shù)的地步。正是因為這兩方面原因，導(dǎo)致了單位檔案信息化建設(shè)存在各種問題。

3 檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略

3.1 完善檔案管理體系 創(chuàng)新是發(fā)展的基礎(chǔ)，任何工作只有在不斷創(chuàng)新中，才能走的更為長遠。對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說，只有不斷的創(chuàng)新才可以使信息化建設(shè)水平得到進步。就創(chuàng)新來說，事業(yè)單位除了要重視信息化管理水平，還要不斷對單位內(nèi)部組織進行協(xié)調(diào)，使單位的內(nèi)部都參加到檔案信息化管理中，讓事業(yè)單位內(nèi)部為了一個目標(biāo)共同努力。同時，還要完善信息化管理與建設(shè)，將檔案管理與單位工作進行規(guī)范，使檔案的管理力度得到落實，并在工作中，建立全面的管理制度，對檔案管理工作進行輔助，使檔案管理工作得以順利開展，使其具有更大發(fā)展空間。

3.2 加強事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn) 事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)該加強信息化專業(yè)培訓(xùn)，促進檔案管理信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的有效融合。對于一些事業(yè)單位中仍然采取傳統(tǒng)型紙質(zhì)檔案管理模式的情況，應(yīng)該引導(dǎo)事業(yè)單位進行創(chuàng)新與改革，引進科學(xué)化、信息化的技術(shù)手段，促進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。為了進一步提升檔案管理人員的整體水平與素質(zhì)，事業(yè)單位應(yīng)該定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動，加強檔案管理人員對計算機技術(shù)、電腦操作技能的掌握，提升檔案管理人員的整體專業(yè)水平。

3.3 加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè) 傳統(tǒng)的檔案管理工作的內(nèi)容主要是記錄登記檔案的信息，對其進行備案，然后整理為紙質(zhì)的檔案進行管理。隨著時代的變遷，信息技術(shù)的使用深入人心，也給人們的生活帶來了巨大的改變，給人們的工作提供了便利條件。事業(yè)單位的檔案管理工作進行信息化建設(shè)主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)據(jù)，對檔案進行數(shù)字化處理，為檔案的管理提供了很大幫助，這也是檔案管理工作信息化建設(shè)的重要因素。事業(yè)單位的檔案管理人員需要在信息化建設(shè)之前分類整理現(xiàn)存的檔案，將紙質(zhì)檔案合理劃分，然后對檔案管理進行信息化管理，避免在以后的信息化建設(shè)中出現(xiàn)漏洞，或者是出現(xiàn)一些難以解決的問題，有的檔案需要永久保留，這些也要進行歸納整理，然后進行數(shù)字化管理，主要是為了避免檔案信息出現(xiàn)漏洞，所以為了保證檔案信息的完整性，需要及時地對永久性的檔案進行處理。

3.4 引進先進的管理手段，加強資金的投入 現(xiàn)如今，我國計算機技術(shù)飛速發(fā)展，將計算機具有的兼容性、可延伸性以及適用性等優(yōu)勢合理地與檔案管理工作相結(jié)合。其次還需要將多種管理手段進行綜合運用，比如可以考慮建立起一個電子文檔，同時做好電子文檔的封存工作。最后需要在有效完成檔案管理工作的基礎(chǔ)上，逐漸對檔案管理的信息資源進行有效開發(fā)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案管理工作為主要核心，在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，確保檔案信息的真實及準(zhǔn)確性。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化的建設(shè)是我國社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)共同作用下的必然結(jié)果。當(dāng)前，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)還任重道遠。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者在提高對檔案管理信息化建設(shè)重要性認識的基礎(chǔ)上，還要站在宏觀經(jīng)濟的角度，對這一信息化建設(shè)做好全面的規(guī)劃和準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)在建設(shè)過程中存在的問題并及時解決，提高內(nèi)部工作人員的綜合素質(zhì)，促使單位內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)能夠更好地滿足社會發(fā)展的需求，發(fā)揮出用信息化技術(shù)管理檔案對提升單位的管理水平和服務(wù)效率的作用，促使單位內(nèi)部的檔案管理工作與時俱進、不斷創(chuàng)新。