馬 靜

沈陽理工大學(xué) 遼寧 沈陽 110159

一、教學(xué)檔案管理的作用

教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，是具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等各種形式的歷史記錄，它直接產(chǎn)生于教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)過程的真實(shí)記錄，因而具有依據(jù)、憑證和參考作用。

1.1 教學(xué)檔案中學(xué)籍檔案的憑證和參考作用 學(xué)籍檔案記載著學(xué)生成長情況的重要材料，是反映學(xué)生在校表現(xiàn)主要依據(jù)，也是衡量學(xué)生學(xué)習(xí)標(biāo)志，是學(xué)生就業(yè)、繼續(xù)深造及出國留學(xué)的重要參考憑證。學(xué)生在校期間各學(xué)科成績(包括輔修專業(yè)的成績)，是教學(xué)檔案其中一部分，學(xué)生評(píng)優(yōu)、學(xué)生就業(yè)和入黨的重要憑證。因此，學(xué)籍檔案管理制度必須完善，學(xué)籍檔案管理手段還應(yīng)有所提高。目前在學(xué)籍檔案管理中還存在一定問題，如：成績單存檔移交中，只有中文成績單，沒有英文成績單，這樣就給學(xué)生利用帶來困難，我們要亟待解決英文成績單，使學(xué)籍檔案更好發(fā)揮作用。

1.2 教學(xué)檔案的歷史借鑒和依據(jù)作用 教學(xué)檔案真實(shí)地記述和反映了學(xué)校教學(xué)管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。學(xué)校教育教學(xué)管理的形成離不開作為載體的學(xué)校檔案，是積累和豐富學(xué)校教學(xué)管理的有效手段。學(xué)校發(fā)展的有關(guān)材料、有關(guān)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)評(píng)估等提供重要依據(jù)作用。為了高質(zhì)量的完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)，必須不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)教學(xué)方法，這些都是要依據(jù)教學(xué)檔案來完成的。我們學(xué)校在省教學(xué)評(píng)估及教學(xué)改革工作中取得了一定的成績，這都是離不開教學(xué)檔案提供的科學(xué)依據(jù)。

1.3 學(xué)生參加各類比賽的重要依據(jù) 學(xué)校組織學(xué)生參加各種競(jìng)賽活動(dòng)，是為了培養(yǎng)學(xué)生艱苦鍛煉、頑強(qiáng)拼搏、勇往直前的優(yōu)秀品質(zhì)。有效的激發(fā)學(xué)生的上心，調(diào)動(dòng)他們積極性和為集體爭(zhēng)光的責(zé)任感。在參加全國大學(xué)生大型比賽活動(dòng)中，賽委會(huì)決定參賽人員必須提供高考錄取名冊(cè)做為身份驗(yàn)證。每年參加比賽的同學(xué)必須提交新生錄取名冊(cè)，只有這樣才能確保參賽人員真實(shí)性。因此，新生錄取名冊(cè)做為參賽的必要條件，體現(xiàn)了教學(xué)檔案信息重要性，充分發(fā)揮教學(xué)檔案成為檔案信息資源的重要依據(jù)。

二、教學(xué)檔案管理及其策略

2.1 建立健全教學(xué)檔案各項(xiàng)管理體系 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，從2008年設(shè)立檔案館，在人員配備方面引進(jìn)相近專業(yè)全日制本科畢業(yè)人員，崗位編制上由7人增加為10人，庫房進(jìn)行全方位改造，軟硬件設(shè)施有所提高，檔案經(jīng)費(fèi)不斷增加，檔案軟件更新速度很快，檔案工作業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提升，這些都充分說明領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作整體上了一個(gè)臺(tái)階。建立了《檔案利用(查、借閱)制度》、《檔案移交、接收制度》、《檔案保密安全制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案管理工作規(guī)定》等工作制度，重新完善教學(xué)檔案管理體系，對(duì)新入館工作人員進(jìn)行全員培訓(xùn)，使檔案館工作欣然一新，順利完成學(xué)校交給的各項(xiàng)工作和任務(wù)。

2.2 開展兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作 檔案館第年定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在每年移交檔案工作中能做到嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不齊全完整檔案堅(jiān)決不收，開展學(xué)習(xí)《檔案法》活動(dòng)，舉辦兼職檔案員檔案競(jìng)賽，優(yōu)秀單位和個(gè)人頒發(fā)榮譽(yù)證書，每年抽出一定時(shí)間到各學(xué)院指導(dǎo)幫助兼職檔案員移交檔案，做到不缺項(xiàng)不漏項(xiàng)，從組織上確保檔案工作順利進(jìn)行。

2.3 加強(qiáng)檔案庫房規(guī)范化管理 建立切實(shí)行檔案庫房安全管理，做到出入庫房嚴(yán)格管理，嚴(yán)禁帶手機(jī)進(jìn)入檔案庫房。一方面對(duì)檔案資料經(jīng)常清點(diǎn)核對(duì)保證檔案資料完整，另一方面要定期檢查庫房溫濕度情況，每天做好登記，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。保證庫房辦達(dá)到三無(無鼠、無重、無塵)、四防(防盜、防水、防潮、防陽光)延長檔案的壽命。

三、全員提升檔案管理的綜合素質(zhì)和水平

新時(shí)期檔案工作越來越高標(biāo)對(duì)檔案工作者提出要求，檔案工作者必須提高自身綜合素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平，全面提升檔案工作地位和作用成為檔案工作關(guān)健所在。作為一名檔案管理人員，首先要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)工作能順利完成的最基礎(chǔ)性工作，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是提高單位的工作質(zhì)量和工作效率必要條件。只有把檔案服務(wù)工作做好，才能使學(xué)校各項(xiàng)工作有條不紊的發(fā)展。其次，檔案工作人員應(yīng)熱愛自己的本職工作，做到干一行愛一行，了解檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)，把對(duì)檔案事業(yè)熱情投入到日常工作中，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，全心全意為利用者服務(wù)，有良好的職業(yè)道德。同時(shí)，還應(yīng)勤奮好學(xué)，努力提高專業(yè)知識(shí)，掌握檔案專業(yè)知識(shí)，提升自己的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。再次，加大檔案的宣傳力度，向全校師生宣傳檔案知識(shí)，普及檔案法的理解運(yùn)用。對(duì)全校師生擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，提高廣大教職員工的檔案意識(shí)，通過宣傳和服務(wù)爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)支持，補(bǔ)充檔案經(jīng)費(fèi)，增加檔案軟硬件建設(shè)，擴(kuò)大檔案館藏以及數(shù)字化建設(shè)，完善檔案管理制度建設(shè)，改進(jìn)檔案借閱流程和領(lǐng)導(dǎo)審批制度，只有這樣才能保證檔案服務(wù)工作順利進(jìn)行。在檔案服務(wù)的同時(shí)，還要了解把握檔案的需求和動(dòng)向，做好主門服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，深化檔案信息資源的開發(fā)和利用，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。除此之外，檔案工作者還應(yīng)有扎實(shí)檔案管理業(yè)務(wù)技能知識(shí)，具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐能力，掌握數(shù)字化信息管理，注重其他學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)與積累，提高檔案隊(duì)伍的整體水平，合理優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，采取科學(xué)手段，探索現(xiàn)代化建設(shè)模式，保證高校檔案管理人才穩(wěn)定與素質(zhì)提升，保障高校的改革和發(fā)展順利進(jìn)行。

總之，檔案管理 人員的素質(zhì)與高校檔案事業(yè)能否順利發(fā)展有著十分密切的關(guān)系。因此必須加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，為學(xué)校人力資源開展和利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，適應(yīng)高校的改革發(fā)展趨勢(shì)，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。