孫梅霞

沈陽理工大學(xué) 遼寧 沈陽 110159

任何一項(xiàng)工作的服務(wù)和發(fā)展，都是離不開工作人員的創(chuàng)新服務(wù)，檔案工作也不例外。我們要準(zhǔn)確把握社會(huì)發(fā)展建設(shè)對(duì)檔案工作的需求，有效提升檔案服務(wù)保障能力。明確職責(zé)、找準(zhǔn)位置，圍繞檔案服務(wù)工作，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、提高服務(wù)效率，在服務(wù)中求發(fā)展、擴(kuò)大社會(huì)影響。

一、以人為本轉(zhuǎn)變檔案工作的服務(wù)理念

服務(wù)是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的靈魂所在，服務(wù)工作承載著我們每一位檔案工作者的驕傲，但檔案服務(wù)不是一成不變的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案服務(wù)意識(shí)、內(nèi)容、手段都必須不斷開拓創(chuàng)新。首先，改變“坐等上門”的被動(dòng)服務(wù)方式，樹立“以人為本，用戶至上”的主動(dòng)服務(wù)理念。從封閉走向開放，是新時(shí)期檔案工作和檔案部門發(fā)展的必由之路，服務(wù)工作中，要向利用者提供時(shí)效性、針對(duì)性、選擇性強(qiáng)的檔案信息；其次，樹立超前服務(wù)理念，通過廣泛的調(diào)研和論證，掌握檔案需求規(guī)律，找準(zhǔn)服務(wù)創(chuàng)新的重點(diǎn)和關(guān)鍵，有的放矢地做好服務(wù)利用工作；再次，要積極適應(yīng)形勢(shì)任務(wù)需要，按照“管用結(jié)合、管以致用、以用促管”的思路，不斷完善和改進(jìn)立足自身實(shí)際的服務(wù)手段和服務(wù)功能，科學(xué)處理服務(wù)和利用之間的關(guān)系，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作由“收攤子”管理向“開放式”利用、“封閉式”管理向“開門式”服務(wù)轉(zhuǎn)變，真正把“死檔案”變成“活信息”。

二、重視檔案的原始憑證作用，提高檔案利用率

我校從1940年建校以來，學(xué)校在幾十年發(fā)展過程中，幾經(jīng)變遷，學(xué)校從最初的中專轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的綜合性大學(xué)。由于受到歷史影響，學(xué)校幾經(jīng)分合，使學(xué)校地界劃分也發(fā)生相應(yīng)的變化，在學(xué)?；窘ㄔO(shè)工作中，出現(xiàn)了很多糾紛。我校校門擴(kuò)建項(xiàng)目中就產(chǎn)生了土地糾紛，當(dāng)時(shí)土地管理部門對(duì)我校使用土地情況進(jìn)行了檢查，認(rèn)為我校大門有一部分土地征用農(nóng)村用地，加上階梯教室，三號(hào)學(xué)生宿舍需要土地使用金為56萬元。我們知道這件事后，馬上查閱有關(guān)我校土地使用情況的原始檔案《雙方交界處土地拆遷協(xié)議書》，并以此為依據(jù)，重新辦理了土地使用手續(xù)，為學(xué)校節(jié)約了50余萬元，我們檔案館保存原始檔案，為學(xué)?；窘ㄔO(shè)工作中發(fā)揮了憑證作用。

除此之外，我們還在職工購買公有住房中，由于一些歷史原因，我們學(xué)校有一部分教職工，在購買公有住房后一直辦理不了房產(chǎn)證，學(xué)校有關(guān)人員到房產(chǎn)部門多次溝通都無法解決，房產(chǎn)證一直沒有辦理下來，后經(jīng)過到檔案室查閱有關(guān)檔案，使教職工房產(chǎn)證順利辦理完，學(xué)校財(cái)會(huì)檔案，發(fā)揮了獨(dú)有的憑證作用。

通過以上事件，再次證明，檔案工作的充分開發(fā)利用是很有價(jià)值的，在某些關(guān)健時(shí)刻，能發(fā)揮出不可替代的作用?？傊?，檔案信息資源為學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)揮了十分重要的作用，現(xiàn)在重視和利用檔案的人員越來越多，到檔案部門查資料、查依據(jù)、查憑證的次數(shù)也越來越多，如學(xué)校教師職稱評(píng)定，科研立項(xiàng)課題資金提取，專業(yè)評(píng)估、教學(xué)水平考查等問題都能依靠檔案得以很好的解決。這樣我們即擴(kuò)大了檔案的利用范圍，又提高了檔案的利用率，使我們的檔案工作得到大家的認(rèn)可。今后我們還應(yīng)繼續(xù)努力做好檔案保管和利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)做貢獻(xiàn)。

三、結(jié)合工作實(shí)際需要，開展檔案服務(wù)利用工作

從我國(guó)檔案利用的趨勢(shì)看可以看出，我國(guó)公民法律意識(shí)大大增強(qiáng)，越來越多的人知道如何維護(hù)自己的權(quán)益，從全國(guó)檔案利用，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，因私利用檔案比率逐漸上升，北京朝陽區(qū)檔案館近3年接待查檔人員中，因私查檔人次分別占71.6%、85.4%、87.1%。據(jù)最新報(bào)道中國(guó)第二歷史檔案館從2006年開始已初顯新一輪查檔高峰，查檔量比同期增加了近40%。

我校檔案館檔案利用在不同程度上有所增漲，特別是學(xué)生檔案利用占全館檔案的60%以上。主要是畢業(yè)生的個(gè)人檔案方面，在郵寄過程中出現(xiàn)提供信息不完整，郵寄地點(diǎn)不準(zhǔn)確，出現(xiàn)了檔案查不到的現(xiàn)象。延期畢業(yè)學(xué)生改派、用人單位招聘等都需要提供錄取名冊(cè)，每年利用查閱錄取名冊(cè)大約2千多人次。還有部分學(xué)生考研需要成績(jī)單，出國(guó)留學(xué)需要學(xué)歷認(rèn)證等每年大約一千人次。因些，學(xué)生檔案利用的很頻繁。

除些之外，財(cái)務(wù)憑證、科研檔案、文書檔案利用的也相對(duì)很多。在財(cái)務(wù)憑證檔案利用方面。每年干部離任，老同志退休，校內(nèi)干部交換，都需要離任審計(jì)，還有每年個(gè)人利用憑證也很多。如：房子買賣需要查發(fā)票等。

在科研檔案利用方面。我校教師職稱評(píng)審，需要提供的論文和科研成果必須加蓋檔案館公章才有效?？蒲许?xiàng)目、專利結(jié)題到財(cái)務(wù)處提取科研經(jīng)費(fèi)，必須加蓋檔案館公章才能領(lǐng)取經(jīng)費(fèi)，這樣即保證了科研檔案存檔的完整性，又能使科研檔案的利用率得到提高。

在文書檔案利用方面。主要查閱現(xiàn)行文件，在教學(xué)評(píng)估檢查中需要查閱有關(guān)文件做為材料。在巡視組來校查檢工作中，需要提供學(xué)校各類會(huì)議記錄，考查學(xué)校有關(guān)方針政策等。還有平時(shí)工作中，對(duì)上級(jí)文件和校內(nèi)文件的利用等都是學(xué)校教職工利用最多的檔案資料。

為了適應(yīng)檔案服務(wù)利用的新形勢(shì)，如今國(guó)家檔案局總結(jié)推廣了深圳、北京等地的經(jīng)驗(yàn)，至今已有2367個(gè)檔案館設(shè)立了現(xiàn)形文件中心，方便了老百性查檔，已累計(jì)接待利用者100余萬人次，成為檔案館利用工作的新亮點(diǎn)。我們相信，只要我國(guó)各級(jí)政府機(jī)關(guān)，各企事業(yè)單位依法行政，從而真正重視檔案的原始憑證作用，加上公民的檔案意識(shí)增強(qiáng)，我國(guó)各級(jí)各類檔案館、檔案室的檔案利用一定能有一個(gè)很大的提高。