王麗君

摘? 要：要保障事業(yè)單位日常工作的有序展開，其前提要建立在機構(gòu)完整的檔案管理工作體制之上，這是保障事業(yè)單位充分發(fā)揮其社會角色的重要一點。重視事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，以保障其管理系統(tǒng)伴隨社會發(fā)展模式而不斷進行自我更新的能力，這是社會發(fā)展的同時保障事業(yè)單位積極發(fā)展提出的更高要求，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式和創(chuàng)新發(fā)展，積極完善管理系統(tǒng)軟件設(shè)備以及工作人員實際操作的不足，并完善現(xiàn)階段缺乏科學(xué)合理規(guī)劃的問題，實現(xiàn)可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 信息化管理? 檔案信息化

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2019）04（b）-0198-02

要充分認識事業(yè)單位檔案管理工作的突出地位，電子信息化的發(fā)展促進著事業(yè)單位檔案管理不斷更新，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)收集和保存方面工作效率不高的影響下，不斷更新工作方案從而優(yōu)化傳統(tǒng)工作形式，實現(xiàn)在創(chuàng)新型模式的運行體制下達到信息化管理，使相關(guān)工作貫穿于整個社會改革發(fā)展進程，從而能夠更好地為事業(yè)單位管理工作服務(wù)而不斷提高效率并提供進步的動力。

1? 事業(yè)單位檔案管理存在的問題及改進策略

在現(xiàn)有的經(jīng)濟快速發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理工作要符合實際社會發(fā)展的趨勢。此外，檔案人員除了要繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作，更要利用電子信息手段提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。事業(yè)單位的相關(guān)資金有限，多數(shù)事業(yè)單位并沒有單設(shè)專門的信息管理部門，通常是調(diào)用其他部門工作人員臨時擔(dān)任管理人員，并且沒有對管理人員進行專業(yè)性培訓(xùn)和必要的上崗考核與培訓(xùn)，缺乏實際操作經(jīng)驗和一系列相應(yīng)技能，在工作上效率不高，而且增加了工作成本。這就要求事業(yè)單位改變這樣的檔案管理傳統(tǒng)模式，進行檔案的信息化建設(shè)并增設(shè)檔案管理部門，制定一套模式流程清晰的查詢和儲存系統(tǒng)。在事業(yè)單位不同部門收集相應(yīng)資料后達到高效率儲存，并有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的管理人員經(jīng)過熟練操作而完成數(shù)據(jù)的高效檢出，減少傳統(tǒng)事業(yè)單位人事管理中在信息查詢工作時層層批準(zhǔn)等不必要的繁瑣手續(xù)，從而提高信息化管理工作效率。

2? 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

現(xiàn)階段各個人事部門即使已經(jīng)安置人力資源管理系統(tǒng)和人事檔案管理系統(tǒng)，工作人員依然習(xí)慣于以前的傳統(tǒng)管理方式，通常情況還選擇進行手工錄入和手動處理數(shù)據(jù)信息，通常受到事業(yè)單位管理系統(tǒng)功能上不夠完善的制約，工作人員專項技術(shù)不熟練，由于管理系統(tǒng)操作技能欠缺等原因，工作人員在完成計算機數(shù)據(jù)錄入也是先要求人事信息手動填充，然后將員工信息手動錄入管理系統(tǒng)，大多數(shù)人事單位也只是把部分的個人檔案與工作資料輸入到計算機系統(tǒng)中。人們在需要調(diào)閱檔案或檢索資料時以及日常數(shù)據(jù)搜索也習(xí)慣去檔案室進行手工操作，檔案信息化的全電子運行模式在實際上也沒有得到全方位的實行，在某種程度上來說這樣的檔案管理并不能適應(yīng)新時代的要求。如果不能對數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)錄入以及數(shù)據(jù)管理等方面實現(xiàn)全方位改進，提升整個事業(yè)單位管理系統(tǒng)高效運行，盡可能避免檔案管理人員沒有完全明確了解其日常工作的任務(wù)與具體注意事項就到管理系統(tǒng)工作，信息管理人員不僅要掌握最基本的信息錄入工作， 還要以系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理方式保證信息的準(zhǔn)確度。

3? 如何提高事業(yè)單位檔案信息化工作效率

利用信息化管理模式改變傳統(tǒng)的檔案管理，從而對事業(yè)單位檔案管理信息的建設(shè)起到了積極的推動作用。由于傳統(tǒng)的檔案記錄方式多使用紙質(zhì)檔案進行儲存管理，檔案的保存受到時間和環(huán)境的影響程度很大，除此之外，在長時間不保護和處理的情況下極易造成檔案內(nèi)容的破損影響到事業(yè)單位信息的保存。除了難以保存完整的信息之外，傳統(tǒng)的檔案儲存方式占用空間較大，通常事業(yè)單位需要設(shè)立專門的檔案信息管理部門對其進行管理和保存。在這樣紙質(zhì)的應(yīng)用管理過程中逐漸發(fā)現(xiàn)其不足之處，在需要進行檔查詢時就會發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案在查詢借閱時需要進行繁瑣的檢索過程，從而耗費大量人力和精力降低了工作效率。想要保證整個工作管理體系達到到規(guī)范程度，就必須在建立科學(xué)完整的體制前提下實現(xiàn)強力度的約束工作。建立科學(xué)完善的檔案管理制度，并以嚴(yán)格的工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行檔案管理。根據(jù)單位的實際情況制定可行性度高的人員聘用標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)。在系統(tǒng)規(guī)范完善的前提下，加強對傳統(tǒng)工作人員到現(xiàn)代化電子信息化約束和培訓(xùn)，提高管理工作人員的技術(shù)操作能力并采取一定的獎懲措施，進一步激發(fā)有關(guān)人員的工作積極性和主動性。這樣就能在一定程度上有效提高事業(yè)單位全體工作人員對檔案管理的關(guān)注程度，常常分析制度管理的體制，讓工作人員最大限度地對整個工作流程有深刻認識并且能夠熟悉操作、應(yīng)用。所有的事業(yè)單位運行過程都是緊緊跟隨社會的發(fā)展和信息科技更新而一同進步。因此，選擇建立檔案信息網(wǎng)站應(yīng)注意到整個系統(tǒng)的升級功能以及再開發(fā)的能力。這是為了保障在后續(xù)事業(yè)單位的檔案信息化管理操作過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)一個全方位、多元化的傳遞效果，實現(xiàn)盡可能高效地提升網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的效率，同時也能降低成本投入。

4? 電子信息化時代事業(yè)單位檔案的創(chuàng)新型管理

在市場經(jīng)濟體制下企業(yè)間競爭越來越激烈，在不斷的競爭中，為了提高檔案工作管理水平，要積極響應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的技術(shù)更新，全面落實相關(guān)的檔案管理工作，利用電子信息化技術(shù)，不斷推動發(fā)展建立好事業(yè)單位的信息化管理建設(shè)基礎(chǔ)，為后期檔案管理工作順利進行提供完善的前提保障。招聘相關(guān)軟件開發(fā)的技術(shù)人才，根據(jù)不同事業(yè)單位的實際情況進行軟件開發(fā)和系統(tǒng)維護等專業(yè)性較強的工作。不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，實現(xiàn)信息密集設(shè)置，提高檔案的整體安全性，并且在系統(tǒng)管理體制上制定詳細的密集標(biāo)準(zhǔn)，定期對事業(yè)單位檔案管理部門的人員進行提高其熟練程度、提高相應(yīng)操作的培訓(xùn)，嚴(yán)格關(guān)注相關(guān)流程的操作環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性。社會經(jīng)濟鏈條多元化發(fā)展都依據(jù)電子信息化模式展開，多元化發(fā)展鏈條中事業(yè)單位檔案管理部門必須遵循溝通其他各個社會服務(wù)部門共同工作以及各個領(lǐng)域的協(xié)調(diào)交流，得以實現(xiàn)各種技術(shù)為服務(wù)前提的情況下多元化展開相關(guān)的管理工作。即使是人事變動幅度較小的事業(yè)單位的管理體系下，也應(yīng)擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，逐步將現(xiàn)代化理念和大數(shù)據(jù)處理方式引入到實際工作中，從而提高整體效率，改變傳統(tǒng)工作人員的行為意識，從而利用更加方便快捷的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理模式進行創(chuàng)新，建立有特色的檔案管理模式并充分利用創(chuàng)新科學(xué)技術(shù)。一切創(chuàng)新管理模式都是建立在基礎(chǔ)條件之上，要想很好地實現(xiàn)創(chuàng)新型檔案管理模式，就應(yīng)加強基本的檔案管理水平，遵循一切事物所必須遵循的發(fā)展規(guī)律，充分利用好各種新型軟件和技術(shù)支持的優(yōu)勢，使事業(yè)單位人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)有機結(jié)合在一起，在真正的創(chuàng)新管理模式平臺下促進提升檔案管理水平的不斷提高。

5? 結(jié)語

在社會競爭中首先需要解決的就是效率問題。事業(yè)單位想要跟隨社會一同進步就必須實現(xiàn)電子信息化對數(shù)據(jù)的處理工作，實現(xiàn)人事檔案管理向電子信息化過渡過程，人事檔案管理反映著職工個人履歷并記錄了人員的全方位的實際情況，計劃好傳統(tǒng)管理方法向電子信息化管理方式過渡的具體措施，在各種技術(shù)、軟件的輔助下根據(jù)人事檔案管理特征結(jié)合實際情況進行管理。網(wǎng)絡(luò)信息化時代在信息管理工作方面出現(xiàn)了挑戰(zhàn)的同時也帶來了新的機遇，創(chuàng)造了新的生命力，實現(xiàn)創(chuàng)新型管理模式。

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