文/鄭艷林

儀器設(shè)備檔案管理是檢測實驗室質(zhì)量體系管理的組成部分，規(guī)范有序的設(shè)備檔案管理有助于實驗室最高管理者準確地掌握本單位的檢測資源，節(jié)約大量的資金，保證資源的合理高效配置，提高實驗室的工作質(zhì)量和工作效率，促進實驗室質(zhì)量體系的穩(wěn)定、可持續(xù)運行。

近些年，各級專業(yè)纖維檢驗機構(gòu)為了適應(yīng)檢測業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，在實驗室能力建設(shè)方面投入了大量的人力、物力、財力，購置了大量的檢驗檢測儀器。然而由于儀器設(shè)備檔案管理人員專業(yè)知識欠缺以及管理能力上的不足，對實驗室儀器設(shè)備的原始資料收集不及時、不完整，有關(guān)規(guī)章制度規(guī)定執(zhí)行不到位，以至于設(shè)備在后續(xù)的使用過程中相關(guān)資料缺失，無法溯源，不能真實地反映出儀器的使用狀況，直接影響到檢測工作的順利開展，影響到檢驗數(shù)據(jù)的準確性、可靠性。因此必須高度重視儀器設(shè)備的檔案管理。

準確掌握儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容

1.購置申請計劃書。在采購過程中注意收集使用部門提出的儀器購置申請，其內(nèi)容應(yīng)包括生產(chǎn)廠家、儀器型號、采購價格、領(lǐng)導(dǎo)批示，還有采購合同，如果涉及到政府采購合同的項目，要按照《政府采購法》《檔案法》等的要求，將招投標過程中形成的文件和材料收集齊全，保證資料的真實性和完整性。

2.安裝驗收記錄。儀器到貨后，開箱時要收集裝箱單、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品使用說明書、維修說明書及工作線路圖，并仔細檢查到貨的儀器設(shè)備和配件是否與采購合同清單上的要求相符，如有短缺或損壞應(yīng)立即溝通解決。對于儀器設(shè)備出廠的各項技術(shù)指標，要逐項進行調(diào)試和驗收，安裝調(diào)試完畢后，儀器安裝調(diào)試人員、實驗室負責(zé)人要在驗收報告上簽字，并加蓋單位公章。如有遺留問題，應(yīng)一并載明，簽字后留存歸檔。

3.檢定（或校準）記錄。儀器設(shè)備安裝好后，實驗室應(yīng)提出申請，由有資質(zhì)的檢定（或校準）機構(gòu)對其進行檢定或校準，合格后方可投入使用，檢定（或校準）記錄應(yīng)及時歸檔。

4.操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書。根據(jù)儀器使用說明，及時編制操作規(guī)程，對于大型復(fù)雜儀器，可制定更為詳細的作業(yè)指導(dǎo)書，方便檢測人員操作使用。

5.使用記錄。儀器移交給使用部門后，使用過程中要有專人負責(zé)保管，做好使用記錄，內(nèi)容包括檢測樣品的名稱、檢測項目、使用時間、儀器狀態(tài)、操作人員。使用記錄完成后要及時歸檔。

6.維護保養(yǎng)記錄。各種儀器的日常保養(yǎng)、定期維護、階段性的大保養(yǎng)應(yīng)實時記錄，期間核查和檢定記錄等都應(yīng)歸檔留存。

7.設(shè)備故障及維修記錄。儀器設(shè)備運行過程中出現(xiàn)故障，尤其是高精尖設(shè)備，一定要將每次的故障原因、維修時間、故障排除方法、更換的零配件、維修人員的資料登記清楚歸檔，以便相關(guān)人員查閱學(xué)習(xí)。

8.停用和報廢。實驗室的一些儀器設(shè)備由于使用的年代較長，零部件老化或者干脆長時間沒有使用，也沒有進行維護保養(yǎng)，還有些儀器由于所測試的指標滿足不了新標準的要求，或者是指標已由更先進的儀器替代檢測，屬于淘汰設(shè)備。對于這類設(shè)備，實驗室要申報停用或報廢，通知有關(guān)部門進行處理。

建立健全儀器設(shè)備的各項規(guī)章制度

儀器設(shè)備檔案涵蓋了儀器設(shè)備采購、驗收、使用、校準、維修、維護保養(yǎng)等各個環(huán)節(jié)所形成的文字資料，因此必須建立完善的管理制度，統(tǒng)一管理、各負其責(zé)、緊密配合，要及時建立儀器設(shè)備檔案。設(shè)備投入使用后，要不斷充實更新檔案材料，建立起完整的技術(shù)檔案。

加強設(shè)備檔案的數(shù)字化、信息化管理

對檔案實行電子化管理，能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)傳輸與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立儀器設(shè)備信息的管理平臺，通過自動識別不同的用戶，控制其存取權(quán)限，實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員可以借助平臺更新和錄入檔案資料，確保檔案信息的完整、齊全，設(shè)備使用人員可以查詢儀器設(shè)備的具體信息，從而提高工作質(zhì)量和工作效率。

嚴格執(zhí)行檔案借閱登記制度

檔案的使用應(yīng)嚴格履行調(diào)閱手續(xù)，并且按規(guī)定查閱，遵守檔案的保管、借閱、歸還登記制度。歸還時要認真翻頁檢查，防止缺頁及涂畫現(xiàn)象，要做到檔案存放場所環(huán)境整潔、存放有序、查找方便。嚴防檔案損壞和散失。

加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的知識水平

儀器設(shè)備檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接關(guān)系著其工作的質(zhì)量，為了適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要，要從實際出發(fā)，開展多渠道、多形式的教育培訓(xùn)，強化對信息技術(shù)、計算機軟件等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，加快知識更新，不斷提高檔案管理能力，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。