李恒

摘 要：我國(guó)大力提倡實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，利用信息化技術(shù)，完善檔案的電子存儲(chǔ)，提升檔案文件資料的安全性，降低檔案管理相對(duì)繁瑣的工作流程。本文就信息技術(shù)在檔案管理方面發(fā)揮的總要作用于意義進(jìn)行了分析，同時(shí)就如何開(kāi)展信息化檔案管理進(jìn)行了詳細(xì)介紹。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 數(shù)據(jù)庫(kù) 檔案管理 網(wǎng)站平臺(tái)

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要是通過(guò)人工管理模式，對(duì)一些珍貴的文件資料進(jìn)行物理形式的保存。這種傳統(tǒng)的保存方法尤其自身的特點(diǎn)，在一定時(shí)期內(nèi)，滿(mǎn)足了檔案管理的需求，但是這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，并不能完全的滿(mǎn)足現(xiàn)在檔案信息的管理。首先，現(xiàn)在處于信息時(shí)代，信息的共享和社會(huì)的發(fā)展，形成海量重要文件資料，文件資料的增多，也會(huì)造成存儲(chǔ)文件的空間的大量增多，對(duì)檔案管理人員的需求量也大幅增多，這些采用傳統(tǒng)方式，難以滿(mǎn)足。其次，物理形式的保存方式容易受到天氣、自然災(zāi)害等多種情況的影響，紙質(zhì)文件容易出現(xiàn)氧化、損毀、丟失等現(xiàn)象。丟失的文件無(wú)法復(fù)原，損失慘重。最后，對(duì)于這些文件的查找和整理，都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，文件中的數(shù)據(jù)難以高效率的得到應(yīng)用。這些都制約著檔案管理的發(fā)展。

二、信息化檔案管理的作用與意義

（一）檔案文件資料的安全性和完整性更高：

通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案文件資料的保存，是以數(shù)據(jù)的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，如何把珍貴的紙質(zhì)文件變成數(shù)據(jù)文件呢？可以通過(guò)多種方式，首先，對(duì)于以前的圖片和老影片，都可以通過(guò)掃描和刻錄的方式，進(jìn)行珍貴文件的保存，將信息轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的圖片格式和視頻格式。這樣這些資料數(shù)據(jù)就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)以及一些移動(dòng)設(shè)備例如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等多種方式進(jìn)行保存。相比較而言，這是介質(zhì)對(duì)數(shù)據(jù)保存的時(shí)間長(zhǎng)，不會(huì)受到空氣氧化的影響，同時(shí)資料查詢(xún)并不會(huì)對(duì)文件本身產(chǎn)生損壞，所以數(shù)據(jù)保存的周期更長(zhǎng)，數(shù)據(jù)完整性更高。其次，信息化技術(shù)保存的數(shù)據(jù)，可以不斷的進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)內(nèi)容不會(huì)因?yàn)閭浞莶僮鞫a(chǎn)生變化，這與紙質(zhì)文件的拓印是不同的，文件資料的保存性相對(duì)也更高。最后，能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，這本就是信息技術(shù)的重要特點(diǎn)，能夠用很小的數(shù)據(jù)空間存儲(chǔ)海量的數(shù)據(jù)，大大拓展了數(shù)據(jù)保存的空間。

（二）簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程，提高了檔案管理效率：

使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以通過(guò)系統(tǒng)應(yīng)用軟件，進(jìn)行數(shù)據(jù)的增刪改查等多種操作，操作的實(shí)現(xiàn)是以秒為單位，和傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)比，只需要很少的管理人員，對(duì)檔案管理信息軟件進(jìn)行操作，就可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的各種操作。這就是對(duì)檔案管理工作流程的簡(jiǎn)化。檔案人員可利用已數(shù)字化的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來(lái)，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案資源，快捷地進(jìn)行文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專(zhuān)題匯編等各項(xiàng)工作。而數(shù)據(jù)的檢索，是通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)存儲(chǔ)的檔案資料進(jìn)行查詢(xún)，傳統(tǒng)方式需要根據(jù)編號(hào)，去保存文件的位置，尋找相應(yīng)文件，找到相關(guān)文件信息，這也大幅提升了工作的效率。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，還可以實(shí)現(xiàn)多部門(mén)檔案信息的聯(lián)動(dòng)工作，更好的發(fā)揮檔案信息管理的價(jià)值。

三、信息化檔案管理建設(shè)手段

（一）加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

（二）做好信息化檔案管理要打造良好硬件環(huán)境：

真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，不僅僅要進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理，還要有過(guò)硬的硬件環(huán)境來(lái)支持。本單位的各個(gè)部門(mén)要實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理，信息的連鎖聯(lián)動(dòng)，首先要具備基本的局域網(wǎng)絡(luò)，不僅僅是溝通外部的網(wǎng)絡(luò)，不同單位自身應(yīng)該具有內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)信息的聯(lián)動(dòng)，也對(duì)于一些保密文件進(jìn)行合理保護(hù)。同時(shí)，如果要進(jìn)行定期的管理與總結(jié)，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部硬件的協(xié)同管理，例如共享打印機(jī)的管理，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)子網(wǎng)劃分的權(quán)限分配等等，這樣才能保證檔案信息軟件的正常管理使用。

（三）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，要打造相應(yīng)的網(wǎng)站，進(jìn)行網(wǎng)站管理：

檔案信息的管理要?jiǎng)?chuàng)建網(wǎng)站，網(wǎng)站可以作為公益性對(duì)外服務(wù)窗口，實(shí)現(xiàn)一些公開(kāi)的信息的檔案數(shù)據(jù)信息查詢(xún)，也便于自身信息的檔案管理。綜合來(lái)說(shuō)，創(chuàng)建網(wǎng)站，能夠使得信息化檔案管理更加便捷，信息的聯(lián)動(dòng)性更強(qiáng)。一些公益性的事業(yè)單位可以通過(guò)網(wǎng)站，對(duì)管理的信息進(jìn)行驗(yàn)證，不需要共同在同一個(gè)位置辦公，也能實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)服務(wù)，為人們高效率辦事服務(wù)。

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