徐 佳

（陜西有色金屬控股集團(tuán)有限責(zé)任公司，陜西 西安 710075）

由于現(xiàn)代社會(huì)信息化的程度越來(lái)越高，企業(yè)電子文件和電子檔案成為了社會(huì)和企業(yè)發(fā)展重要的資源，因此企業(yè)需要加強(qiáng)自身電子文檔以及電子檔案的管理，從而適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展。但是現(xiàn)階段企業(yè)電子文檔歸檔和電子檔案的管理還存在非常多的問(wèn)題，這嚴(yán)重影響了管理能力的提升。這就需要相關(guān)人員針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，尋求解決問(wèn)題的對(duì)策和方案。

1 存在的問(wèn)題

1.1 相關(guān)制度不到位

管理中存在的問(wèn)題往往是相關(guān)制度的缺失導(dǎo)致的，企業(yè)電子文檔歸檔和電子檔案的管理問(wèn)題也不例外。目前很多企業(yè)對(duì)于這項(xiàng)工作不夠重視，這就導(dǎo)致企業(yè)在制定相應(yīng)制度時(shí)敷衍了事，甚至很多企業(yè)根本沒(méi)有建立相關(guān)的制度，這就造成了很多操作和管理環(huán)節(jié)不夠嚴(yán)格和規(guī)范，這樣不可避免地造成整個(gè)管理工作的低效和無(wú)序，這嚴(yán)重阻礙了這項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

1.2 存儲(chǔ)格式不明確

在電子文檔歸檔和電子檔案的管理中，電子文檔的存儲(chǔ)占據(jù)了十分重要的位置。在對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)的過(guò)程中，其存儲(chǔ)格式非常關(guān)鍵，只有采用合適的存儲(chǔ)格式，才能更好地對(duì)電子文檔進(jìn)行長(zhǎng)期的保存和利用，然而現(xiàn)實(shí)中，很多企業(yè)并沒(méi)有針對(duì)其存儲(chǔ)格式進(jìn)行嚴(yán)格地要求，往往導(dǎo)致電子文檔無(wú)法完整的存儲(chǔ)，甚至導(dǎo)致文檔的缺失和損傷，使得電子文檔無(wú)法重復(fù)使用。

1.3 元數(shù)據(jù)設(shè)置不規(guī)范

在電子文檔歸檔和電子檔案的管理中，需要涉及非常龐大的數(shù)據(jù)信息，為了更好地管理和利用這些信息就需要對(duì)這些信息設(shè)置合理的元數(shù)據(jù)，從而方便對(duì)這些文檔進(jìn)行科學(xué)地管理，但是在實(shí)際工作中，元數(shù)據(jù)的設(shè)置往往缺乏科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置不夠合理，尤其針對(duì)多媒體，圖像等信息時(shí)，這些特殊的文檔格式，更需要對(duì)其元數(shù)據(jù)進(jìn)行合理地設(shè)置。

1.4 缺乏文檔檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行電子文檔的存儲(chǔ)和管理時(shí)，需要對(duì)電子文檔進(jìn)行相應(yīng)的檢測(cè)，使得其滿足相應(yīng)的要求，從而增強(qiáng)其實(shí)用性。但是在現(xiàn)階段，很多企業(yè)都缺乏相應(yīng)的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，使得在電子文檔的管理過(guò)程中缺乏對(duì)電子文檔進(jìn)行相應(yīng)的檢測(cè)，無(wú)法保證電子文檔的真實(shí)，完整，安全，可用，嚴(yán)重影響電子文檔的重復(fù)運(yùn)用。

2 相關(guān)對(duì)策

2.1 制定科學(xué)的制度

科學(xué)的管理制度是保證企業(yè)電子文檔和電子檔案管理的關(guān)鍵。企業(yè)要針對(duì)現(xiàn)有的問(wèn)題制定相應(yīng)的管理制度，要針對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的電子檔案以及文檔制定相應(yīng)的管理制度，細(xì)化相關(guān)操作以及相關(guān)的檢測(cè)，規(guī)范文檔的存儲(chǔ)格式以及接口。只有這樣才能建設(shè)一個(gè)科學(xué)規(guī)范的電子文檔歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔歸檔以及電子檔案管理的規(guī)范化，提升其管理水平，進(jìn)而提升企業(yè)電子文檔和電子檔案的利用效率。

2.2 明確存儲(chǔ)格式

電子文檔的存儲(chǔ)對(duì)于企業(yè)電子文檔歸檔以及電子檔案管理有著至關(guān)重要的作用，因此企業(yè)要明確各類文檔的存儲(chǔ)格式，保證企業(yè)電子文檔存儲(chǔ)的安全性，完整性以及合理性。企業(yè)要針對(duì)自身的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的文檔存儲(chǔ)格式，對(duì)不同類型的文檔要采取統(tǒng)一的存儲(chǔ)格式，這樣有利于企業(yè)對(duì)這些文檔的重復(fù)利用。在文檔進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，要對(duì)其文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而對(duì)電子文檔的格式進(jìn)行統(tǒng)一。

2.3 制定元數(shù)據(jù)管理方案

在對(duì)電子文檔進(jìn)行管理的過(guò)程中，元數(shù)據(jù)信息是非常重要而不可或缺的，因此企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理方案，從而更好地對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。元數(shù)據(jù)是用來(lái)描述文檔特征，類型等信息的重要數(shù)據(jù)，通過(guò)元數(shù)據(jù)可以更好地對(duì)文檔進(jìn)行歸檔，分類，存儲(chǔ)，查詢，使用，提升電子文檔的管理效率。企業(yè)制定相應(yīng)的方案要保證其科學(xué)性，有效性，明確元數(shù)據(jù)涉及的內(nèi)容，獲取方式。

2.4 歸檔范圍

企業(yè)對(duì)于電子文檔的歸檔范圍有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，制定合理的歸檔范圍。電子文檔歸檔應(yīng)該盡可能包含企業(yè)所有有價(jià)值的文檔，這其中包含來(lái)自各個(gè)業(yè)務(wù)部門的電子文檔，對(duì)于各個(gè)業(yè)務(wù)部門有價(jià)值的可重復(fù)利用的數(shù)據(jù)要對(duì)其進(jìn)行歸檔，因此企業(yè)要制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，幫助工作人員對(duì)數(shù)據(jù)的價(jià)值進(jìn)行判斷，從而更好地幫助企業(yè)完成電子文檔的歸檔工作。

2.5 文檔檢測(cè)

在電子文檔歸檔和電子檔案的管理過(guò)程中，需要對(duì)文檔進(jìn)行一系列的檢測(cè)，這樣有助于企業(yè)對(duì)這些電子文檔的重復(fù)利用。在文檔檢測(cè)的過(guò)程中要保證文檔滿足安全性、完整性，可用性，真實(shí)性。企業(yè)在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則時(shí)，要保證著電子文檔的安全、完整、可用、真實(shí)，只有這樣電子文檔歸檔和電子檔案管理工作才有實(shí)際的意義，相關(guān)文檔才有被重復(fù)應(yīng)用的價(jià)值。

2.6 科學(xué)地制定歸檔接口

歸檔接口的設(shè)定是進(jìn)行這項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵之一，企業(yè)必須針對(duì)自身的實(shí)際情況，對(duì)歸檔接口進(jìn)行合理的設(shè)定，制定接口的設(shè)計(jì)方案，并不斷完善其功能。在歸檔接口實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的檢測(cè)，這樣可以更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的管理，避免電子文檔管理的混亂。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)向信息化社會(huì)轉(zhuǎn)變，因此作為企業(yè)應(yīng)該適應(yīng)這一發(fā)展潮流，進(jìn)而取得更快的發(fā)展。在這其中，電子文檔的歸檔和電子檔案的管理有著不可或缺的作用，因此企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)這方面的管理工作，從而更好地提升企業(yè)的管理能力，進(jìn)而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。