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        關(guān)于提升報社辦公室檔案文書管理水平的研究

        2019-06-25 02:28:23楊蘇
        商情 2019年27期
        關(guān)鍵詞:措施

        楊蘇

        [摘要]新聞單位的檔案管理員,通常的工作內(nèi)容是進行日常業(yè)務的處理、實時消息的傳達、與各方進行協(xié)調(diào)溝通,在新聞單位里發(fā)揮著十分重要的作用。而企事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分之一,就是辦公室的檔案文書管理工作。當前我國辦公室檔案文書管理之路,任重而道遠。本文基于辦公室檔案文書管理工作的相關(guān)特點,辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀分析,簡要探討了報社辦公室檔案文書管理水平應該如何提升,并闡明了相關(guān)措施。

        [關(guān)鍵詞]報社辦公室 檔案文書管理 措施

        衡量一個單位管理水平高低的標準之一,就是能否進行到位的檔案文書管理工作。想要為一個單位的長期發(fā)展和穩(wěn)步發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)、使辦公室檔案文書管理工作的成效得到質(zhì)的提升,只有對檔案文書管理方法進行積極改善、積極創(chuàng)新。

        一、辦公檔案文書管理的特點根據(jù)新聞單位辦公室檔案文書管理工作的特點,辦公室檔案文書工作特點主要有兩個

        (一)辦公室檔案文書管理工作重點在于資料的收集和保管

        檔案作為歷史事件真實記錄的載體,能夠讓后人充分了解歷史資料,正確對其加以引用和借鑒。檔案管理的主要對象是已發(fā)生的事件、人事、過程的記載,還有與之相關(guān)的文件和書籍報刊資料等,它們大多都是被記錄在實物和紙質(zhì)上。檔案管理的主要手段是將已選定的、記錄在冊的對象歸入檔案室,在過程中應注意進行分門別類,這一個階段管理的重點是“進行收集”、“管理”、“編目編冊”“入庫保存”這一系列工作,所以檔案管理的特點是完整性和安全性。

        (二)辦公室檔案文書種類繁多,需要科學分類

        由于文書檔案對于一個單位的工作記錄地非常真實、非常全面,涵蓋范圍也十分廣泛,如在行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面均有包含,所以檔案內(nèi)容也十分豐富;同時本單位及上級相關(guān)單位下發(fā)的各種“紅頭文件”、和單位相關(guān)的紙質(zhì)檔案如各種合同、協(xié)議、責任書、照片和電子檔案即錄音、錄像等等也在文書檔案之內(nèi),所以分類的時候應當運用科學的方法,適當保存管理。

        二、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

        (一)思想陳舊、管理手段落后

        作為一個正在崛起的、發(fā)展中的大國,我國的經(jīng)濟在近年來一直處于飛速發(fā)展的狀態(tài),在激烈的市場競爭里,報社的壓力正在逐步增加,由于對組織和經(jīng)營宣傳報道的重視程度極高,所以報社將大部分的精力都放在這一方面,造成了對檔案管理工作的忽視。因為人們對檔案管理工作認知的錯誤,覺得其非常簡單,也缺少一定的必要性,所以在進行檔案管理的過程中,投入的財力、物力、人力不必過多,夠用就行。這就導致了沒有科學管理手段來輔助檔案管理工作,而已經(jīng)十分陳舊、脫離時代的管理方式,不能對提高檔案管理工作的效率起到任何有效作用。

        (二)投入過低、信息建設(shè)不足

        自覺加強自身的信息化建設(shè)、做到與社會同步,才是報社辦公室的檔案管理工作快速適應社會發(fā)展的正確道路。而在如今的檔案管理工作過程中,問題頻出,最明顯的就是工作效率十分低下、不能對已得信息加以有效合適的利用。出現(xiàn)問題的原因主要是硬件設(shè)備的軟件設(shè)備的資金投入在整個預算中比重過低,大部分檔案管理系統(tǒng)都處于落后狀態(tài)。這對于報社的檔案管理的長期工作、檔案信息的利用率造成了不良影響。

        (三)經(jīng)驗較少,人員專業(yè)素質(zhì)較低

        只有具備充足的專業(yè)知識、良好的專業(yè)素養(yǎng),能夠在進行檔案管理工作中保證其準確性和有效性,才是一名合格的報社檔案管理員??上У氖?,在現(xiàn)階段的報社檔案管理過程中,檔案管理員卻被當作勤雜工一樣使用,對檔案只是進行臨時管理,平時對于其他的工作還要一并兼做。這樣的工作方式和工作常態(tài),就決定了檔案管理人員對于工作不會有充分的重視,專業(yè)素養(yǎng)也不會太高,對于檔案管理工作不能達到高效率,高機動的狀態(tài)。由于工作人員沒有接受過良好的培訓和管理,造成了檔案缺乏有效管理的局面。

        三、提升報社辦公室檔案文書管理水平的措施

        如今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度十分驚人,在麥克風人手一個、攝像機隨處可見的當今社會里,新興媒體正在對傳統(tǒng)的報紙媒體發(fā)動著一輪又一輪猛烈的攻擊,很多紙媒的生存空間屢屢遭受擠壓,在地市級黨報中尤為明顯。有很多地市級黨報迫于生存的壓力,都在周末版上大做文章,新推出的周刊包括了各式各樣的主題,將傳統(tǒng)紙媒“內(nèi)容豐富而精美”的優(yōu)勢,在網(wǎng)絡傳媒時代得以體現(xiàn),希望通過對紙媒的改良,讓地市級黨報獨特的地域文化和特殊風格得到塑造,其目的是使閱讀的受眾面更加廣闊,獲得更多賴以生存的廣告資源。黨報周刊是日報的延續(xù)和發(fā)展,在黨報的傳統(tǒng)屬性和功能不能丟棄的同時,又要具有讓人印象深刻的自身特色。

        (一)加強對檔案管理工作的重視

        為了讓報社領(lǐng)導對辦公室檔案管理工作加以重視,在進行這項工作的過程里,應當加大檔案管理必要性的宣傳力度,這樣能夠使檔案管理工作的專業(yè)性和效率性大大提升。同時應該保證檔案管理的準確性和便捷性,將每份檔案的生成時間和存檔日期都進行嚴格計算,對于不同種類的檔案,按照次序進行有效分類,在進行檔案管理工作過程中,要堅決按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行,讓檔案信息效果的最優(yōu)化得以實現(xiàn)。

        (二)加快報社檔案信息化建設(shè)

        報社檔案管理工作應當緊貼時代衣襟,與社會發(fā)展一同前進。首先應該與時代發(fā)展里涌現(xiàn)的高科技手段緊密結(jié)合,然后對信息化建設(shè)加大資金投入,將檔案管理工作從傳統(tǒng)的物質(zhì)管理,向信息管理的方向轉(zhuǎn)變,讓檔案信息得到充分利用,服務于新聞報道。進行檔案管理時,運用新興科學技術(shù)和高新手段,能夠更為輕松便利地進行檔案的管理,在檔案信息的保存工作方面方法更加完善,為人們留下象征文明的寶貴財富,對社會的良好發(fā)展產(chǎn)生積極影響。

        結(jié)語:報社的檔案管理無論是對于報社自身,還是對于社會和國家而言,都有著非常重要的作用。所以作為檔案主管科室,辦公室一定要加強檔案管理工作的建設(shè),對于管理人員進行積極培養(yǎng),以便檔案能夠發(fā)揮更大的作用。

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