張茜倩

[摘要]最近幾年，伴隨中國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度革新的逐漸進(jìn)步與發(fā)展，改革企業(yè)檔案的問(wèn)題日漸嚴(yán)重。企業(yè)檔案的重組包含了企業(yè)重組的發(fā)展歷程，它不僅是保障工作人員合理權(quán)益的主要基礎(chǔ)，也是調(diào)研當(dāng)?shù)孛褡骞I(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要素材。同時(shí)企業(yè)檔案處置還具有存儲(chǔ)社會(huì)記憶，繼承與發(fā)展工業(yè)文明的重要任務(wù)。由此可見(jiàn)，如何妥善處置改革后的企業(yè)檔案已變成檔案管理部門(mén)、國(guó)企機(jī)關(guān)及其附屬主管部門(mén)需要一起面臨的主要問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案 檔案改制 工作環(huán)節(jié)

最近幾年，伴隨國(guó)家供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的不斷深化，企業(yè)的檔案改制工作也不斷開(kāi)展。企業(yè)檔案制度改革后，組織結(jié)構(gòu)、管理方式和運(yùn)行模式都產(chǎn)生了了巨大的改變。企業(yè)檔案包含了企業(yè)的形成和發(fā)展的歷史，在企業(yè)資產(chǎn)的改制重組過(guò)程中起著十分關(guān)鍵的作用。同樣也是幫助企業(yè)處理財(cái)產(chǎn)問(wèn)題、清償債務(wù)和處理企業(yè)員工退休和社會(huì)保障問(wèn)題的關(guān)鍵途徑。所以，提高對(duì)于企業(yè)檔案改制的研究有著重要作用。

一、改制企業(yè)檔案的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵的信息資源，有著十分重要的歷史和實(shí)踐意義。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的過(guò)程：企業(yè)的檔案中包含著大量的原始數(shù)據(jù)，是企業(yè)內(nèi)部用車過(guò)戶、資產(chǎn)評(píng)價(jià)和法律申訴的關(guān)鍵依據(jù)：原始檔案可以為企業(yè)員工住房的維護(hù)和資產(chǎn)核查提供根源數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案在市場(chǎng)招投標(biāo)和資格評(píng)定中起著關(guān)鍵的作用：產(chǎn)品原始檔案在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和客戶服務(wù)中具有很高的使用價(jià)值，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)發(fā)揮著促進(jìn)作用。通過(guò)對(duì)于部分企業(yè)檔案使用情況的分析，檔案的主要作用是編輯歷史、審計(jì)、債務(wù)核實(shí)、清算和驗(yàn)資、市場(chǎng)競(jìng)標(biāo)、維護(hù)員工權(quán)益和法律訴訟。

二、改制企業(yè)檔案處置原則

企業(yè)檔案改制是指國(guó)有企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革的前提下，原有公有制企業(yè)或非公有制企業(yè)的檔案改革過(guò)程中應(yīng)由國(guó)家所持有的檔案和改革過(guò)程中形成的由國(guó)家擁有的檔案總和。企業(yè)檔案的改制和重組過(guò)程中應(yīng)滿足安全原則、合法原則、合理原則、連續(xù)原則和利益最大化原則等。

（一）以安全性為首要原則

首先，要確保企業(yè)檔案處置的安全性，改良企業(yè)檔案的存儲(chǔ)條件，提高對(duì)于檔案的保護(hù)，預(yù)防文件的丟失和損壞：其次，應(yīng)該確保企業(yè)檔案信息的安全性，著重維護(hù)國(guó)家的安全性和國(guó)家的利益。注意保護(hù)國(guó)家的秘密，同時(shí)保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密和企業(yè)員工的個(gè)人隱私。

（二）以合法性為基本原則

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》等相關(guān)法律規(guī)定，對(duì)企業(yè)檔案改革處置的機(jī)構(gòu)、組織、人員等提出規(guī)定，確保改制企業(yè)檔案處置工作合法進(jìn)行。

（三）以合理性為重要原則

對(duì)于不同的企業(yè)、不同形式的改制企業(yè)檔案，應(yīng)按照實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，確定檔案的所屬與去向等問(wèn)題，以保障改革企業(yè)檔案處置工作的科學(xué)性。

（四）以保持企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性為關(guān)鍵原則

企業(yè)檔案改革以保障改制企業(yè)檔案處置的連續(xù)性為主要目的，所以一定要保證改善企業(yè)檔案的處置工作都要有利于保持企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性。

（五）以堅(jiān)持利益最大化為必要原則

最大程度上發(fā)揮檔案憑證參考的作用，使改制企業(yè)檔案把服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的作用最大化，防止改制企業(yè)檔案變?yōu)椤八罊n案”。

三、改制企業(yè)檔案工作環(huán)節(jié)

改制企業(yè)檔案處置工作是企業(yè)改制工作的關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)結(jié)合到企業(yè)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，并保障與企業(yè)檔案改制工作同時(shí)進(jìn)行

（一）準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案改制工作開(kāi)展之前，一定要向企業(yè)主管部門(mén)和地方檔案管理部門(mén)上報(bào)，辦理改制的登記手續(xù)，申請(qǐng)檔案改制的各項(xiàng)事宜。同時(shí)，每個(gè)改制的企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門(mén)分管企業(yè)檔案的專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)由改制機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人、企業(yè)主管部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人、相關(guān)類型檔案負(fù)責(zé)人以及主要業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人構(gòu)成。專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)要成立企業(yè)改制聯(lián)絡(luò)小組以便智慧企業(yè)檔案處置工作，研究解決相關(guān)問(wèn)題，決定相關(guān)檔案的保留和銷毀。同時(shí)團(tuán)隊(duì)部應(yīng)實(shí)施企業(yè)檔案改制報(bào)告政策，并將企業(yè)檔案的所有權(quán)、流動(dòng)和所需費(fèi)用報(bào)告當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)以便備案。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，并指導(dǎo)改革企業(yè)的檔案處置工作，依法處置違法案件。

（二）實(shí)施環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案改制實(shí)施的主要內(nèi)容包含如下四個(gè)方面：第一，采集、整合、統(tǒng)計(jì)和維護(hù)公司在各種活動(dòng)中形成的所有檔案。第二，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)及銷毀工作，鑒定工作應(yīng)由企業(yè)檔案處理工作領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督進(jìn)行，待銷毀的檔案目錄由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和資產(chǎn)清理部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)合審查，經(jīng)企業(yè)主管部門(mén)批準(zhǔn)，并在當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門(mén)備案后再對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，同時(shí)相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)予以監(jiān)督。銷毀參與人數(shù)應(yīng)超過(guò)兩人，并應(yīng)簽署銷毀清單，并將清單保存。第三，轉(zhuǎn)移和存放文件目錄應(yīng)該根據(jù)文件的去向單獨(dú)編制。檔案的轉(zhuǎn)移或存放目錄應(yīng)由負(fù)責(zé)移交的人員和企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人共同簽名。同時(shí)需要企業(yè)主管部門(mén)和地方檔案管理部門(mén)各自保存一套。第四，做好企業(yè)改制過(guò)程中形成的文件和資料的采集、整理、備案和移交工作。

（三）驗(yàn)收環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案的改制處理一定要由當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)進(jìn)行核查和檢驗(yàn)。在處置工作結(jié)束前，改制后的企業(yè)檔案、設(shè)施和必要的辦公用品不得用于其他用途。所有地區(qū)應(yīng)當(dāng)集中保存對(duì)國(guó)家和社會(huì)有著重要意義的企業(yè)檔案。在企業(yè)改制過(guò)程中，檔案的分類、評(píng)估、轉(zhuǎn)移和存檔等工作所需的費(fèi)用由企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)進(jìn)行支付。如果需要向地方國(guó)家檔案館或社會(huì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)存放改制后的檔案，企業(yè)也需要支付相關(guān)費(fèi)用。

四、總結(jié)

總而言之，企業(yè)檔案的改制不僅是企業(yè)資產(chǎn)的主要組成部分，同樣是國(guó)有資產(chǎn)的主要組成部分。檔案是對(duì)一個(gè)地區(qū)或當(dāng)?shù)噩F(xiàn)代工業(yè)史的歷史發(fā)展階段和社會(huì)生活變化見(jiàn)證的真實(shí)寫(xiě)照。改制企業(yè)檔案的處理不但關(guān)系到企業(yè)的利益和積極性，還對(duì)國(guó)家的利益、秘密和安全有著一定影響。改制后的企業(yè)檔案處理應(yīng)以維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)利益為基礎(chǔ)，秉承安全、合法、合理、利益最大化的原則，明確歸屬和流向。做出全面的安排，確保企業(yè)檔案資源得到妥善保留，繼續(xù)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。