周穎娜

【摘要】社會在進步在發(fā)展，文書檔案也不再靠人工錄入管理，而是應用辦公自動化，有的單位也漸漸實行無紙化辦公。本文對文書檔案管理辦公自動化的現狀進行了分析，對其中存在的問題進行研究并提出建議，從而提升文書檔案管理質量。

【關鍵詞】文書檔案;檔案管理;辦公自動化

自從辦公自動化后，文書檔案管理也頗受益，不僅提高了文書檔案管理的效率和管理質量，達到了檔案文件與文字信息間的交流，大家可以共享文件，也提高了文件傳輸的安全性、速度性，但與此同時，也有它另一面的弊端——在一定程度上文件沒有了保密性。

一、文書檔案管理辦公自動化現狀

文書檔案主要是反映和展現事業(yè)單位領導的重要決策、批示、問題報告等，它是通過計算機的應用，把數據、資料有效、快速、準確無誤地錄入并整理好，在需要查找、翻閱其中文件時，也更加快捷方便，提高了工作效率。

二、存在的問題

其實辦公自動化在文書檔案管理這一應用上有很大的優(yōu)勢，它為文書檔案管理解開了新的篇章?？墒侨魏问虑槎加袃擅嫘?，世上沒有完美的事情，在如此大的優(yōu)勢下，它也存在一定的弊端。雖然不利因素普遍存在，我們也要有針對性的舉措進行整改，把不利因素降到最低。

（一）電子文書缺乏保密性。電子文書容易變通、沒有固定的約束形式，這樣就很容易被人篡改，而且即使改了也不容易被發(fā)現，可以做到毫無痕跡的修改，很沒有安全性;電子文書不像以前紙質文書那樣具有特別的字跡，也沒有印章、簽字之類的印記，讓人很難判別是否被更改。

（二）要求文書檔案管理者素質高。不論是管理電子文書還是電子檔案，都需要相關人員具備專業(yè)、技術性知識，不能只是片面了解傳統(tǒng)的文書檔案管理理論知識和原則性的東西，而是要熟練掌握數據通信技術和計算機技術的應用，平日多提高業(yè)務素質水平和專業(yè)技能水平，這才能提升文書檔案管理的質量。

三、對辦公自動化應用在文書檔案管理中的建議

（一）建設好硬件設施。文書檔案管理辦公自動化自然是離不開計算機、強大的互聯網，還有其它數字化設備，所以要想提高文書檔案管理工作，就得把這些硬件設施給工作者們建設好，這些發(fā)揮著決定性的作用。要不斷加強和建設好檔案管理的硬件設備，使文書檔案管理硬件環(huán)境得到改善，這樣作為檔案管理的工作人員才能更加積極地投身于工作當中;最好能不定期主動去參觀和學習現代化技術，提高自身管理水平，這樣有助于把文書檔案技術手段實現設備現代化，提升文書檔案管理質量。

（二）注意內外網布局。在事業(yè)單位尤其要注意內外網的隔離，這也是保證網絡安全的有效措施。內網是利用單位的路由器把被屏蔽的服務和IP地址都過濾掉，然后去選擇放入一些自己擬定好的IP地址，進入后進行文檔辦公自動化網絡。外網是利用防火墻進行有效的隔離防護。網絡中的防火墻都具備認證機制，它所具有的功能有以下幾種：對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄和保存;截堵一切所禁止的業(yè)務;對網絡攻擊進行相關的檢測和警示;對進、出網絡的一些訪問進行一定的管理。用這樣的方法，增強了文檔的保密性，也提高了檔案管理的時效性。

（三）檔案管理人員需現代化。在科學技術發(fā)展迅速的形勢下，要想讓檔案管理辦公自動化，那么檔案管理人員現代化才是重要保證。長期沿用以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，會造成現在檔案管理依舊技術水平低下，甚至存在技術文盲的現象，這就使得一切科技現代化設備處于閑置狀態(tài)，不能發(fā)揮應有的作用，更談不上文檔信息管理辦公自動化了。所以檔案管理人員要具備憂患意識和跟上時代步伐的學習精神，經常去參加一些培訓和學習，積極掌握傳統(tǒng)文書管理的理論、原則等專業(yè)技能，同時也不斷提高自身對通信技術和計算機技術的掌握能力，實現專業(yè)化和現代化完美的結合。

（四）采取措施提高檔案管理的安全性。我認為可以從以下幾點提高電子檔案的保密性和安全性：利用縮微的技術手段把字跡模糊掉，把有手寫印記或蓋有印章的文書檔案轉換成具有圖像性質的網絡電子文件，這樣就可以防止信息被人惡意篡改，也可以保證文件內容的原來面貌和原始性;再就是通過電子方式減少了文檔的存儲空間，不像以往存儲大批大批的紙張入箱，實現了文檔的長期保存;還可以用專業(yè)的軟件對需要加強保密的文件進行保密處理;通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還把需要永久保存的文件制成了縮微品;利用防火墻和路由器把辦公自動化的內外網隔離，也增強了文檔的保密性。

四、結語

文書檔案管理隨著時代的發(fā)展，也在與時俱進，文檔資料的完整保存與檔案管理息息相關，這一工作的效果也就體現在對文書檔案的保存上，事業(yè)單位的檔案管理都是全面科學化的，所以在現代網絡如此先進的時代，相關部門必須把檔案管理工作重視起來，多培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，給它們創(chuàng)造安全的硬件設施和環(huán)境，提高文書檔案管理質量，嚴密布局好單位的內外網，以實現各部門之間的合作、交流、共享檔案，確保工作有效開展;實現科學、精密、健康、有效的文書檔案管理工作，為單位的檔案管理工作作出貢獻。

【參考文獻】

[1]莫莉莉.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江史志，2015，29（11）：108.

[2]李娜.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技資訊，2014，12（14）：138.

[3]褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業(yè)經濟，2013，26（15）：35-36.

[4]李莉.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].經營管理者，2014（7X）：280.

[5]張丹丹.辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理研究[J].經營管理者，2015（29）.