王金英

【摘要】對(duì)于企業(yè)來說，檔案管理工作是非常關(guān)鍵的，而其中最為重要的一項(xiàng)就是檔案保密工作。企業(yè)檔案往往涉及許多企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容，一旦出現(xiàn)檔案泄漏的情況，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展造成一定影響，還會(huì)使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有所下降。基于此，本文對(duì)企業(yè)文書檔案保密工作進(jìn)行了探討，希望對(duì)企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際展開起到一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;保密措施;分析

企業(yè)的檔案往往涉及內(nèi)部運(yùn)行的重要機(jī)密，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，因此，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行保密管理意義重大。但是，在實(shí)際工作展開的時(shí)候，很多企業(yè)往往沒有找到較為理想的檔案保密方法，從而導(dǎo)致一些機(jī)密文件出現(xiàn)泄漏的情況，這經(jīng)常會(huì)對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行造成一定的影響，在對(duì)檔案進(jìn)行保密管理的時(shí)候應(yīng)該掌握方式方法，這樣才能夠保證檔案管理的實(shí)際效果。

一、企業(yè)檔案保密工作的重要性分析

通常情況下，企業(yè)檔案主要是以文字或者聲像的形式出現(xiàn)，并且會(huì)采用最為原始的方式對(duì)其保存，其中主要包含企業(yè)內(nèi)部的重要活動(dòng)影像記錄以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)方案的歸納總結(jié)。做好檔案的保密工作才能夠保證企業(yè)的整體發(fā)展處于一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)，如果檔案保密工作出現(xiàn)問題，就會(huì)出現(xiàn)檔案泄漏的情況，這對(duì)企業(yè)造成的損失往往是很難彌補(bǔ)的。想要做好檔案保密工作，首先應(yīng)該給予此項(xiàng)工作充分的重視，對(duì)于企業(yè)檔案來說，最為重要的就是文書檔案，近幾年我國(guó)電子信息化技術(shù)的發(fā)展速度在不斷加快，并慢慢融入各行業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，為行業(yè)創(chuàng)造了很多便捷，現(xiàn)階段的檔案保密工作也開始與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合，采用電子稿儲(chǔ)存的方式，這樣一來，文書檔案就不會(huì)被外界的種種因素干擾，但是如果計(jì)算機(jī)設(shè)備感染病毒，很有可能導(dǎo)致一些重要的信息丟失或者被篡改，這類文件非常重要，一般不會(huì)對(duì)外開放。

隨著我國(guó)科技的發(fā)展，很多企業(yè)在進(jìn)行信息檔案儲(chǔ)存的時(shí)候，往往采用自動(dòng)化的方式，這對(duì)于企業(yè)來說，往往為實(shí)際保密工作的展開帶來了難度，自動(dòng)化信息保存的方式使得企業(yè)的工作開展變得更加方便快捷，但也導(dǎo)致信息泄露或者遺失的可能性加大，只有不斷對(duì)設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)，才能夠保證信息的儲(chǔ)存安全，而這樣一來，無疑加大了整體工作量，并且也很難保證保密工作萬無一失。我們?cè)谡归_企業(yè)檔案保密工作的時(shí)候，應(yīng)該找到工作當(dāng)中的重點(diǎn)，只有對(duì)重點(diǎn)環(huán)節(jié)有了較為全面的掌控之后，才能夠保證整體工作開展的有條不紊，并且在進(jìn)行檔案保密工作的時(shí)候應(yīng)該始終秉持著“負(fù)責(zé)”的原則。

二、企業(yè)檔案的保密措施

（一）嚴(yán)格按照保密文件的歸檔程序來展開保密工作。在展開企業(yè)檔案保密工作的時(shí)候，通常會(huì)遵循保密主管部門制定的一套較為完善的保密標(biāo)準(zhǔn)，這是由保密業(yè)務(wù)部門、多個(gè)單位以及部門長(zhǎng)期工作積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)。一般情況下，在開展檔案保密工作的時(shí)候，需要人機(jī)的合作才能夠完成，自動(dòng)化的檔案保密往往存在一定漏洞。所以在開展檔案保密工作的時(shí)候，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵照保密管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類，并且按照所表述的內(nèi)容以及重要程度進(jìn)行歸檔處理，這樣會(huì)使之后的檔案保密工作開展效果更加理想。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)對(duì)檔案庫房的管理并沒有給予充分的重視，在很大程度上增加了后期檔案管理的難度。通常情況下，檔案都是存放在庫房當(dāng)中，有書面形式也有電子形式，所以加強(qiáng)對(duì)庫房的管理工作是非常有必要的。庫房的檔案管理工作在實(shí)際的開展過程中也常會(huì)遇到一些問題，主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。對(duì)于很多大中型企業(yè)來說，檔案管理的庫房往往會(huì)設(shè)立在地下室或是辦公樓的底層，這樣對(duì)于檔案的保存是不利的，如果檔案庫房選擇在樓層的最底層，日常來往人員眾多，都會(huì)經(jīng)過最底層，這在無形當(dāng)中為檔案的保密工作帶來了一定的難度，使得檔案出現(xiàn)泄漏的可能性有所增大。如果將檔案管理庫房設(shè)置在樓層的地下室，很可能會(huì)因?yàn)楣庹詹蛔?，從而?dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞或者缺失，影像等電子檔案也很可能會(huì)出現(xiàn)返潮的情況，這對(duì)于檔案的保存都是非常不利的。應(yīng)該將檔案庫設(shè)置在較高的樓層，這樣既保證了整體光照充足，同時(shí)也在一定程度上避開了嘈雜的人群，增加了檔案的安全性。另外，要實(shí)現(xiàn)強(qiáng)有力的保密檔案管理，還需要配備必要的保密設(shè)施，如保密檔案柜，系統(tǒng)記錄保密檔案的利用情況，加強(qiáng)對(duì)保密檔案管理工作人員的工作程序的日常監(jiān)管。

（三）加強(qiáng)對(duì)保密檔案工作人員的教育與管理。保密檔案管理工作由保密檔案工作人員來實(shí)施，提升保密檔案管理人員的保密意識(shí)，是保密的關(guān)鍵。要定期對(duì)保密檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高工作責(zé)任心，細(xì)化、規(guī)范保密檔案的利用程序，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行操作和檢查，謹(jǐn)防人員工作疏忽大意造成保密檔案失密情況，避免對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)造成損失。只有保證保密檔案在日常利用過程中的規(guī)范性、安全性，才能保證保密檔案的保密性。

三、結(jié)語

對(duì)于企業(yè)來說，做好檔案管理工作是平穩(wěn)發(fā)展的前提，在檔案管理工作當(dāng)中最為重要的一項(xiàng)就是檔案的保密工作。在進(jìn)行檔案保密工作的時(shí)候，應(yīng)注意方式方法的選擇，通常情況下，企業(yè)的文書檔案管理工作是相對(duì)困難的，由于紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)破損或者是返潮的情況，這不僅需要相關(guān)的檔案管理人員對(duì)自身工作有高度的重視，同時(shí)也需要工作人員足夠細(xì)心。所以，在實(shí)際工作展開的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度的規(guī)定來進(jìn)行，這樣才能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ髯龊?，從而使企業(yè)未來的發(fā)展變得更加穩(wěn)定。

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