黃利霞

摘要：隨著國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，民辦教育近十年來發(fā)展較為迅速，尤其是信息化飛速發(fā)展的今天，對(duì)學(xué)校信息化的要求也越來越迫切，尤其是財(cái)務(wù)管理方面的信息化要求更是明顯。傳統(tǒng)的手工做賬的時(shí)代早就已經(jīng)一去不復(fù)返了，取而代之的是財(cái)務(wù)管理的信息化和智能化，在此背景下，本人以A學(xué)院為例，通過對(duì)A學(xué)院會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)管理以及資產(chǎn)管理等方面的信息化建設(shè)，不斷提高A學(xué)院財(cái)務(wù)管理的水平。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理;信息化;智能化

1.財(cái)務(wù)管理信息化的重要性

信息化高速發(fā)展的今天，每一個(gè)領(lǐng)域都不開信息化的支持，財(cái)務(wù)管理也不例外，如何將眾多復(fù)雜的業(yè)務(wù)融入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中更是信息化的關(guān)鍵所在。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)高校價(jià)值創(chuàng)造和績效提升具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校以信息化手段為支撐，將業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)有機(jī)融合，通過信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，加快會(huì)計(jì)職能從核算職能到管理職能的轉(zhuǎn)變。利用信息化的高效性可解決管理中精細(xì)與效率間的矛盾，信息技術(shù)越來越成為財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的重要手段。另外，信息化技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案的保管起著非常重要的作用，可以說，信息化的應(yīng)用大大提高了財(cái)務(wù)管理的水平，是財(cái)務(wù)管理的重要支撐。

2.A學(xué)院會(huì)計(jì)核算的現(xiàn)狀和信息化策略

2.1 A學(xué)院會(huì)計(jì)核算的現(xiàn)狀分析

2009-2010年，由于A學(xué)院剛好建校不久，各種管理完全跟不上學(xué)校的發(fā)展速度，加上工作人員都是些年紀(jì)較大的人，工作積極性和開拓性不強(qiáng)，完全沒有信息化的意識(shí)。

2011-2014年，A學(xué)院拋開傳統(tǒng)的手工做賬的模式，開始啟用電算化進(jìn)行財(cái)務(wù)處理的信息化，同時(shí)為了更好地推進(jìn)信息化的進(jìn)程，專門安排一人負(fù)責(zé)單機(jī)版金蝶系統(tǒng)的維護(hù)和科目的相關(guān)設(shè)置。開啟信息化后，發(fā)現(xiàn)仍然有較多的問題存在，如：事業(yè)版報(bào)表和企業(yè)版報(bào)表的轉(zhuǎn)換依然需要人工調(diào)節(jié)，另外預(yù)算管理仍然沒有啟用信息化進(jìn)行管理，仍停留在手工進(jìn)行沖銷的階段，信息化程度較弱。

2015-2016年，金蝶云平臺(tái)即K3cloud系統(tǒng)上線，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)版報(bào)表和企業(yè)版報(bào)表的自動(dòng)轉(zhuǎn)換，預(yù)算管理在OA系統(tǒng)進(jìn)行完成，具體的報(bào)銷流程是這樣的：發(fā)起人在OA發(fā)起報(bào)銷 ? ?部門負(fù)責(zé)人審核 ? ?財(cái)務(wù)處審核 ? ?院領(lǐng)導(dǎo)審核 ? ?集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核 ? ?出納在OA系統(tǒng)結(jié)束報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行付款。整個(gè)報(bào)銷審批流程完全與K3cloud系統(tǒng)脫節(jié)，智能化憑證無法自動(dòng)生成。

2.2 A學(xué)院會(huì)計(jì)核算的信息化策略

2017年，為了解決智能化憑證的相關(guān)問題，財(cái)務(wù)處與集團(tuán)IT部積極進(jìn)行討論，最后一致認(rèn)為，解決問題的關(guān)鍵是在發(fā)起人這個(gè)環(huán)節(jié)，如果發(fā)起人可以在K3cloud系統(tǒng)發(fā)起相關(guān)報(bào)銷，仍然在OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，出納在K3cloud系統(tǒng)結(jié)束單據(jù)進(jìn)行付款，那智能化憑證就可以層層下推自動(dòng)生成。具體報(bào)銷流程如下：發(fā)起人在K3cloud系統(tǒng)錄入報(bào)銷單據(jù)內(nèi)容 ? ?財(cái)務(wù)審核無誤點(diǎn)擊提交 ? 發(fā)起人在OA發(fā)起報(bào)銷 ? ?部門負(fù)責(zé)人審核 ? ?財(cái)務(wù)處審核 ? ? 院領(lǐng)導(dǎo)審核 ? ? 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核 ? ? ? 出納付款生成日記賬 ? ?會(huì)計(jì)根據(jù)日記賬生成憑證，至此，整個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，在K3cloud系統(tǒng)發(fā)起，在K3cloud系統(tǒng)結(jié)束。到目前為止，財(cái)務(wù)報(bào)銷的單據(jù)已經(jīng)全部可以自動(dòng)生成智能化憑證，會(huì)計(jì)核算信息化基本完成。

3.A學(xué)院收費(fèi)管理的現(xiàn)狀和信息化策略

3.1 A學(xué)院收費(fèi)管理的現(xiàn)狀分析

作為民辦高校，收入的主要來源就是學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)的收入，怎樣方便快捷地提供繳費(fèi)渠道，如何盡快生成學(xué)費(fèi)報(bào)表，以及自動(dòng)根據(jù)收費(fèi)系統(tǒng)生成智能化憑證，這些都是民辦高校收費(fèi)信息化的重要部分。下面對(duì)A學(xué)院的收費(fèi)信息化的各個(gè)階段進(jìn)行分析：

2009-2014年，這段時(shí)間財(cái)務(wù)處基本都是沿用之前批扣、現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)、匯款的收費(fèi)方式，每年新生報(bào)到的時(shí)候，學(xué)生排長隊(duì)，即使全員上陣，收費(fèi)情況改善效果依然不好，加上手工編制電子收費(fèi)報(bào)表，經(jīng)常出現(xiàn)收費(fèi)員報(bào)表與會(huì)計(jì)報(bào)表不一致的情況，收費(fèi)管理效率較差。

2014-2015年，收費(fèi)方式依然沒有變化，但是引入了收費(fèi)管理系統(tǒng)，由于收費(fèi)管理系統(tǒng)與教務(wù)處正方系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸存在較大的時(shí)間差距，以及學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)信息沒有辦法更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)經(jīng)常存在差錯(cuò)，使用效率較差，加上與賬務(wù)處理K3cloud系統(tǒng)之間沒有對(duì)接，以及收費(fèi)系統(tǒng)廠家的不配合，最終導(dǎo)致上線兩年的系統(tǒng)基本沒有使用起來，收費(fèi)系統(tǒng)形同虛設(shè)。

2016-2017年，收費(fèi)方式?jīng)]有改變，重新回到手工編制電子版報(bào)表的時(shí)代，由于集團(tuán)對(duì)A學(xué)院報(bào)表管理要求的增加，以及賬務(wù)處理數(shù)據(jù)和電子版報(bào)表數(shù)據(jù)之間存在差異，手工編制電子版報(bào)表的弊端越來越明顯，亟須引入比較接地氣的收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。

3.2 A學(xué)院收費(fèi)管理的信息化策略

2018年，智慧校園已經(jīng)滲透到各個(gè)高校中，在線迎新，在線選宿舍，在線繳費(fèi)等，很多事情都做在了學(xué)生報(bào)到的前端，提供給學(xué)生的服務(wù)更加全面周到，在此背景下，A學(xué)院從實(shí)際情況出發(fā)，從業(yè)務(wù)的源頭出發(fā)，將收款方式、收費(fèi)系統(tǒng)、賬務(wù)處理以及開票系統(tǒng)全部連接在一起，形成一個(gè)閉環(huán)的收費(fèi)管理模式，具體流程如下：

3.2.1錄入學(xué)生繳費(fèi)數(shù)據(jù)到學(xué)校APP系統(tǒng)，若是APP直接繳費(fèi)，可以直接查詢繳費(fèi)狀態(tài)，若是通過批扣或者匯款或者現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)的方式，收費(fèi)員第二天上午10點(diǎn)前錄入相關(guān)繳費(fèi)數(shù)據(jù)到學(xué)校APP系統(tǒng)，確保所有收費(fèi)數(shù)據(jù)都在APP中可以查詢，便于學(xué)生隨時(shí)查詢繳費(fèi)狀態(tài);

3.2.2第二天上午10點(diǎn)后收費(fèi)數(shù)據(jù)同步到K3cloud系統(tǒng)的收費(fèi)管理模塊（即收費(fèi)系統(tǒng)），收費(fèi)員審核無誤后生成業(yè)務(wù)單據(jù);

3.2.3出納可根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)下推生成日記賬，會(huì)計(jì)再根據(jù)日記賬下推生成智能化憑證;

3.2.4收費(fèi)員根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)下推生成開票數(shù)據(jù)，審核無誤后，打開開票系統(tǒng)，引入開票數(shù)據(jù)，即可完成批量開票，開票完成后，點(diǎn)擊傳入，即可將發(fā)票信息發(fā)送到A學(xué)院APP中，學(xué)生登錄A學(xué)院APP即可查看發(fā)票或者下載打印。

經(jīng)過上述流程的安排，會(huì)計(jì)核算實(shí)現(xiàn)了智能化憑證，收費(fèi)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理，數(shù)據(jù)從A學(xué)院APP中過來，再通過發(fā)票傳輸回到A學(xué)院APP中去，方便學(xué)生的同時(shí)也提高了財(cái)務(wù)人員的辦事效率。

4.A學(xué)院資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀和信息化策略

4.1 A學(xué)院資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀分析

資產(chǎn)管理是財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，2016年以前，A學(xué)院對(duì)學(xué)校資產(chǎn)的管理僅僅只是賬務(wù)面資產(chǎn)的管理，幾乎與實(shí)務(wù)資產(chǎn)管理相脫節(jié)，出現(xiàn)如：購買過時(shí)的專業(yè)實(shí)訓(xùn)資產(chǎn)、資產(chǎn)驗(yàn)收不嚴(yán)格、專業(yè)實(shí)訓(xùn)室使用效率低下、閑置資產(chǎn)較多等問題，導(dǎo)致A學(xué)院資產(chǎn)管理一度處于較為混亂的狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)性的管理。

4.2 A學(xué)院資產(chǎn)管理的信息化策略

基于資產(chǎn)管理較為混亂的狀態(tài)，2017年，經(jīng)過與集團(tuán)IT部的充分溝通和討論，A學(xué)院引入了一套資產(chǎn)管理系統(tǒng)，一致認(rèn)為新系統(tǒng)可以通過以下方式進(jìn)行管理：

4.2.1通過對(duì)K3cloud系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和盤點(diǎn)，將2017年前的實(shí)物數(shù)據(jù)導(dǎo)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，盤虧部分，進(jìn)行資產(chǎn)報(bào)廢處理，盤盈部分填入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，確保所有實(shí)物資產(chǎn)通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。

4.2.2資產(chǎn)的申購、調(diào)撥、報(bào)廢以及處置需要進(jìn)行審批時(shí)，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起相關(guān)的審批流程，財(cái)務(wù)處審核無誤后提交到OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，具體流程如下：發(fā)起人在資產(chǎn)管理系統(tǒng)提交申請(qǐng)[→]財(cái)務(wù)處審核無誤點(diǎn)擊提交[→]發(fā)起人在OA發(fā)起申請(qǐng)[→]部門負(fù)責(zé)人審核[→]財(cái)務(wù)處審核[→]院領(lǐng)導(dǎo)審核[→]集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核[→]資產(chǎn)管理員結(jié)束并生成K3cloud系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片[→]會(huì)計(jì)根據(jù)卡片信息生成智能化憑證。

4.2.3資產(chǎn)申購回來后，財(cái)務(wù)處資產(chǎn)科嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收流程，堅(jiān)持使用人、驗(yàn)收人、采購員等三方驗(yàn)收的原則，進(jìn)行初驗(yàn)和終驗(yàn)，嚴(yán)格把好驗(yàn)收關(guān)。

4.2.4新增資產(chǎn)時(shí)，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入新增資產(chǎn)的詳細(xì)信息，審核提交后下推生成K3cloud系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片，再由卡片下推生成智能化憑證，這從源頭上確保了賬實(shí)數(shù)據(jù)的一致。

結(jié)束語

A學(xué)院經(jīng)過使用多種財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，信息化程度逐漸加深，財(cái)務(wù)管理也越來越健全，總的來說，信息化建設(shè)永遠(yuǎn)在路上。A學(xué)院的信息化建設(shè)是基于A學(xué)院的實(shí)際情況進(jìn)行總結(jié)和歸納，對(duì)于其他高校具有一定的指導(dǎo)作用，但不能照搬照抄，要結(jié)合每個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況，制定出較為符合自己實(shí)際情況的信息化建設(shè)方案。

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