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        醫(yī)院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材新機(jī)制研究

        2019-06-19 03:17:56劉亞杰鄭艷珠王曉燕黃俊濤張興強(qiáng)范品榮姚瑞晗
        醫(yī)療衛(wèi)生裝備 2019年6期
        關(guān)鍵詞:專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)耗材試劑

        劉亞杰,鄭艷珠,王曉燕,黃俊濤,張興強(qiáng),范品榮,姚瑞晗

        (昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院,云南省腫瘤醫(yī)院資產(chǎn)管理部,昆明 650118)

        0 引言

        醫(yī)院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)指除業(yè)務(wù)費(fèi)用以外的科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)、重點(diǎn)??坪椭攸c(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等經(jīng)費(fèi)。各級管理機(jī)構(gòu)對專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)均制定了嚴(yán)格的管理辦法,項(xiàng)目承擔(dān)單位是科研項(xiàng)目實(shí)施和資金管理使用的責(zé)任主體,要強(qiáng)化法人責(zé)任,切實(shí)履行在項(xiàng)目申請、組織實(shí)施、驗(yàn)收和資金使用等方面的管理職責(zé),加強(qiáng)支撐服務(wù)條件建設(shè),提高對科研人員的服務(wù)水平,建立常態(tài)化的自查自糾機(jī)制,嚴(yán)肅處理本單位出現(xiàn)的違規(guī)行為[1]。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要弘揚(yáng)科學(xué)精神,恪守科研誠信,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),嚴(yán)格遵守科研項(xiàng)目和資金管理的各項(xiàng)規(guī)定,自覺接受有關(guān)方面的監(jiān)督。隨著醫(yī)科院校及附屬醫(yī)院醫(yī)教研工作的實(shí)施和深化[2],科研、教學(xué)和重點(diǎn)??平ㄔO(shè)項(xiàng)目正逐年增加,配套專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)也逐年增多,相關(guān)部門對醫(yī)院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的規(guī)范化、科學(xué)化管理提出了更高的監(jiān)管要求。

        試劑耗材是醫(yī)院重要的醫(yī)用耗材之一,據(jù)統(tǒng)計(jì)大部分醫(yī)院試劑耗材月采購額占醫(yī)用耗材總額30%~45%,且隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展呈上升趨勢[3]。試劑耗材因其品種繁多、規(guī)格不一、性能各異以及所需數(shù)量差異較大,易造成管理混亂、積壓浪費(fèi)等現(xiàn)象[4]。據(jù)統(tǒng)計(jì),在醫(yī)院的各類專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出中,試劑耗材所占比例越來越高,且價(jià)格昂貴[5],已成為各級監(jiān)管部門監(jiān)管的重點(diǎn)。近年來,昆明醫(yī)科大學(xué)開展了科研經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)整改活動(dòng)并修訂下發(fā)橫向和縱向科研經(jīng)費(fèi)管理辦法,同年昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院出臺(tái)了教學(xué)經(jīng)費(fèi)使用管理辦法,主要針對此類經(jīng)費(fèi)用于試劑耗材購置的經(jīng)費(fèi)管理。隨著醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)學(xué)科研水平的不斷提升,試劑耗材用量不斷提高,如何對專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材進(jìn)行有效監(jiān)管、優(yōu)化審批流程及規(guī)范采購程序已變得越來越緊迫。

        1 現(xiàn)狀及存在的問題

        1.1 國內(nèi)公立醫(yī)院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用和管理存在問題

        (1)在經(jīng)費(fèi)管理方面,存在管理職責(zé)不清、權(quán)限不明等問題。部分醫(yī)院采取某一部門全盤統(tǒng)一管理的方式,未進(jìn)行詳細(xì)劃分,導(dǎo)致實(shí)際使用時(shí)漏洞較多;部分醫(yī)院雖有明確的部門分工,但部門之間缺乏聯(lián)系,導(dǎo)致審批過程煩瑣。

        (2)在經(jīng)費(fèi)使用方面,存在使用不規(guī)范、購置效率低等現(xiàn)象[6]。部分經(jīng)費(fèi)審批程序復(fù)雜,導(dǎo)致購置效率低;部分經(jīng)費(fèi)購置程序不規(guī)范,導(dǎo)致人力、物力方面不必要的支出[7]。

        (3)在會(huì)計(jì)核算方面,存在科研項(xiàng)目收入的票據(jù)使用管理不規(guī)范、經(jīng)費(fèi)撥付不及時(shí)以及經(jīng)費(fèi)支出核算不規(guī)范等問題,導(dǎo)致試劑耗材的正常使用受到影響,以及在最終核算時(shí)存在紕漏[8]。

        1.2 本院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用和管理存在問題

        基于本院2017年專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用數(shù)據(jù),結(jié)合各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出的意見和建議,歸納出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材存在以下問題:(1)試劑耗材占比大,已成為各類研究項(xiàng)目的主要消耗性材料;(2)多頭管理、權(quán)責(zé)不清,審批推諉現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,投訴意見較多;(3)品種規(guī)格多、單次用量少,為便于工作開展,存在先購置后報(bào)銷的行為;(4)品名規(guī)格書寫不規(guī)范,購買來源多樣化,同種產(chǎn)品價(jià)格差異較大;(5)購置流程不規(guī)范、不統(tǒng)一,若按照醫(yī)院正常試劑耗材購置手續(xù)辦理,雖流程規(guī)范,但程序復(fù)雜容易造成科研教學(xué)工作開展的滯后。因此,如何協(xié)調(diào)好試劑耗材購置的時(shí)效性與規(guī)范性較為關(guān)鍵。

        2 研究路徑

        為解決以上問題,確保專項(xiàng)資金的高效使用和安全監(jiān)管,須做到“科學(xué)安排,效率優(yōu)先,單項(xiàng)核算,??顚S谩?。根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)整理提出了一套符合醫(yī)院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材的審批、購置和報(bào)銷流程,既保證審批購置程序合理合規(guī),又保障項(xiàng)目開展安全高效,研究路徑如圖1所示。

        3 建立醫(yī)院專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材的新機(jī)制

        3.1 以資產(chǎn)管理部門為核心,多部門協(xié)調(diào),創(chuàng)建專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理和購置審批流程

        圖1 專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材新機(jī)制研究路徑

        圖2 專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材流程

        根據(jù)項(xiàng)目研究路徑,建立了如圖2所示的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材流程。該流程以資產(chǎn)管理部門為核心,明確了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、醫(yī)院科研平臺(tái)及醫(yī)院各行政職能部門權(quán)責(zé)。首先,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材相關(guān)審批表格,注明項(xiàng)目名稱、預(yù)算、負(fù)責(zé)人、試劑耗材清單等,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),經(jīng)醫(yī)院科研平臺(tái)審批實(shí)驗(yàn)開展條件后按經(jīng)費(fèi)類別分別審批。科研經(jīng)費(fèi)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)、重點(diǎn)??平?jīng)費(fèi)分別對應(yīng)不同審批部門,科研部門負(fù)責(zé)橫向和縱向科研經(jīng)費(fèi)使用審批,教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)教學(xué)經(jīng)費(fèi)及導(dǎo)師經(jīng)費(fèi)使用審批,醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)重點(diǎn)專科和重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等經(jīng)費(fèi)使用審批。審批需確認(rèn)所購試劑耗材是否按預(yù)算執(zhí)行,各分管副院長最后審批。其次,資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)審核擬購置試劑耗材及購置程序,經(jīng)分管副院長審核后按預(yù)算金額分類執(zhí)行采購,并辦理入庫、出庫手續(xù)。醫(yī)院科研平臺(tái)依次開展試劑耗材驗(yàn)收工作并協(xié)助課題組開展實(shí)驗(yàn)研究。最后,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)最終結(jié)算和報(bào)銷,分管副院長最后審批。需注意的是,協(xié)議、合同及付款需院長終審。審計(jì)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督商務(wù)談判和開展不定期的經(jīng)費(fèi)使用審計(jì),即項(xiàng)目執(zhí)行期內(nèi)或執(zhí)行完后實(shí)施的審計(jì)工作。醫(yī)院鼓勵(lì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過院內(nèi)招標(biāo)談判方式與試劑耗材供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議,未簽訂供貨協(xié)議項(xiàng)目需單次使用、單次審批,當(dāng)次報(bào)銷1萬元以下(含1萬元)經(jīng)資產(chǎn)管理部門審核后辦理入庫、出庫手續(xù),當(dāng)次報(bào)銷1萬元以上需經(jīng)院內(nèi)招標(biāo)談判確定試劑耗材價(jià)格后采購。

        3.2 精簡和優(yōu)化采購程序

        使用科研、教學(xué)、重點(diǎn)??平ㄔO(shè)等經(jīng)費(fèi)可通過集中采購或單次采購2種方式購置試劑耗材,為提高工作效率,建議項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)總額較高的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人選用集中采購方式。

        集中采購的方法是通過資產(chǎn)管理部門組織院內(nèi)招標(biāo)談判與供應(yīng)商簽訂長期供貨合同,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須提前將項(xiàng)目執(zhí)行期內(nèi)常用試劑耗材清單和2個(gè)以上備選供應(yīng)商信息報(bào)資產(chǎn)管理部門組織招標(biāo)談判。每次使用前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在中標(biāo)產(chǎn)品目錄中選取實(shí)驗(yàn)試劑耗材,由對接該項(xiàng)目的科研平臺(tái)聯(lián)系人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作,資產(chǎn)管理部門辦理入庫、出庫手續(xù)。

        未通過集中采購方式辦理的試劑耗材,每次使用前根據(jù)總價(jià)不同分類辦理審批購置手續(xù),即單次使用、單次審批。其中,單次總價(jià)不超過1萬元(含1萬元)的試劑耗材,審批后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行采購并簽訂合同,科研平臺(tái)聯(lián)系人負(fù)責(zé)驗(yàn)收,資產(chǎn)管理部門辦理入庫、出庫手續(xù);單次總價(jià)超過1萬元的試劑耗材,審批后,提供該試劑耗材2個(gè)以上具備供貨條件的供貨商信息,由資產(chǎn)管理部門組織院內(nèi)招標(biāo)采購,簽訂采購合同,科研平臺(tái)聯(lián)系人負(fù)責(zé)驗(yàn)收,資產(chǎn)管理部門辦理入庫、出庫手續(xù)。

        3.3 規(guī)范試劑耗材驗(yàn)收程序

        試劑耗材驗(yàn)收須嚴(yán)格核對品名、規(guī)格和數(shù)量,認(rèn)真檢查批號(hào)和外包裝等??蓞⒄蔗t(yī)院高值醫(yī)用耗材管理模式實(shí)行條碼管理,實(shí)現(xiàn)全程追溯。同時(shí),規(guī)范盤點(diǎn)工作,加強(qiáng)保質(zhì)期監(jiān)測。此外,醫(yī)院科研平臺(tái)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)試劑耗材的驗(yàn)收、入庫和出庫工作,以確保試劑耗材出入庫信息得到準(zhǔn)確核對和質(zhì)量保障。

        4 討論

        通過統(tǒng)計(jì)本院2017年專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材原始資料及分析存在的問題,總結(jié)提煉出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的合理使用需要多部門協(xié)商共建審批、采購流程,需重點(diǎn)提高專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的時(shí)效性和產(chǎn)出效益。因此,醫(yī)院圍繞專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)審批、購置、報(bào)銷和監(jiān)管,建立起針對性、操作性、規(guī)范性強(qiáng)的新機(jī)制,從而保障專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)安全有效使用,保障科研、教學(xué)工作和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的順利開展,確保專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材追溯管理,確保專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用與物流信息化平臺(tái)有效銜接。

        新機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)1 a以來,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及科研人員逐漸適應(yīng)了整套流程,可按步驟逐一實(shí)施申報(bào)審批、采購、使用、報(bào)銷手續(xù),特殊情況也會(huì)先行咨詢管理部門意見后再實(shí)施。各行政職能部門各司其職,未再出現(xiàn)審批推諉現(xiàn)象,課題組及各職能部門均設(shè)有兼職工作人員專項(xiàng)對接該項(xiàng)工作。新機(jī)制同時(shí)兼顧了大課題組和一般科研人員需求,試劑耗材用量較大的項(xiàng)目多采用院內(nèi)招標(biāo)談判方式采購,提高了整體工作效率,一般科研人員采用單次使用、單次審批的方式,也較靈活。新機(jī)制有效實(shí)現(xiàn)了追溯管理,審計(jì)部門可通過資產(chǎn)管理部門的入庫資料和存檔資料快速查閱或?qū)徲?jì)相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置試劑耗材新機(jī)制在實(shí)際應(yīng)用過程中,流程優(yōu)化調(diào)整涉及部門較多,工作協(xié)調(diào)難度較大,在審核和采購的各個(gè)環(huán)節(jié),需科研、教學(xué)、醫(yī)務(wù)、監(jiān)審、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等多部門的充分協(xié)作。同時(shí),部分課題組或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人習(xí)慣于先購置后報(bào)銷,對新的審批和購置程序存在抵觸情緒,需爭取項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的支持和配合及逐步學(xué)習(xí)和適應(yīng)。此外,規(guī)范化的管理流程在一定程度上增加了行政職能部門的工作負(fù)擔(dān),相關(guān)人員需進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí),有效提升工作效率和溝通交流水平,更好地適應(yīng)新機(jī)制的運(yùn)行。下一步,為避免試劑耗材購置信息不對稱造成的經(jīng)費(fèi)浪費(fèi),將研究建立試劑耗材購置信息數(shù)據(jù)庫,并繼續(xù)完善工作流程。

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