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        淺談提高婚前醫(yī)學(xué)檢查檔案管理科學(xué)化水平的思路

        2019-06-18 01:36:33王桂榮
        商情 2019年15期

        王桂榮

        【摘要】婚前醫(yī)學(xué)檢查是對(duì)準(zhǔn)備結(jié)婚的男女雙方可能患影響結(jié)婚和生育的疾病進(jìn)行醫(yī)學(xué)檢查,目的是保障母親和嬰兒健康,提高出生人口素質(zhì)。文章以正鑲白旗婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心為例,梳理出了婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的歸檔范圍、基本文件材料和其他文件材料;并且詳細(xì)論述了婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理原則和整理婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循的10個(gè)步驟。

        【關(guān)鍵詞】婚前醫(yī)學(xué)檢查 證明檔案 歸檔范圍 整理方法

        在婚前醫(yī)學(xué)檢查工作中,檔案管理不僅是一個(gè)重要的構(gòu)成部分,同時(shí)也是做好其整體管理工作必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。

        一、婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的歸檔范圍

        就正鑲白旗婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心而言,婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的歸檔范圍主要包括兩個(gè)方面:一是基本文件材料,包括相關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表;二是其他文件材料,包括未按時(shí)申領(lǐng)《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》情況說(shuō)明、民政局出具的證明、派出所出具的證明材料,以及其他應(yīng)當(dāng)保存的相關(guān)文件材料及《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》簽發(fā)登記本。具體來(lái)說(shuō),婚前醫(yī)學(xué)檢查證明文件材料又分為首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)三種情況。首次簽發(fā)的應(yīng)有《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表;換領(lǐng)的應(yīng)有《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表及原《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》等相關(guān)材料;補(bǔ)領(lǐng)的應(yīng)有《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表、補(bǔ)領(lǐng)《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》書(shū)面情況說(shuō)明等相關(guān)材料。

        二、婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理方法

        (一)婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理原則?

        就正鑲白旗婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心而言,我們?cè)谡砘榍搬t(yī)學(xué)檢查證明檔案時(shí)遵循以下三大原則:一是以各簽發(fā)《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》相關(guān)機(jī)構(gòu)(即各級(jí)醫(yī)院、衛(wèi)生院)為檔案的獨(dú)立的立檔、立卷單位原則;二是以一對(duì)準(zhǔn)夫妻為對(duì)象作為一件進(jìn)行整理原則;三是按照《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》編號(hào)順序排列文件原則。

        (二)婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理步驟

        就正鑲白旗婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心而言,我們?cè)谡砘榍搬t(yī)學(xué)檢查證明檔案時(shí)遵循以下10個(gè)步驟:

        (1)組卷。一般按照100個(gè)編號(hào)(100個(gè)新婚對(duì)象)的文件材料組成一卷。按照《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》編號(hào)順序排列文件。

        (2)編制案卷頁(yè)碼。對(duì)排列好的卷內(nèi)文件材料用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)號(hào)。

        (3)編制卷內(nèi)文件目錄。以一個(gè)新生兒為對(duì)象作為一件進(jìn)行編制卷內(nèi)目錄的一個(gè)條目,《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表為正面,把《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、有效身份證件復(fù)印件粘貼于《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表正面的指定區(qū)域處或反面,其他材料附于后面;填寫卷內(nèi)文件目錄,卷內(nèi)文件目錄要置于卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。①序號(hào):填寫卷內(nèi)文件材料排列的順序編號(hào);②婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號(hào):填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明存根編號(hào);③責(zé)任者:填寫立檔單位名稱;④新婚夫婦:填寫新婚人姓名;⑤妻子:填寫新婚女性姓名;⑥丈夫:填寫新婚男性姓名;⑦婚檢日期:填寫婚前檢查日期,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,如2018年5月7日標(biāo)注為“20180507”;⑧發(fā)證日期:填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明發(fā)放日期,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日;⑨頁(yè)號(hào):填寫每件文件首頁(yè)所對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào),最后一件文件填寫該件起止頁(yè)號(hào);⑩備注:對(duì)需要說(shuō)明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注,換、補(bǔ)發(fā)婚前醫(yī)學(xué)檢查證明的情況在備注欄內(nèi)注明“換發(fā)”或“補(bǔ)發(fā)”,廢證在備注欄內(nèi)注明何時(shí)作廢。

        (4)填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表表中項(xiàng)目具體填寫要求是:①本卷情況說(shuō)明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況;立卷后發(fā)生上述情況的,相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)填寫說(shuō)明并簽名、標(biāo)注時(shí)間;②立卷人:由本案卷的整理者簽名;③檢查人:由本案卷質(zhì)量審核者簽名;④立卷時(shí)間:填寫本案卷的立卷完成日期。卷內(nèi)備考表置于卷末。

        (5)案卷裝訂。案卷按照“案卷封面——卷內(nèi)目錄——文件材料——卷內(nèi)備考表——封底”的順序裝訂,裝訂卷時(shí)要先去掉文件材料上的金屬物,然后裝訂成卷。

        (6)填寫案卷封面和案卷號(hào)。案卷封面表中項(xiàng)目具體填寫要求是:①全宗名稱:填寫立檔單位的全稱或者通用簡(jiǎn)稱,全宗名稱可以直接印在封面上;②填寫該案卷婚前醫(yī)學(xué)檢查證明起止編號(hào);③廢證編號(hào):填寫該案卷中各廢證編號(hào);④起止日期:填寫該案卷婚前醫(yī)學(xué)檢查證明發(fā)放的起止日期,中間以“~”連接;⑤件數(shù)、頁(yè)數(shù):填寫該案卷立卷完成時(shí)卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁(yè)數(shù),立卷后發(fā)生變化的在“卷內(nèi)備考表”中說(shuō)明;⑥廢證頁(yè)碼:填寫該案卷中廢證頁(yè)碼;⑦全宗號(hào):填寫國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;⑧類別號(hào):填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案類別標(biāo)識(shí)及婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案所屬年度;⑨案卷號(hào):填寫案卷的順序編號(hào),案卷排列從每年1月1日開(kāi)始,按照婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號(hào)每100個(gè)編號(hào)的文件材料組成一卷,案卷號(hào)從1卷開(kāi)始,依次排卷。

        (7)編制案卷目錄。編制婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案案卷目錄,婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案案卷目錄,表中項(xiàng)目按照整理完畢的案卷相應(yīng)項(xiàng)目填寫。

        (8)裝訂案卷目錄。按照把一年的案卷目錄排在前面,把每年的卷內(nèi)目錄按照婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號(hào)順序依次排在后面。

        (9)編制檔號(hào)?;榍搬t(yī)學(xué)檢查證明檔案檔號(hào)的編制方法如下:①檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)一類別號(hào)一案卷號(hào)一婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號(hào)”;②全宗號(hào)為立檔單位標(biāo)識(shí),由檔案館確立;③類別號(hào)由婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的類別標(biāo)識(shí)、婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案所屬年度構(gòu)成,并列成分之間用“?”分開(kāi);④案卷號(hào)為同一全宗、類別的婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的案卷流水號(hào),從1開(kāi)始編制;⑤婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號(hào)既作為文件自身內(nèi)容和屬性的體現(xiàn),在檔號(hào)中也代替文件順序號(hào)形式存在。

        (10)裝盒。把裝訂好成卷的檔案按檔號(hào)順序?qū)⑵溲b入檔案盒,并準(zhǔn)確填寫檔案盒正面和盒脊各個(gè)項(xiàng)目。裝盒時(shí)要根據(jù)案卷厚度也可將若干連續(xù)的案卷裝入同一檔案盒進(jìn)行保管。

        檔案盒正面,表中項(xiàng)目具體填寫要求是:“全宗名稱”填寫立檔單位的全稱或者通用簡(jiǎn)稱,也可以直接印在封面上。

        檔案盒盒脊,表中項(xiàng)目具體填寫要求是:①全宗號(hào):填寫國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;②類別號(hào):填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案類別標(biāo)識(shí)及婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案所屬年度;③案卷號(hào):填寫本盒內(nèi)的婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案起止案卷;④起止編號(hào):填寫本盒內(nèi)婚前醫(yī)學(xué)檢查證明的起止編號(hào)。

        總之,婚前醫(yī)學(xué)檢查檔案管理為婚檢對(duì)象提供溫馨的就診支持,一對(duì)一服務(wù),注意保護(hù)就診者的隱私,消除不必要的顧慮。檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)水平,保證檔案管理質(zhì)量,因此具有重要的意義。

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