杜敏

檔案利用是檔案工作的最終目的，也是檔案工作實(shí)現(xiàn)自身社會價值的必然途徑?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出要深化和拓展檔案利用服務(wù)，進(jìn)一步提高用戶認(rèn)知度和用戶滿意度。作為黨校開展各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和存儲中央、省市重要文獻(xiàn)資料及全省干部培訓(xùn)資料的重要寶庫，省級黨校的檔案工作是黨校黨政、教學(xué)、科研、管理等獲取全方位信息利用服務(wù)的基本保障。但重管理、輕利用，檔案需求不斷增長與開發(fā)利用不夠充分的矛盾依舊存在，并隨著網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的快速發(fā)展和信息觀念的不斷更新日益凸顯。以天津市委黨校為視角，通過挖掘和分析省級黨校檔案利用服務(wù)中存在的問題，提出切實(shí)可行的對策來強(qiáng)化黨校檔案的利用服務(wù)功能，將“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，是當(dāng)前省級黨校檔案工作的重要職責(zé)和使命。

一、天津市委黨校檔案工作的基本情況介紹

天津市委黨校是天津市黨員領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)的主渠道、主陣地，也是服務(wù)政府和地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要智庫。天津市委黨校擁有大量的文件資料檔案、行政檔案和教學(xué)科研檔案。據(jù)調(diào)研，天津市委黨?，F(xiàn)有檔案17129卷，共計27840件。其中永久保存的9298卷，共計11996件;長期保存的9711卷，共計9840件;短期保存的有273卷，共計8157件。檔案類別涵蓋黨政類、教學(xué)類、科研類、出版類、基建類、設(shè)備類、會計類、照片類、音像類、實(shí)物類、磁性類和中央、市委的文件資料類等12大類。

黨校領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作。黨校設(shè)有專門放置各類檔案的檔案室、校史展示室和日常服務(wù)檔案查詢的接待室。檔案的日常管理、維護(hù)和查詢服務(wù)也有專門人員負(fù)責(zé)。目前，為配合“智慧校園”和“高質(zhì)量紅色學(xué)府”的建設(shè)目標(biāo)，黨校檔案工作也在“智慧校園”總體建設(shè)規(guī)劃的統(tǒng)一部署下逐步推進(jìn)信息化和數(shù)字化，并在今年機(jī)關(guān)數(shù)字檔案示范單位的評選中以96.6分的高分成為天津市第二家機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室示范單位。

二、天津市委黨校檔案開發(fā)利用工作中存在的問題

從整體看，黨校的檔案種類、數(shù)量較多，收集和整理工作井然有序，信息化、數(shù)字化建設(shè)也在逐步推進(jìn)。但從細(xì)處來看，特別是檔案的開發(fā)利用服務(wù)來看，情況卻不容樂觀。

（一）檔案的利用主體單一，利用率低

黨校檔案工作主要為全校和區(qū)縣黨校的全體教師提供檔案查詢服務(wù)。但在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，許多老師包括本校的老師并不知道檔案室的具體辦公地點(diǎn)，也不清楚檔案室能夠提供哪些服務(wù)。目前，檔案的利用主體多是之前在黨?；蚴菂^(qū)黨校接受函授教育或在職研究生教育的學(xué)員，查詢的檔案內(nèi)容和范圍也多是教學(xué)類的學(xué)歷驗(yàn)證查詢。檔案的功能基本停留在“存”上，即檔案的收集、整理和保管上，“展”和“用”的功能都較低，沒有發(fā)揮檔案為教學(xué)、科研、資政提供信息支撐和輔助的功能。

（二）提供的檔案利用形式單一

隨著計算機(jī)和移動網(wǎng)絡(luò)的普及和應(yīng)用，人們獲取信息的渠道和交流信息的方式都發(fā)生了巨大的變化，手機(jī)和電腦越來越成為人們獲取信息的主要途徑。黨校雖然已實(shí)行無紙化辦公，有自己的專有網(wǎng)站，但提供檔案查詢的方式卻非常落后，只有到校查詢一種，沒有開辟如網(wǎng)絡(luò)或微信等民眾更加青睞的新型查詢方式。檔案管理的模式也沿用傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式，依舊采用備案卷目錄、全引目錄、專題卡片等檢索工具進(jìn)行人工調(diào)閱檢索。因此，在天津市大規(guī)模排查干部學(xué)歷的工作中，黨校的檔案查閱服務(wù)一時難以應(yīng)對近十二萬五千份的干部學(xué)歷查驗(yàn)需求，即使加班加點(diǎn)、緊急增調(diào)人手也天天出現(xiàn)嚴(yán)重的排隊(duì)等候和不能臨近預(yù)約等現(xiàn)象，一些檔案資料在被反復(fù)調(diào)閱的過程中也出現(xiàn)了不可避免的磨損和損壞等情況。

（三）檔案信息化建設(shè)滯后，信息資源不互通

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公、無紙化交易越來越普遍，檔案工作也正經(jīng)歷從紙質(zhì)到電子，從實(shí)體到數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。檔案信息化、數(shù)字化就是這個變革中的必經(jīng)過程。當(dāng)前，伴隨智慧校園的總體部署，黨校已制定檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃。但由于制定時間較晚，檔案數(shù)量太多，人手嚴(yán)重不足，檔案經(jīng)費(fèi)有限等諸多因素影響，目前檔案數(shù)字化工作只能對教學(xué)類檔案中的學(xué)歷信息進(jìn)行掃描和錄入，信息化建設(shè)也只能進(jìn)行學(xué)歷查詢系統(tǒng)的開發(fā)。其他類別的電子檔案資源不僅不能實(shí)現(xiàn)多部門間的互聯(lián)互通和實(shí)時的在線歸檔、在線移交與接收，在移交時還要將電子檔案打印成紙質(zhì)檔案才能完成歸檔和存儲工作。

（四）服務(wù)意識欠缺，檔案資源開發(fā)不足

檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)屬性。黨校歷來重視檔案的保密和管理工作，嚴(yán)格遵照保密條例限制文件的查閱資格和范圍。但并不是所有檔案資料都有這個限制。受傳統(tǒng)檔案封閉和半封閉管理模式的影響，黨校對檔案利用工作重視不足，缺乏對檔案利用的基本宣傳和主動服務(wù)、主動開發(fā)的意識。除了檔案人員，黨校的教職工對檔案的印象都比較模糊，只知道許多檔案有密級，查閱手續(xù)不僅繁瑣，還要承擔(dān)泄密的風(fēng)險，幾乎沒人會去關(guān)注和查閱檔案。這就造成黨校大量的檔案資源 “存而無用”，既沒有專業(yè)人員的系統(tǒng)開發(fā)，也不能通過教師的智慧轉(zhuǎn)化成活的信息和有價值的諫言。檔案的利用服務(wù)基本處于“等客上門”的被動狀態(tài)，檔案深層次的價值沒有被挖掘出來。受此影響，黨校的教職工在日常工作中也沒有養(yǎng)成分類整理和分類歸檔的習(xí)慣，許多本應(yīng)留存的重要信息被隨手丟棄或處理，一些檢查用的表格反倒被整理成冊，作為重要的資源歸檔建檔。

三、提高黨校檔案開發(fā)利用服務(wù)的現(xiàn)實(shí)路徑

（一）加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識

檔案利用是檔案工作的核心，想要提高檔案利用率，就要先做好檔案的宣傳和服務(wù)工作。作為檔案的主管部門，檔案室要主動承擔(dān)起檔案的宣傳責(zé)任，既要強(qiáng)化自身的服務(wù)意識，做到主動宣傳、主動服務(wù)、“引客上門”，也要學(xué)會借腦、借力、借勢宣傳。一方面，可以和黨校的網(wǎng)絡(luò)部、校史辦、圖書館等部門合作，借助黨校自身的網(wǎng)站優(yōu)勢和智慧校園的建設(shè)規(guī)劃，在黨校網(wǎng)站的主頁、微信主頁和校史館、圖書館的醒目位置設(shè)置檔案專欄，既積極宣傳檔案工作，也提供檔案在線查詢服務(wù)，幫助大家逐漸消除對檔案的神秘感和距離感，提高檔案在黨校的關(guān)注度和影響力。另一方面，要擴(kuò)大檔案的宣傳渠道，豐富宣傳形式和內(nèi)容?？梢越柚v座、檔案展示、檔案日、現(xiàn)場咨詢、微信每日推送、院校專刊、微視頻等形式積極宣傳黨校檔案的收集、整理、保管、查詢使用和注意事項(xiàng)，幫助大家了解和掌握檔案的歸檔建檔、查詢使用和保密要求，不斷提高黨校全體教職員工整體的檔案意識和檔案法制意識。

（二）加快信息化建設(shè)，用活用好檔案資源

檔案信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時全面、簡單快速的收集和轉(zhuǎn)化，節(jié)省歸檔建檔查檔時間，減少檔案人員的重復(fù)勞動，便與加工利用，方便查找提取，不僅可以極大豐富可收集利用的檔案資源，確保檔案的準(zhǔn)確性和完好度，也便于檔案的開發(fā)利用和成果的快速成型。當(dāng)前，黨校正處在 “智慧校園”的建設(shè)期，檔案信息化一定要利用好這個機(jī)會，主動推動黨校檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。一方面，主動和天津市檔案局尋求合作，充分利用對方的信息化技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)驗(yàn)，共同開發(fā)和利用黨校的檔案資源，并結(jié)合黨校實(shí)際制定一套能夠支撐檔案管理和服務(wù)的信息化管理制度，不斷推動黨校檔案資源的信息化、數(shù)字化。同時以院?；驒n案局咨政課題的形式出資支持和鼓勵教師主動開發(fā)和利用黨校的檔案資源，在不違背檔案保密條例的基礎(chǔ)上，盡可能地將黨校的檔案資源轉(zhuǎn)化成教學(xué)或科研資源，不斷推動“死檔案”向“活信息”“ 檔案庫”向“思想庫”的轉(zhuǎn)化。另一方面，要面向全體教職員工和學(xué)員開發(fā)諸如網(wǎng)頁版、微信版、手機(jī)APP等可以隨時隨地在線查詢和下載打印的檔案在線服務(wù)形式，方便教師和學(xué)員多途徑地獲取想要的檔案信息。同時，充分運(yùn)用VR/AR技術(shù)或具有3D感互動界面的網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)全方位、多角度的展現(xiàn)黨校檔案的開發(fā)成果，在提高檔案利用服務(wù)的趣味性、體驗(yàn)性、互動性的同時不斷吸引和挖掘黨校檔案的潛在利用主體。

（三）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，從源頭整合檔案資源

黨校的檔案工作一般由辦公室牽頭，組織人事處、教務(wù)處、科研處、學(xué)員處等多個職能部門共同負(fù)責(zé)。平時，各個部門的檔案信息互不分享，彼此獨(dú)立，只有年底歸檔時，各個職能部門才會依照學(xué)校的統(tǒng)一部署將紙質(zhì)檔案交由檔案室統(tǒng)一管理，電子檔案依舊由各個職能部門自己留存。檔案重復(fù)收集、重復(fù)建立的現(xiàn)象在所難免，檔案資源呈現(xiàn)“各自為政”的信息孤島狀態(tài)。特別是當(dāng)前，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和無紙化辦公的普及和應(yīng)用，黨校電子文件的產(chǎn)生速度和產(chǎn)生數(shù)量都急劇增加，電子檔案的利用需求不斷增多，但檔案重復(fù)收集、重復(fù)建立，無處查詢、查詢不便的問題卻更加突出。只有構(gòu)建和開發(fā)黨校檔案管理系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)庫，從源頭上整合黨校的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享，才能解決黨校檔案信息資源“各自為政”“存而不用”的問題。首先，要建立全省統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，打通各個職能部門和省區(qū)縣黨校的檔案信息聯(lián)系渠道，由檔案管理系統(tǒng)自動完成各個職能部門和黨校零散電子文件的收集和整合。黨校和各個職能部門要密切配合，確定好檔案管理系統(tǒng)的專用人員，嚴(yán)格依照檔案管理系統(tǒng)的要求廣泛收集，及時上傳檔案信息，盡可能的做到應(yīng)收盡收、全面覆蓋，應(yīng)傳盡傳、及時規(guī)范。其次，要系統(tǒng)開發(fā)黨校檔案信息數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中存儲、分類管理和數(shù)據(jù)共享，共同推動黨校檔案信息的存量數(shù)字化、增量電子化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

（四）強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案信息化、數(shù)字化提供智力支持

黨校專門從事檔案工作的專業(yè)人員較少，除了長期負(fù)責(zé)檔案管理的兩名老師外，其他檔案人員多是從其他部門臨時借調(diào)過來幫忙進(jìn)行學(xué)員學(xué)歷認(rèn)證工作的輪值人員，人員數(shù)量和輪值時間都不固定。而長期負(fù)責(zé)檔案管理的兩名老師除了檔案工作外，還要兼顧其他工作。這也是黨校檔案數(shù)字化進(jìn)程較慢，檔案服務(wù)形式單一的主要原因。做好檔案工作，關(guān)鍵在人。當(dāng)前，黨校檔案工作急需熟悉檔案知識、計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和數(shù)據(jù)庫知識的復(fù)合型人才來為黨校檔案信息化和數(shù)字化提供智力支持和運(yùn)行保障。因此，黨校必須要高度重視檔案隊(duì)伍建設(shè)，積極通過校內(nèi)崗位調(diào)整或是公開招聘等形式，廣泛吸納既熱愛檔案事業(yè)又熟悉計算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)型、復(fù)合型人才來充實(shí)黨校的檔案隊(duì)伍。同時，黨校要不斷加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育、思想教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，不斷提升現(xiàn)有專兼職檔案隊(duì)伍的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，進(jìn)一步強(qiáng)化“以人為本、服務(wù)為先”的檔案發(fā)展原則，通過定人，定編、定崗、定計劃的方式進(jìn)一步明確和細(xì)化檔案人員的職責(zé)分工，不斷提升黨校利用服務(wù)的能力和水平。

四、結(jié)語

檔案利用是檔案工作的根本目的和價值，既是推動檔案工作不斷向前發(fā)展最有力的、最活躍的因素，也是檢驗(yàn)整個檔案工作諸方面好、壞、優(yōu)、劣的測試標(biāo)尺和客觀標(biāo)準(zhǔn)。只有真正重視檔案開發(fā)利用工作，認(rèn)真分析查找并切實(shí)解決影響檔案開發(fā)利用和滿足檔案需求不斷增長的深層次原因，深入挖掘黨校檔案資源的巨大潛能 ，才能促進(jìn)黨校檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮黨校檔案的資源優(yōu)勢和服務(wù)社會、服務(wù)民眾、服務(wù)教科咨的基礎(chǔ)性和支撐性作用。

基金項(xiàng)目：2018年天津市檔案調(diào)研課題“中共天津市委黨校檔案管理中需求與開發(fā)利用研究”階段性成果

（作者單位：中共天津市委黨校）