第七章 ?企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.3 類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。

類別號(hào)即檔案類目號(hào)，是表示檔案類別的一組代號(hào)。類別號(hào)的編制：編制類別號(hào)就是依據(jù)企業(yè)檔案分類劃定的類目層次，對(duì)各級(jí)類目給定一個(gè)特定的字母或數(shù)字，并用一定的間隔符號(hào)標(biāo)明其各級(jí)類目層次關(guān)系的過程。類別號(hào)主要有四個(gè)作用：一是可以標(biāo)明企業(yè)檔案的分類層次;二是可以反映企業(yè)檔案分類各級(jí)類目?jī)?nèi)容;三是可以固定類目在分類層次中的位置與排列順序;四是在組織企業(yè)檔案分類目錄時(shí)，固定各級(jí)類目在目錄中的位置與排列順序。企業(yè)檔案類別號(hào)的編制方法沒有作統(tǒng)一要求，但是提出了兩種可以參考的標(biāo)識(shí)方法：

1.類別號(hào)采用漢語拼音或英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號(hào)方法。就是基本大類或二級(jí)類目采用漢語拼音或英文字母標(biāo)識(shí)，用漢語拼音或英文字母順序反映類目順序;二級(jí)或三級(jí)以下的類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，用數(shù)字的位數(shù)反映類目層次。

2.類別號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號(hào)方法。就是統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字來標(biāo)識(shí)企業(yè)檔案分類中各級(jí)類目的級(jí)位和排列順序。

實(shí)際工作中，混合編號(hào)的方法在企業(yè)中應(yīng)用較為普遍。如，一級(jí)類目的黨群工作類設(shè)定用A作標(biāo)識(shí)，則其二級(jí)類目中的組織工作類即用A02作標(biāo)識(shí)，其三級(jí)類目中的組織管理類則用A02.01或A02-01作標(biāo)識(shí)。等等，依此類推。

2003年，國(guó)家檔案局下發(fā)了《關(guān)于企業(yè)執(zhí)行〈科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求〉和〈歸檔文件整理規(guī)則》的意見》，對(duì)企業(yè)檔案立卷改革工作提出了一些具體要求，提出年歸檔量較少的企業(yè)可將黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等四大類合并為一大類，暫稱為“管理類”。自此，為便于企業(yè)檔案與機(jī)關(guān)檔案檔號(hào)的統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，尤其是為便于企業(yè)檔案進(jìn)地方綜合檔案館后的統(tǒng)一管理，企業(yè)檔案類別號(hào)發(fā)生了一些變化。目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目號(hào)多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫，即管理—GL、產(chǎn)品類—CP、科學(xué)技術(shù)研究類—KY、基本建設(shè)類—JS、設(shè)備儀器類—SB、會(huì)計(jì)檔案類—KJ、干部職工檔案類—ZG;二級(jí)及二級(jí)以下類別號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，其中產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案其項(xiàng)目有代號(hào)的，優(yōu)先采用代號(hào)（型號(hào)）進(jìn)行編寫，無代號(hào)的，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。

7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號(hào)。

排列：指全宗檔案在分類基礎(chǔ)上進(jìn)行的排列。企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時(shí)也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要。企業(yè)檔案實(shí)體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排。

1.管理類檔案的排列

經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理等管理類檔案，可以按大類分年度、保管期限排列，也可以按年度分大類排列。如，按大類——年度——保管期限——屬類——問題——案卷排列，或按年度——保管期限——大類（機(jī)構(gòu)）——屬類——時(shí)間排列（按件整理時(shí)）。其中會(huì)議文件、案件文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性較強(qiáng)的檔案應(yīng)集中排列。會(huì)計(jì)類檔案可以按大類分屬類分年度排列;大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類分屬類以姓氏筆劃或部門或工號(hào)順序排列，小型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。（應(yīng)在每一職工檔案內(nèi)，首先按其歸檔范圍的十大類順序排列，在各大類內(nèi)再按文件形成時(shí)間順序排列。）

2.科技類檔案的排列

（1）產(chǎn)品類檔案可以按大類分系列、型號(hào)排列，系列或型號(hào)內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。

（此部分未完待續(xù)）