王博 金花玉

一、存貨內(nèi)部控制的概述

（一）中小企業(yè)的內(nèi)涵

中小企業(yè)，是指在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的，人員規(guī)模、經(jīng)營(yíng)規(guī)模相對(duì)較小的企業(yè)，包括中型企業(yè)、小型企業(yè)和微型企業(yè)。

（二）存貨內(nèi)部控制的內(nèi)涵

存貨是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中以出售為目的而持有的、在生產(chǎn)活動(dòng)中所耗用的各項(xiàng)物資。通常情況下，存貨在企業(yè)資產(chǎn)中所占比例通常為40%-60%，因此，存貨內(nèi)部控制在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)中就顯得十分重要了。

存貨內(nèi)部控制主要包含兩個(gè)部分，一是控制存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)程序，按照存貨的來源和去向具體拆分為如采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)出、備案等等的步驟，對(duì)每一個(gè)步驟設(shè)置其職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容、職責(zé)規(guī)范、追責(zé)及監(jiān)督程序;二是控制存貨的價(jià)值流轉(zhuǎn)記錄程序，以財(cái)務(wù)部門為核心，在到賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符的基礎(chǔ)上，從原材料的采購(gòu)、庫管、領(lǐng)用、盤存等方面配合管理層進(jìn)行相應(yīng)制度的設(shè)計(jì)。

（三）存貨內(nèi)部控制的意義

一個(gè)企業(yè)存貨的多少體現(xiàn)著一個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，甚至關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，因此存貨內(nèi)部控制意義非凡：一是可以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)需求的變化，按照經(jīng)濟(jì)規(guī)律、市場(chǎng)走勢(shì)實(shí)施準(zhǔn)確生產(chǎn)，例如企業(yè)對(duì)JIT的學(xué)習(xí)與運(yùn)用;二是有利于保護(hù)或維持企業(yè)現(xiàn)金流的安全，因?yàn)榇蠖鄶?shù)中小企業(yè)的死亡都與現(xiàn)金流斷裂有關(guān);三是加速了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，減少了存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)，使得企業(yè)增加獲利。

二、中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

通過深入的市場(chǎng)調(diào)研與審慎的研究，本文選取了DH鋼鐵有限公司和KW醫(yī)療機(jī)械有限公司作為案例，通過對(duì)比研究，能夠得到中小企業(yè)的通病。

（一）DH公司與KW公司存貨內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

DH公司存貨內(nèi)部控制包含控制存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)程序與控制存貨的價(jià)值流轉(zhuǎn)記錄程序。因?yàn)樵撈髽I(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)是鋼材銷售，所以控制存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)程序涉及存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)出，而控制存貨的價(jià)值流轉(zhuǎn)記錄程序主要是依據(jù)財(cái)務(wù)部門獲得的收發(fā)憑證，人員報(bào)銷費(fèi)用等與存貨有關(guān)的、記錄在案的單據(jù)為主。

KW公司內(nèi)部控制同樣包含控制存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)程序與控制存貨的價(jià)值流轉(zhuǎn)記錄程序。該公司負(fù)責(zé)心腦血管疾病所需醫(yī)療器械的生產(chǎn)制造，所以控制存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)程序與DH公司相比在儲(chǔ)存環(huán)節(jié)之后多了生產(chǎn)環(huán)節(jié)，而在控制存貨的價(jià)值流轉(zhuǎn)記錄程序基本一致。

（二）DH公司與KW公司存貨內(nèi)部控制存在的問題

1.存貨內(nèi)部控制環(huán)境

（1）內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)尚未設(shè)立或無實(shí)質(zhì)權(quán)力。DH公司管理的層次主要分為三層，公司是典型的垂直管理結(jié)構(gòu)，未設(shè)立內(nèi)控部門，僅由由部門經(jīng)理行使部分內(nèi)控職權(quán);KW公司采用矩陣制的公司結(jié)構(gòu)，在部門建設(shè)方面相對(duì)全面，但在部門權(quán)力方面，內(nèi)控部門基本被架空，形同虛設(shè)。

（2）缺乏橫向監(jiān)督制度。DH公司采購(gòu)部門除了負(fù)責(zé)存貨采購(gòu)以外，還兼有銷售存貨的任務(wù)，采購(gòu)經(jīng)理不僅是采購(gòu)經(jīng)理，還肩負(fù)銷售經(jīng)理的責(zé)任，這種狀態(tài)不符合企業(yè)內(nèi)部控制制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置銷售部門，從而使采購(gòu)部與銷售部形成相互牽制，相互監(jiān)督的關(guān)系。反觀KW公司，各部門雖然各司其職，但對(duì)于關(guān)聯(lián)部門如采購(gòu)部與生產(chǎn)部，一榮俱榮，一損俱損，兩部門勾結(jié)在一起，無法形成部門間的牽制。

2.存貨流轉(zhuǎn)

（1）存貨采購(gòu)過量。DH公司存貨采購(gòu)沒有計(jì)劃性，只是根據(jù)行業(yè)狀況來斷定企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要，往往預(yù)先留存大量存貨;KW公司采購(gòu)渠道狹窄，采購(gòu)時(shí)只多不少，加之存貨訂單訂貨量少，銷售速度較為緩慢，造成了存貨積壓。

（2）存貨存儲(chǔ)體系不健全。DH公司在日常經(jīng)營(yíng)中缺乏存貨存儲(chǔ)方面的認(rèn)識(shí)。具體來說：一是倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施投入不足。公司的存貨全部為鋼材，企業(yè)存儲(chǔ)設(shè)施相對(duì)簡(jiǎn)陋，采取純?nèi)斯す芾淼姆绞?，沒有配備電子化的辦公設(shè)施，防火、防潮等必要全措施設(shè)置相對(duì)簡(jiǎn)單。對(duì)于KW公司來講，倉(cāng)儲(chǔ)保管人員短缺，庫管人員的工作量較大，而人數(shù)相對(duì)較少，不能形成相互監(jiān)督機(jī)制，不利于存貨相關(guān)工作的進(jìn)行。

三、加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制的措施

多方研究發(fā)現(xiàn)，綜合上述案例的研究，較大程度上體現(xiàn)了中小企業(yè)所具備的問題，對(duì)此，本文列出了中小企業(yè)在改善存貨內(nèi)部控制上的具體措施，以便企業(yè)度過難關(guān)，增強(qiáng)效益。

（一）建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

公司應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)符合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的企業(yè)文化，讓全體員工從內(nèi)心深處樹立內(nèi)部控制觀念，這有利于企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施與執(zhí)行。

（二）設(shè)置專人對(duì)存貨情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

企業(yè)面對(duì)市場(chǎng)激烈的變化，只依靠個(gè)別管理者來判斷并指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為具有風(fēng)險(xiǎn)性，因此，企業(yè)可以通過聘任首席風(fēng)險(xiǎn)官等具有類似功能的人才幫助企業(yè)判斷風(fēng)險(xiǎn)走向，以趨利避害。

（三）采取科學(xué)合理的存貨內(nèi)部控制制度

1.存貨的采購(gòu)控制

（1）采購(gòu)計(jì)劃。存貨的采購(gòu)必須建立采購(gòu)的計(jì)劃，確保存貨數(shù)量符合日常經(jīng)營(yíng)行為的需要，避免存貨的積壓、損耗、浪費(fèi)。

（2）采購(gòu)合同?？傮w上，在采購(gòu)計(jì)劃的框架下訂立采購(gòu)合同;具體上，有采購(gòu)員按照采購(gòu)合同上的內(nèi)容上計(jì)劃采購(gòu)存貨的類型、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、日期等內(nèi)容嚴(yán)格執(zhí)行，不得為簽訂合同而擅自做出超越其職權(quán)的決定。

（3）存貨的驗(yàn)收和入庫。為了滿足倉(cāng)儲(chǔ)工作的順利完成，公司應(yīng)當(dāng)增加倉(cāng)儲(chǔ)人員數(shù)量，按崗位職責(zé)，賦予每個(gè)人不同的工作內(nèi)容，保證存貨的采購(gòu)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、類型滿足采購(gòu)合同的內(nèi)容。

（4）對(duì)記賬憑證所記載事項(xiàng)進(jìn)行審核并留痕。財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商提供的發(fā)票后不僅要確認(rèn)發(fā)票所記載內(nèi)容是否與采購(gòu)合同相符，還有與倉(cāng)儲(chǔ)部門所記錄的商品驗(yàn)收單進(jìn)行對(duì)比，確保真實(shí)。

2.存貨的入庫控制

（1）嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收程序。庫管人員根據(jù)供貨方提供的供貨清單與其收到的驗(yàn)收清單相對(duì)比，對(duì)質(zhì)量合格、種類和規(guī)格符合要求的存貨進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于質(zhì)量有瑕疵、規(guī)格與種類不符合驗(yàn)收清單序列的，應(yīng)及時(shí)辦理退貨或索賠，對(duì)于超過計(jì)劃數(shù)量和時(shí)間的存貨一律禁止入庫。

（2）協(xié)商取得供應(yīng)商定時(shí)送貨。由于公司倉(cāng)儲(chǔ)部門工作人員人數(shù)有限，管理工作又各不相同，按時(shí)收到存貨有利于工作人員工作任務(wù)的分配。

3.存貨發(fā)出的控制

（1）存貨銷售審批。銷售部門向倉(cāng)儲(chǔ)部門做出通知要求發(fā)出存貨之前，要得到上級(jí)主管人員的簽字以取得發(fā)貨許可，之后倉(cāng)儲(chǔ)部門收到許可通知書后方可辦理發(fā)出存貨，就發(fā)出存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格填制材料卡片，并經(jīng)材料會(huì)計(jì)記賬后隨匯總表定期送到財(cái)務(wù)部門。

（2）存貨稽核。財(cái)務(wù)部門會(huì)不定期對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)部門的資料管理處進(jìn)行核查，審核采購(gòu)單、領(lǐng)料單、核對(duì)收發(fā)單據(jù)和庫存臺(tái)賬，檢查庫管人員是否按照企業(yè)制度、程序進(jìn)行收發(fā)存貨。

4.存貨的盤點(diǎn)狀況

倉(cāng)儲(chǔ)部門要定時(shí)定點(diǎn)地完成存貨盤點(diǎn)工作，內(nèi)控部門通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的監(jiān)控，制定出每月的存儲(chǔ)量。

5.加強(qiáng)存貨的不相容職務(wù)控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨的來源與去向，分別設(shè)立多個(gè)職位，職權(quán)各不相同，避免一身兼多職的現(xiàn)象產(chǎn)生。

（四）建立存貨管理的信息溝通制度

企業(yè)推進(jìn)ERP存貨管理子系統(tǒng)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)存貨采購(gòu)、存儲(chǔ)、出庫等信息在供應(yīng)鏈各個(gè)環(huán)節(jié)參與者之間的資源共享，提高了工作效率。

（五）加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制的檢查與監(jiān)督

設(shè)置存貨監(jiān)管部門，有了監(jiān)管部門，存貨的管理就擺脫了以往一人獨(dú)大的管理狀況，企業(yè)管理體制得到了進(jìn)一步完善，內(nèi)部控制擁有了組織的保障。

1.內(nèi)控部門不受任何部門管轄

存貨內(nèi)部控制部門對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，該部門對(duì)存貨的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、出庫有權(quán)進(jìn)行控制、監(jiān)督和管理。

2.專職內(nèi)部控制工作

（1）制定存貨內(nèi)部控制的方案和計(jì)劃，并組織實(shí)施。

（2）定期向管理層報(bào)告內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問題提供建議。

（3）監(jiān)督與存貨相關(guān)的部門內(nèi)控程序的執(zhí)行情況。

（4）根據(jù)內(nèi)部控制程序的變化，及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。

四、結(jié)語

存貨內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者來說具有重大的意義，它的好壞關(guān)乎企業(yè)的運(yùn)行成本與效率。只有建立科學(xué)的、高效的存貨內(nèi)控制度，全員共同努力，嚴(yán)格遵守內(nèi)控制度，存貨的管理水平才能到達(dá)一個(gè)新臺(tái)階;只有借助量身打造的存貨內(nèi)控制度，合理使用內(nèi)部資源，充分利用外部資源，才能使企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值和效益。（作者單位：山西大華通匯文化交流有限公司、長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)）