劉進(jìn)蓮

摘 要：差旅費(fèi)指出差員工在出差期間所在支出的一切在公司規(guī)定范圍內(nèi)的各項(xiàng)費(fèi)用。本文主要基于差旅費(fèi)的報(bào)銷制度，具體從差旅費(fèi)報(bào)銷范圍、報(bào)銷流程、現(xiàn)如今差旅費(fèi)在報(bào)銷制度上存在的問題等，提出如何有效提升差旅費(fèi)報(bào)銷效率的建議以及相關(guān)對(duì)策，希望為各類企業(yè)單位提供有效的理論參考。

關(guān)鍵詞：員工出差? 差旅費(fèi)報(bào)銷? 報(bào)銷規(guī)范

差旅費(fèi)作為企業(yè)費(fèi)用管理中一項(xiàng)重要核算內(nèi)容，雖然占據(jù)企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用管理比例較小，但碰到經(jīng)常出差的企業(yè)及員工，差旅費(fèi)則與職工的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，同時(shí)，企業(yè)對(duì)差旅費(fèi)的審核報(bào)銷工作也是體現(xiàn)財(cái)務(wù)部門執(zhí)行企業(yè)財(cái)務(wù)制度的重要直尺，一旦稍有偏差，員工與企業(yè)之間就很容易產(chǎn)生矛盾。因此，設(shè)定合理、科學(xué)的財(cái)務(wù)制度、差旅費(fèi)管理制度、財(cái)務(wù)審核制度等，對(duì)減少企業(yè)與出差員工矛盾，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理，提升財(cái)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量有著非常重要的意義。

一、差旅費(fèi)報(bào)銷范圍及具體意義

公司員工在出差過程中花費(fèi)的差旅費(fèi)主要包括：車票費(fèi)用、住宿費(fèi)用、伙食費(fèi)用、辦公費(fèi)用等等。企業(yè)實(shí)行有效的差旅費(fèi)管理，不僅法關(guān)系著企業(yè)的直接利益，企業(yè)各種費(fèi)用的合理指出，也是保障企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行的重要因素。同時(shí)，不同公司或部門的差旅費(fèi)規(guī)定以及具體開支范圍規(guī)定都是不同的，各個(gè)企業(yè)必須依據(jù)自身經(jīng)營模式，制定合理的規(guī)章制度，通過完善企業(yè)內(nèi)部差旅費(fèi)管理，從而達(dá)到節(jié)約成本支出，提升企業(yè)經(jīng)營效率的目標(biāo)。

二、實(shí)際出差過程中差旅費(fèi)報(bào)銷流程

對(duì)于企業(yè)而言，若其內(nèi)部出差員工對(duì)出差費(fèi)用的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度不夠了解，那么就給財(cái)務(wù)部門帶來了較多的工作量以及費(fèi)用報(bào)銷過程中的各種工作麻煩。因此，為了讓企業(yè)出差員工更能清晰的掌握出差費(fèi)用財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，本文主要對(duì)報(bào)銷流程進(jìn)行了具體分析：

（一）確認(rèn)出差事實(shí)

企業(yè)員工在確認(rèn)出差事實(shí)時(shí)，首先要經(jīng)過相關(guān)部門主管及經(jīng)理的出差審批，并分析此次出差任務(wù)的必要性及合理性，在確認(rèn)后，公布出差計(jì)劃，包括地點(diǎn)、時(shí)間、出差目的等一系列信息。需要出差的員工通過審批后，在實(shí)際出差時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)的出差流程。

（二）先行墊用出差費(fèi)用

在出差事件完成前，所有出差事項(xiàng)都是未進(jìn)行或正在進(jìn)行時(shí)，因此相關(guān)的差旅費(fèi)也只是一個(gè)預(yù)估值。基于以上特點(diǎn)，我國大部分的企業(yè)，甚至事業(yè)單位都在實(shí)施“員工先行墊付費(fèi)用，出差完畢回程后依據(jù)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷”的制度。這種制度下，就需要企業(yè)出差員工對(duì)自己的出差行程有一個(gè)合理的、科學(xué)的規(guī)劃，例如：盡量依據(jù)公司規(guī)定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)選擇出差出行費(fèi)用、住宿酒店以及餐飲質(zhì)量等，以免因超過報(bào)銷額度而導(dǎo)致自身經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的導(dǎo)致無法報(bào)銷。

（三）差旅費(fèi)用的報(bào)銷

出差員工在結(jié)束出差任務(wù)后，就差最后的差旅費(fèi)報(bào)銷環(huán)節(jié)了，具體報(bào)銷流程為：首先，出差員工需要向財(cái)務(wù)部門拿到一分“差旅費(fèi)報(bào)銷單”根據(jù)報(bào)銷單上的要求逐一、按實(shí)填寫，在填寫過程中，差旅費(fèi)報(bào)銷一般有著幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，具體如下：

（1）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)主要是依據(jù)出差員工在企業(yè)內(nèi)職業(yè)級(jí)別以及出差地點(diǎn)等規(guī)定可以選擇的交通工具及費(fèi)用，包括住宿費(fèi)用以及伙食費(fèi)用也有所規(guī)定。例如：公司內(nèi)部總經(jīng)理級(jí)別的出差交通工具可選擇飛機(jī)，普通員工可選擇經(jīng)濟(jì)艙;總經(jīng)理級(jí)別出差實(shí)時(shí)報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)用，普通員工市內(nèi)交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為80元/天等等。出差員工在填寫報(bào)銷單時(shí)，應(yīng)依據(jù)自身職位以及相關(guān)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫，以此確定可以給自己報(bào)銷的差旅費(fèi)用。

（2）票據(jù)粘貼：為了方便企業(yè)財(cái)務(wù)部門核對(duì)出差員工支出的差旅費(fèi)，公司一般會(huì)要求員工對(duì)自己出差時(shí)花費(fèi)了交通費(fèi)、住宿費(fèi)、吃飯費(fèi)等進(jìn)行分類和票據(jù)的粘貼，粘貼標(biāo)準(zhǔn)也要復(fù)合清晰、整齊、有效的原則。

（3）負(fù)責(zé)人確認(rèn)：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人要確認(rèn)出差員工所填寫或申請(qǐng)的出差信息是否真實(shí)有效，然后要求出差員工直隸領(lǐng)導(dǎo)對(duì)出差報(bào)銷單進(jìn)行核實(shí)，要求差旅費(fèi)申請(qǐng)應(yīng)做到真實(shí)、合理。

（4）財(cái)務(wù)審核：在對(duì)員工填寫的所有出差費(fèi)用及事項(xiàng)合理合規(guī)后，財(cái)務(wù)人員要對(duì)報(bào)銷材料進(jìn)行進(jìn)一步審核，主要查找一些填寫不規(guī)范、字跡不清晰、表達(dá)不準(zhǔn)確的地方，若發(fā)現(xiàn)不給予報(bào)銷;對(duì)于有涂改、偽造、變更的原始單據(jù)不給予報(bào)銷;對(duì)不規(guī)范的發(fā)票和白條，財(cái)務(wù)人員有權(quán)利拒收且不給予報(bào)銷。

（5）費(fèi)用發(fā)放：企業(yè)財(cái)務(wù)人員在完成核對(duì)檢查出差員工差旅費(fèi)報(bào)銷單后，確認(rèn)有效，應(yīng)按照核定金額采取現(xiàn)金發(fā)放或銀行轉(zhuǎn)賬的形式給予員工費(fèi)用報(bào)銷。

三、差旅費(fèi)管理存在的問題

（一）差旅費(fèi)報(bào)銷模式單一

隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，物價(jià)水平的持續(xù)增高，企業(yè)差旅費(fèi)的報(bào)銷若還停留在多年之前的標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)銷模式過于單一，僅僅限制于發(fā)票、白條等進(jìn)行報(bào)銷，在現(xiàn)代化社會(huì)下就很容易出現(xiàn)發(fā)票作家的情況。就目前來說，我國大多數(shù)的企業(yè)都是實(shí)行著發(fā)票、支付憑證報(bào)銷的模式，在出差員工沒有相關(guān)差旅費(fèi)發(fā)票時(shí)，就不給予報(bào)銷。然而，這種單一化的報(bào)銷方式很容易引發(fā)一些不良行為：一是，出差人員利用職務(wù)之便，在允許報(bào)銷的范圍內(nèi)，利用不正當(dāng)方式獲取較多的單據(jù)與發(fā)票，以此謀取更多的個(gè)人利益;二是，出差員工在出差過程中墊付的辦公雜費(fèi)等，無法取得相關(guān)憑證時(shí)，企業(yè)就不給予報(bào)銷，這樣不僅損害了員工自身的經(jīng)濟(jì)利益，還打擊著員工出差積極性，從而導(dǎo)致出差工作不能高效率的完成。

（二）差旅費(fèi)會(huì)計(jì)核算混亂

據(jù)了解，大部分企業(yè)及相關(guān)單位對(duì)差旅費(fèi)的財(cái)務(wù)核算，并不是將出差人員出差前預(yù)期的借款項(xiàng)和返程后支出項(xiàng)進(jìn)行分開記錄的，相反，會(huì)計(jì)人員為了簡化工作流程，很多都是選擇在出差人員結(jié)束返程后進(jìn)行一次性分析記錄。同時(shí)，若出現(xiàn)一些差旅費(fèi)額度較小的事項(xiàng)時(shí)，企業(yè)或財(cái)務(wù)部門就會(huì)將這些費(fèi)用融入到范圍較大的費(fèi)用中，例如：將餐費(fèi)規(guī)劃到業(yè)務(wù)招待費(fèi)，將小額交通費(fèi)歸納到機(jī)動(dòng)車輛費(fèi)用中。這種核算模式下，財(cái)務(wù)人員在具體核算差旅費(fèi)支出事項(xiàng)時(shí)容易出現(xiàn)混亂，賬目不清的情況，因此導(dǎo)致報(bào)銷單出現(xiàn)一系列漏洞。

（三）審批過程不嚴(yán)格

企業(yè)在差旅費(fèi)管理過程中，還存在審批過程不嚴(yán)格的情況。例如，在填寫報(bào)銷申請(qǐng)單時(shí)，出差人員的職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)容易混淆不清，分管區(qū)域及報(bào)銷地點(diǎn)不明確等問題。包括，車票與訂票費(fèi)沒能分開填寫，只是將兩者費(fèi)用整合在一起;有的住宿費(fèi)未能依照出差行程填寫，日期記錄模糊，甚至有的將一段時(shí)間內(nèi)發(fā)生的住宿費(fèi)整合起來一起填寫，具體金額不明;住宿費(fèi)及交通費(fèi)的票據(jù)未能按照行程順利進(jìn)行整理和粘貼，甚至蓋住實(shí)際金額等諸如以上問題。另外，一些出差員工在報(bào)銷過程中使用的是手撕發(fā)票，當(dāng)有些人對(duì)發(fā)票上價(jià)格進(jìn)行修改時(shí)，審核卻未能發(fā)現(xiàn)問題等等。這種情況下，企業(yè)財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷工作不規(guī)范，很容易給企業(yè)增加經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

四、優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷流程和制度的建議策略

（一）建立健全完善的內(nèi)部控制制度，明確人員職責(zé)

企業(yè)通過健全內(nèi)部授權(quán)審批責(zé)任制以及內(nèi)控制度，規(guī)范差旅費(fèi)的報(bào)銷流程，例如，在查閱報(bào)銷單據(jù)時(shí)，設(shè)置分管領(lǐng)導(dǎo)簽批制度，目的是為了審核和控制：是否有著超越權(quán)限越權(quán)審批，是否有不符合審批權(quán)利的現(xiàn)象，完善對(duì)出差人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出差項(xiàng)目等進(jìn)行確認(rèn)及審批的制度;明確財(cái)務(wù)人員職責(zé)權(quán)限，要求能識(shí)別真實(shí)票據(jù)，能有效核實(shí)差旅費(fèi)報(bào)銷單，有效整合各類單據(jù)的能力。簽批領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)財(cái)務(wù)人員各司其職，各自做好職責(zé)工作，層層把控差旅費(fèi)的審核和報(bào)銷，才能共同控制并優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷制度。

（二）提高會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平

要求企業(yè)財(cái)務(wù)人員應(yīng)具備實(shí)事求是、堅(jiān)持原則、各盡其職的品格和態(tài)度，會(huì)計(jì)部門也要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，在差旅費(fèi)報(bào)銷過程中要求會(huì)計(jì)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，不搞特殊化，不搞隨意化。例如，在差旅費(fèi)報(bào)銷單上應(yīng)注明出差人員、出差地點(diǎn)、出差時(shí)間，報(bào)銷要符合公司規(guī)定并且說民原因，對(duì)一些有退票行為的，要標(biāo)注退票原因，并有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門審核簽字確認(rèn)，若無法遵循以上規(guī)定，會(huì)計(jì)人員因拒絕報(bào)銷。此外，會(huì)計(jì)人員在報(bào)銷過程中若遇到住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)問題，應(yīng)主動(dòng)查閱出差當(dāng)?shù)鼐频晗M(fèi)水平，再結(jié)合公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，按照實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。會(huì)計(jì)人員要具備鑒別真假發(fā)票，網(wǎng)上核實(shí)發(fā)票的基本技能，以此避免假發(fā)票的流入。對(duì)于長期借款不還的老賴，會(huì)計(jì)人員要本著“前賬不清，后賬不借”的辦公原則領(lǐng)隊(duì)無理由拒不還款者，應(yīng)對(duì)其采取獎(jiǎng)金扣除，工資補(bǔ)入的做法，以便后續(xù)開展財(cái)務(wù)核算或報(bào)銷時(shí)能順利進(jìn)行。

五、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)的差旅費(fèi)管理作為內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的一部分，建立健全科學(xué)、合理的差旅費(fèi)管理制度和報(bào)銷體系對(duì)企業(yè)的正常經(jīng)營和發(fā)展是非常有必要的。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層來說，在差旅費(fèi)報(bào)銷過程中應(yīng)加大審核力度，保證初期審核報(bào)銷單的真實(shí)性，對(duì)于會(huì)計(jì)人員來講，在進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢查并發(fā)現(xiàn)報(bào)銷單上存在的問題，嚴(yán)格控制不規(guī)范報(bào)銷單的出現(xiàn)。對(duì)于企業(yè)職工來說，應(yīng)提升主人公意識(shí)，本著為節(jié)約成本、減少浪費(fèi)的理念，在出差過程中規(guī)范資金支出行為，三方應(yīng)共同努力，從而共同促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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