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        大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理發(fā)展的思考

        2019-05-14 10:56:52劉玥吳園園
        科技資訊 2019年4期
        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)檔案管理發(fā)展

        劉玥 吳園園

        摘 要:隨著我國高校教育改革進(jìn)程的不斷深入,各類檔案數(shù)量逐漸增多,為檔案管理工作人員帶來一定的工作壓力。在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展背景下,對高校檔案管理工作帶來一定的積極影響。同時(shí),也帶來一定的負(fù)面影響。因此,在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念,合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),提升高校檔案管理工作水平,為高校未來發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。該文基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行分析,提出高校檔案管理改革策略。運(yùn)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù),改進(jìn)高校檔案管理方法,全面提升高校檔案管理工作質(zhì)量。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù) 檔案管理 發(fā)展

        中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號:1672-3791(2019)02(a)-0-02

        大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展,對人們的生產(chǎn)、生活、工作、學(xué)習(xí)方式產(chǎn)生較大的影響。大數(shù)據(jù)主要是云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)結(jié)合發(fā)展的全新產(chǎn)物。在實(shí)際發(fā)展過程中,能應(yīng)用于各種工作領(lǐng)域中。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于我國高校檔案管理工作中,能有效創(chuàng)新檔案管理工作方法,利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù),提升高校檔案管理工作效率。并且,有效減輕高校檔案管理人員的工作壓力。但在實(shí)際應(yīng)用過程中,大數(shù)據(jù)具有開放性的特點(diǎn),安全風(fēng)險(xiǎn)較小。因此,應(yīng)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),建立安全管理策略,避免泄露重要的教育資源檔案而對高校發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

        1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理工作面臨的機(jī)遇

        1.1 形成社會(huì)檔案觀念

        高校實(shí)際發(fā)展過程中,忽視檔案管理,對高校未來發(fā)展產(chǎn)生不良影響。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展,使高校管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,從而在高校檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),推動(dòng)高校檔案管理工作快速發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校在發(fā)展過程中,對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行合理的整理、分析、保存,有效推動(dòng)高校教育事業(yè)的發(fā)展。隨著高校教育事業(yè)的改革,檔案數(shù)據(jù)資源不斷增加,傳統(tǒng)的檔案管理工作模式難以滿足高校發(fā)展需求。因此,高校檔案管理工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,在管理過程中,通過大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新管理模式,在大量的檔案數(shù)據(jù)信息中,提取有效的檔案數(shù)據(jù)信息,為高校教育事業(yè)的未來發(fā)展指明方向。

        1.2 提升檔案管理效率

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案管理工作人員合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),對原本難以處理的檔案數(shù)據(jù)信息,進(jìn)行有效的管理。通過此種檔案管理工作方式,有效提升檔案管理效率。并且,由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性,高校檔案管理工作人員,能在網(wǎng)絡(luò)中選擇合適的檔案數(shù)據(jù)信息,豐富檔案管理內(nèi)容。同時(shí),通過制定特殊的系統(tǒng),能使高校檔案管理工作人員直接對檔案資料進(jìn)行分析,并進(jìn)行保存、管理。不僅有利于促進(jìn)高校檔案管理部門快速發(fā)展,還能避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。因此,在高校發(fā)展過程中,應(yīng)大力推廣大數(shù)據(jù)技術(shù),全面提升高校檔案管理工作水平。

        2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

        2.1 檔案管理人員觀念落后

        現(xiàn)階段,我國大部分高校檔案管理工作中,存在較多問題。大部分檔案管理功能工作人員,缺乏對大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理特征的正確認(rèn)識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員忽略順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,改革檔案管理工作模式,導(dǎo)致目前我國大部分高校檔案管理工作中,工作模式不夠規(guī)范,并且依舊采用傳統(tǒng)的管理方式,降低檔案管理工作水平。在實(shí)際管理過程中,檔案管理工作人員觀念較為落后,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)及數(shù)字技術(shù)應(yīng)用不到位,未曾建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng),導(dǎo)致高校檔案管理工作效率較低。

        2.2 先進(jìn)的設(shè)備應(yīng)用不充分

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校要有效提升檔案管理成效,應(yīng)在管理過程中,應(yīng)用電子管理系統(tǒng)。這樣既能提升數(shù)據(jù)信息化管理水平,又能改革檔案管理模式,滿足時(shí)代發(fā)展要求。但現(xiàn)階段,我國大部分高校檔案管理過程中,將大量資金投入到教學(xué)科研中,忽略引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息檔案管理。并且,高校未曾基于計(jì)算機(jī)的電子系統(tǒng)平臺(tái),完善電子檔案管理系統(tǒng),導(dǎo)致電子檔案管理過程中安全風(fēng)險(xiǎn)較大,容易出現(xiàn)檔案破壞、丟失等問題,對高校未來發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

        3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作改革策略

        3.1 轉(zhuǎn)變思維方式

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案管理工作中相關(guān)人員應(yīng)解放思想,將傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)模式。在實(shí)際管理過程中,工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作方法。但應(yīng)注意發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢,形成大數(shù)據(jù)檔案管理思想。通過此種方式,充分挖掘高校檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值,提升檔案信息資源收集、分析、整理能力。另外,高校檔案管理工作人員應(yīng)打破傳統(tǒng)管理模式帶來的弊端,樹立檔案管理新思維工作模式。以收集數(shù)據(jù)、分析量化、解析關(guān)系、提出方案、優(yōu)化方案為基礎(chǔ),不斷完善現(xiàn)代化檔案管理工作模式。

        3.2 創(chuàng)新管理方法

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案數(shù)據(jù)資源不斷增加,種類較為豐富。在檔案管理中,不再是簡單的文檔和圖片資源。因此,高校在收集檔案信息時(shí),應(yīng)利用云平臺(tái),自動(dòng)收集相關(guān)檔案數(shù)據(jù),有效提升數(shù)據(jù)收集效率。并且,高校檔案管理工作中,應(yīng)發(fā)揮云平臺(tái)的信息處理和計(jì)算功能,對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行科學(xué)分析、計(jì)算及儲(chǔ)存。通過此種方式,有效減輕檔案管理工作壓力,提升工作效率,對高校教育事業(yè)的發(fā)展具有積極影響。同時(shí),高校檔案管理工作人員應(yīng)利用云平臺(tái),加大對檔案數(shù)據(jù)資源的分析力度,根據(jù)分析結(jié)果,科學(xué)地預(yù)估高校教育事業(yè)的發(fā)展方向,充分利用檔案數(shù)據(jù)資源信息。

        3.3 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)對檔案資源的分析,以高校教育事業(yè)未來發(fā)展方向?yàn)橹?,制定合理的發(fā)展計(jì)劃。同時(shí),應(yīng)擴(kuò)展檔案資源工作定位,改變傳統(tǒng)的管理理念,提升檔案資源服務(wù)意識(shí)。首先,在檔案管理工作中,工作人員應(yīng)不斷提升歸檔意識(shí)。由于檔案資源中的信息對高校未來發(fā)展具有重要意義。因此,檔案管理工作人員應(yīng)每天將檔案資源進(jìn)行歸檔,避免對高校未來發(fā)展產(chǎn)生不良影響。其次,檔案管理工作人員應(yīng)解放思想,與高校各部門之間展開合作,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,促進(jìn)高校教育事業(yè)快速發(fā)展。最后,高校檔案管理工作中,應(yīng)開展服務(wù)工作,對高校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源,滿足高校師生對檔案資源的心理需求。

        3.4 加強(qiáng)安全管理

        高校檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí),由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性,容易出現(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn),加大高校檔案管理難度。因此,高校檔案管理工作人員應(yīng)提升安全防范意識(shí),根據(jù)檔案管理實(shí)際情況,科學(xué)制定安全管理措施。在檔案管理過程中,應(yīng)加強(qiáng)身份認(rèn)證,有效保護(hù)檔案數(shù)據(jù)資源。并且,應(yīng)實(shí)行單點(diǎn)登錄,避免異地登錄而泄漏檔案資源。同時(shí),檔案管理工作人員應(yīng)做好數(shù)據(jù)加密工作,合理設(shè)置訪問權(quán)限。另外,在實(shí)際管理過程中,應(yīng)對全新的檔案資源應(yīng)及時(shí)備份,對檔案資源進(jìn)行分類處理。在處理過后,應(yīng)將操作日志進(jìn)行保存,不斷提升高校檔案資源利用率。通過以上方式,有效提升檔案安全管理水平。

        4 結(jié)語

        綜上所述,隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提升,我國全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,對我國人們生活生產(chǎn)方式產(chǎn)生一定影響。高校檔案管理工作中應(yīng)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展機(jī)遇,從而使高校檔案管理工作人形成社會(huì)檔案觀念,有效提升檔案管理工作效率。高校檔案管庫工作實(shí)際應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)過程中,應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式,創(chuàng)新檔案管理工作方法。同時(shí),應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)檔案安全管理。通過以上方式全面提升高校檔案管理工作水平,對高校未來發(fā)展起到助推作用。

        參考文獻(xiàn)

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        [2] 李振輝.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代地方院校檔案管理問題思考[J].陜西檔案,2018(1):34-35.

        [3] 周成龍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺(tái)世界,2017(S2):28-29.

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