張其嚴(yán)

摘 要：信息化技術(shù)在眾多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，并取得了較為理想的應(yīng)用效果。在檔案管理工作發(fā)展過(guò)程中，檔案管理與信息化技術(shù)的融合，能夠在推進(jìn)信息化檔案管理模式的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理技術(shù)人員工作效率與質(zhì)量的提升幅度，大力推動(dòng)了我國(guó)企業(yè)信息化檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)發(fā)展水平。

關(guān)鍵詞：信息化 技術(shù) 檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）02（a）-0-02

在我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理信息化趨勢(shì)已得到了充分體現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了較大的正向作用。但由于檔案管理相關(guān)信息技術(shù)起步較晚，檔案管理信息化技術(shù)并沒(méi)有得到足夠的發(fā)展時(shí)間。所以在應(yīng)用過(guò)程中產(chǎn)生了許多不足與缺陷，造成檔案管理工作出現(xiàn)許多問(wèn)題的同時(shí)，也降低了工作效率與質(zhì)量。因此，合理改善檔案管理模式，令信息化技術(shù)與檔案管理更好地融合，并且建立檔案管理工作制度，對(duì)此進(jìn)行改革與創(chuàng)新，對(duì)我國(guó)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作有著重大意義。

1 檔案信息化管理的意義

信息化技術(shù)是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的先進(jìn)信息技術(shù)。在管理檔案的過(guò)程中，信息化管理技術(shù)與先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)相互融合，令檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量得到極大的提升。對(duì)于當(dāng)前信息化管理技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新而言，我國(guó)一直在檔案信息化管理事業(yè)上不停地開(kāi)展創(chuàng)新與鉆研，極力開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)應(yīng)用，利用信息化管理技術(shù)，從而提高我國(guó)企業(yè)的檔案管理應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展。檔案管理工作在我國(guó)企業(yè)管理和科研管理中，都占據(jù)著極其重要的地位，檔案信息化管理技術(shù)是現(xiàn)代檔案管理中必不可少的一部分。以科學(xué)思想為本的先進(jìn)信息管理技術(shù)對(duì)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行整合，使檔案信息更為網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，并提高企業(yè)檔案信息化管理水平的利用效率。我國(guó)社會(huì)發(fā)展離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)的推動(dòng)，信息化檔案管理技術(shù)的開(kāi)展不僅促進(jìn)了社會(huì)信息科技發(fā)展，還能更好地服務(wù)社會(huì)，促使檔案管理工作更為便捷。

2 檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 管理方式存在滯后性

從目前我國(guó)企業(yè)檔案管理水平來(lái)看，仍有許多問(wèn)題與不足。多數(shù)企業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，缺少創(chuàng)新性管理意識(shí)，使得管理過(guò)程中有很多細(xì)節(jié)沒(méi)有得到有效的解決，從這一點(diǎn)來(lái)看，信息化管理技術(shù)水平的提高，并沒(méi)有在我國(guó)企業(yè)得到一定的重視，很難體現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)代化信息管理技術(shù)高速發(fā)展的同時(shí)，檔案信息化管理在很多領(lǐng)域也得到了應(yīng)用，但由于管理制度與信息化技術(shù)水平較為落后，缺乏完善的管理模式與制度，使其無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理對(duì)檔案管理技術(shù)水平的技術(shù)素質(zhì)要求，導(dǎo)致檔案管理模式仍然較為滯后。

2.2 專(zhuān)業(yè)人才儲(chǔ)備不足

檔案管理工作實(shí)踐中，檔案信息化管理方式較為落后，這與管理人員的職業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平有著直接關(guān)系。檔案管理工作人員不僅需要較高的計(jì)算機(jī)操作水平，還需要有對(duì)信息的敏銳嗅覺(jué)以及綜合性管理技術(shù)，才能夠符合信息化檔案管理的工作要求。開(kāi)展信息化管理工作，需要管理流程與信息技術(shù)不斷優(yōu)化，管理人員的專(zhuān)業(yè)水平直接影響著信息結(jié)構(gòu)的相關(guān)數(shù)據(jù)服務(wù)，很容易造成信息管理不當(dāng)與失控等問(wèn)題?，F(xiàn)如今我國(guó)檔案管理類(lèi)型人才較為缺乏，檔案信息處理綜合性人才的缺少更為嚴(yán)重。多數(shù)公司即使引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備，由于管理人員的技術(shù)水平無(wú)法得到有效提高，檔案信息化管理的進(jìn)步依舊難以提升。

2.3 管理體系存在不安全因素

檔案在信息化管理模式中存在了一定的不安全因素。而檔案信息管理中的主要不安全因素是在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化信息管理的同時(shí)所產(chǎn)生的，信息化檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)因素屬于階段性問(wèn)題。伴隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代科技信息水平的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用更加快了社會(huì)科技水平。但同時(shí)也存在著一些非法人員，以盜取企業(yè)單位的重要機(jī)密文件從而達(dá)到自己的目的，這不僅對(duì)企業(yè)造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，也對(duì)信息化檔案管理技術(shù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成了不利影響。眾所周知，網(wǎng)絡(luò)的傳輸是經(jīng)過(guò)許多網(wǎng)站分段，最終達(dá)到指定地點(diǎn)。這種傳輸過(guò)程中，每一分段站點(diǎn)都具有一定的危險(xiǎn)性，不法分子可以對(duì)信息造成攔截與盜取，極大地影響企業(yè)檔案信息的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展較為迅速，許多新型漏洞與技術(shù)不斷涌現(xiàn)。而我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)并未完善，整體防御能力較弱，面對(duì)系統(tǒng)入侵或遭到病毒攻擊并不具備多少抵抗能力，使整個(gè)防御系統(tǒng)造成癱瘓，也令檔案信息管理的安全性受到了極大的威脅。

3 借助信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理水平的積極策略

3.1 完善檔案管理信息化制度

檔案信息化的管理工作中，歸檔管控項(xiàng)目還需不斷完善與升級(jí)。積極建立全面管理制度，針對(duì)檔案的差異性進(jìn)行數(shù)字化處理，提升檔案信息化管理工作質(zhì)量。還需對(duì)檔案文件進(jìn)行著錄以及歸檔等工作給予重視，從根本上落實(shí)文件的完整性。在檔案管理工作進(jìn)行中，制定充分的檔案管理流程，從文件資料信息的入手，合理運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行文件收錄工作，并對(duì)工作運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而逐步培養(yǎng)工作人員思想認(rèn)知，以及對(duì)信息化工作的重視態(tài)度，從而使檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作更為重視。在管理檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)，還需提高信息數(shù)據(jù)處理的安全性，有利于加快檔案工作管理的效率與質(zhì)量。檔案工作人員在提高工作水平的同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息化水平也需要同時(shí)提高。選用適當(dāng)?shù)男畔⒐芾碥浖?，制定檔案信息技術(shù)化管理規(guī)章制度。可以盡量改善信息化模式的傳遞方式，充分參與到信息化檔案管理開(kāi)發(fā)工作中。選擇更為適合檔案管理的軟件，更為科學(xué)的管理檔案文件。經(jīng)過(guò)軟件開(kāi)發(fā)與整合的信息資源，提高檔案信息的準(zhǔn)確性以及完整性。創(chuàng)造應(yīng)用更多檔案管理的先進(jìn)工作制度，有利于管理工作的落實(shí)，也是未來(lái)企業(yè)檔案管理工作的必經(jīng)之路，更推進(jìn)了社會(huì)信息化技術(shù)發(fā)展。

3.2 維護(hù)檔案信息化安全體系

從安全角度來(lái)看，加強(qiáng)檔案管理中內(nèi)容的安全性成為了當(dāng)下管理人員的難題。檔案文件的泄露與丟失很容易給企業(yè)單位造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。應(yīng)貫徹落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，與多種先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，建立可控的網(wǎng)絡(luò)鏈接區(qū)域。確保在文件的傳輸與歸檔過(guò)程中不會(huì)被泄露與攔截，杜絕員工使用其他不可控網(wǎng)絡(luò)鏈接方式，使用合理檔案管理軟件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境保證?？梢云刚?qǐng)網(wǎng)絡(luò)安全工程師進(jìn)行建造專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng)，使用先進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案管理文件進(jìn)行加密處理，維護(hù)檔案文件安全體系。另外，還可以接入照片文件修復(fù)等功能，使檔案信息管理技術(shù)設(shè)施更為完善。

3.3 提高檔案管理人員水平

檔案管理工作人員素質(zhì)需要不斷提高。打破傳統(tǒng)檔案管理模式，才能更符合現(xiàn)代社會(huì)所需的人才。由于信息化技術(shù)近年來(lái)發(fā)展較為迅速，導(dǎo)致工作人員在檔案管理工作時(shí)難度加深。因此，為了更好地加強(qiáng)管理檔案技術(shù)，相關(guān)工作人員需展開(kāi)專(zhuān)業(yè)性技能崗前培訓(xùn)。深入吸收信息化技術(shù)知識(shí)，并定期對(duì)檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行考核，建立相關(guān)檔案管理制度，以確保提升檔案管理工作效率的同時(shí)，加強(qiáng)管理工作人員檔案管理安全防范意識(shí)。保護(hù)企業(yè)檔案內(nèi)容安全并合理規(guī)劃，加大培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)性高素質(zhì)人才，樹(shù)立正直思想道德品質(zhì)，對(duì)信息化檔案管理事業(yè)未來(lái)發(fā)展有著重要作用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，充分利用信息化技術(shù)，全面提升檔案管理效率，是增強(qiáng)檔案管理信息化手段的最佳發(fā)展路徑。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在擴(kuò)大普及范圍之后，應(yīng)用檔案管理技術(shù)的方法逐步擴(kuò)展，檔案管理效率的提升，可以更加依賴(lài)于信息技術(shù)。在實(shí)踐操作中，可以引用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)軟件，節(jié)約大量人力物力資源。信息化技術(shù)與檔案管理水平的融合與提高，保證了社會(huì)信息技術(shù)與檔案管理建設(shè)共同發(fā)展。

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