和興蘭

摘要：當(dāng)前，數(shù)字檔案室正在迅速發(fā)展，基建檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案室的重要部分。本文闡述了基建檔案數(shù)字化工作的主要內(nèi)容、重要性，以及實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的措施，以提高檔案利用率，發(fā)揮基建檔案的作用與價(jià)值，提升基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：基建檔案數(shù)字化數(shù)字檔案室

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案資源建設(shè)的重要組成部分，是提升檔案科學(xué)管理水平的重要基礎(chǔ)性工作。[1]目前，許多單位的建設(shè)工程不斷增多，基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，在項(xiàng)目工程和房屋修繕的日常工作中，基建檔案的利用率逐漸增多，其重要性愈加突出。傳統(tǒng)的基建檔案管理方式，查找和利用非常不便，加快基建檔案數(shù)字化的步伐，促進(jìn)基建檔案的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是基建檔案管理人員的任務(wù)和責(zé)任。

一、基建檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

基建檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等把各種載體的基建檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式利用，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)管理，形成一個(gè)有序的基建檔案信息庫，快捷查閱利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。[2]基建檔案包含各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下的管道管線在建設(shè)和管理過程中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的材料?；n案數(shù)字化包括建立基建檔案目錄數(shù)據(jù)庫、文件數(shù)據(jù)庫、圖紙數(shù)據(jù)庫；其數(shù)字化的格式要符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。

二、開展基建檔案數(shù)字化工作的必要性

（一）基建檔案數(shù)字化能夠提高檔案利用率

基建檔案是在規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中直接形成的真實(shí)記錄，儲(chǔ)藏著豐富的信息，具有一定的作用和價(jià)值。許多單位的基建檔案主要是紙質(zhì)檔案和聲像檔案，這些檔案數(shù)量較多，占用空間大，查閱比較麻煩，利用者查閱基建檔案必須到檔案室進(jìn)行，通過檢索紙質(zhì)目錄，查到檔案原件。這樣提供利用，一是不能保證檔案原件的安全；二是頻繁借用容易造成原件紙張破損。基建檔案數(shù)字化，不僅可以保護(hù)檔案實(shí)體，而且可以減少對(duì)檔案原件的損耗。利用者查閱基建檔案，通過電子目錄快速找到需要的材料，同時(shí)，一份檔案材料可以供多人查閱，不受時(shí)間和空間的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)共享，提高基建檔案的利用率。

（二）基建檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案室的重要內(nèi)容

以筆者單位為例，現(xiàn)在筆者單位正在推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)，如果不能及時(shí)對(duì)基建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，那么數(shù)字檔案室建設(shè)就是不全面的。從這個(gè)角度來說，開展基建檔案數(shù)字化，為推動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室奠定了基礎(chǔ)。

三、基建檔案數(shù)字化工作的實(shí)現(xiàn)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案數(shù)字化工作

基建檔案數(shù)字化是個(gè)浩瀚的工程，過程比較復(fù)雜，需要領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持。例如，筆者單位的領(lǐng)導(dǎo)就十分重視基建檔案數(shù)字化工作，在人力和設(shè)施上給予大力支持。單位專門騰出房間當(dāng)作基建檔案數(shù)字化掃描室，并增加一名檔案員負(fù)責(zé)掃描。同時(shí)，增加基建檔案數(shù)字化加工經(jīng)費(fèi)，購置紅光（Avision）AT260大型高效掃描儀，添加一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一臺(tái)打印機(jī)及其他辦公設(shè)備等，解決了基建檔案數(shù)字化工作中的實(shí)際問題，為基建檔案數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）做好基建檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作

基建檔案的文件材料數(shù)量較多，所以要實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化必須對(duì)基建檔案的內(nèi)容進(jìn)行梳理。從基建項(xiàng)目提出申請(qǐng)至竣工驗(yàn)收，需要經(jīng)歷10多個(gè)環(huán)節(jié)，比如：項(xiàng)目申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、建設(shè)征地、勘察測(cè)繪、招投標(biāo)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等。掃描材料有文件、圖紙、會(huì)議記錄、合同及照片等。[3]因此，必須做好基建檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作。

1.整理實(shí)體基建檔案。為保證實(shí)體檔案與掃描圖像的一致性及目錄的準(zhǔn)確性，需要在檔案掃描前，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行重新整理。如筆者單位，檔案室人員對(duì)需要掃描的檔案實(shí)體進(jìn)行拆卷、補(bǔ)充著錄、頁面修復(fù)、重新編頁、更換目錄、更換備考表、登記等處理操作。掃描案卷的卷內(nèi)文件目錄與卷內(nèi)文件一一對(duì)應(yīng)，如果不一致，以卷內(nèi)文件（材料）為準(zhǔn)，補(bǔ)充卷內(nèi)文件目錄，確保案卷的卷內(nèi)文件目錄與卷內(nèi)文件從順序到內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，這是對(duì)數(shù)字化材料位置確定、檢索利用的依據(jù)。

2.建立基建檔案目錄數(shù)據(jù)庫。為使已數(shù)字化的基建檔案的查詢利用更加快捷、方便，應(yīng)創(chuàng)建基建檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

例如，在筆者單位，檔案員將基建檔案案卷目錄、掃描案卷的卷內(nèi)文件目錄全部輸入計(jì)算機(jī)，建立基建檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，如圖1所示。錄入基建檔案信息包括：案卷號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、總頁數(shù)、總件數(shù)、歸檔年度等，待實(shí)現(xiàn)與數(shù)字化文本的有效鏈接后，作為已數(shù)字化基建檔案的檢索工具。錄入的信息對(duì)照實(shí)體基建檔案多次檢查，保證數(shù)據(jù)無漏錄、重錄、錯(cuò)錄現(xiàn)象。

3.建立基建檔案掃描借閱登記表。為保證基建檔案安全，掃描人員對(duì)基建檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，需填寫檔案掃描借閱登記簿。如筆者單位基建檔案掃描借閱登記表包括：借閱單位、借出時(shí)間、案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、簽收人等內(nèi)容?；n案掃描完成后，借閱材料統(tǒng)一歸還，檔案員對(duì)歸還材料逐一核對(duì)無誤，雙方交接簽字。

（三）基建檔案實(shí)體數(shù)字化

基建檔案數(shù)字化，必須遵循紙質(zhì)檔案數(shù)字化的原則：規(guī)范性、安全性、真實(shí)性。例如，筆者單位，按照北京市昌平區(qū)檔案局《昌平區(qū)處級(jí)單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)指南》（昌檔文〔2014〕4號(hào)）文件，對(duì)基建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，方法如下：

1.確定基建檔案掃描格式。檔案室人員安裝掃描儀ACDSee5.0掃描軟件，使用JPG圖像文件格式，選擇掃描路徑，確定掃描顏色為真彩色，分辨率采用200dpi以上。

2.掃描材料的順序和層次。檔案員以工程為單位建立基建檔案案卷號(hào)，對(duì)同一工程的不同案卷建文件夾，將同一案卷內(nèi)的每張材料，作為文件夾內(nèi)的一“件”材料，“件”是實(shí)現(xiàn)檔案材料檢索的最小單位?；ú牧蠏呙璧捻樞驊?yīng)與卷內(nèi)材料排列順序一一對(duì)應(yīng)，保證檔案材料檢索的準(zhǔn)確性。

3.掃描竣工圖紙。掃描基建檔案的圖紙時(shí)，圖紙掃描方向要求一致?？⒐D紙有A0、A1、A2以及A3的幅面，大小不一，圖紙形成的格式不同，有橫向的、縱向的。所以，在圖紙掃描過程中，規(guī)定以圖紙標(biāo)題方向?yàn)檎颍M(jìn)行掃描。例如，掃描昌平區(qū)婦幼保健院門診病房樓工程建筑樓梯竣工圖，圖紙是A1的，幅面較大，所以要先掃描左邊一部分，再掃描右邊一部分，最后利用拼圖技術(shù)拼成原紙，確保圖像信息清晰、完整。

4.處理掃描數(shù)據(jù)信息。基建檔案實(shí)體掃描后，必須對(duì)掃描形成的數(shù)字化圖形、文本、文件及電子目錄進(jìn)行檢查、校對(duì)，發(fā)現(xiàn)有重掃的、漏掃的進(jìn)行修改，還要對(duì)掃描的圖像進(jìn)行優(yōu)化去黑邊、去黑點(diǎn)，糾正偏斜，保證圖像和文字清晰。

（四）保證基建檔案數(shù)字化成果的運(yùn)行安全

基建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，要確保數(shù)字化的真實(shí)性、可用性和規(guī)范性。以筆者單位為例，檔案員將掃描后的目錄數(shù)據(jù)庫掛接到北京市昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上，準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到100%。為了安全運(yùn)行基建檔案數(shù)字化成果，掃描的數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，計(jì)算機(jī)與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)行隔離，數(shù)據(jù)庫單機(jī)管理。在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫后，進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、用戶權(quán)限及用戶操作審計(jì)，有效地防止用戶對(duì)檔案的非法篡改。并且，掃描后的電子文件及目錄數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，以確保數(shù)據(jù)庫的安全。

（五）提高基建檔案管理人員的素質(zhì)

基建檔案管理人員不但要具有檔案管理的綜合素質(zhì)，還要結(jié)合工作實(shí)際，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化方面、建筑方面的相關(guān)知識(shí)，吸收現(xiàn)代信息知識(shí)，以適應(yīng)基建檔案數(shù)字化工作的需要；學(xué)習(xí)《北京市昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)》的應(yīng)用，掌握檔案數(shù)字化的掃描、存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)庫的操作技術(shù)；學(xué)習(xí)國家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017）和《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），掌握ACDSee（掃描圖象處理）軟件和PDF軟件的應(yīng)用方法，提高自身業(yè)務(wù)技能和數(shù)字化的管理水平，以有助于更好地促進(jìn)基建檔案數(shù)字化。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁紹紅.對(duì)檔案數(shù)字化和民生檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].浙江檔案，2009（3）：38-41.

[2]徐振杰.高?；n案數(shù)字化建設(shè)探析[J].蘭臺(tái)世界，2011（4月下）：27-28.

[3]劉慧萍.基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2017（2）：24-25.

作者單位：北京市昌平區(qū)婦幼保健院