邸朝霞

中國石化潤滑油有限公司

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化、產(chǎn)業(yè)鏈國際化的環(huán)境下，大多數(shù)潤滑油企業(yè)不需要以“自給自足”的方式來自行創(chuàng)造和生產(chǎn)所需的資源，同時“術(shù)業(yè)有專攻”使得潤滑油企業(yè)必須要從外部供應(yīng)商處獲取技術(shù)更先進(jìn)、品質(zhì)更佳、成本更低的原料和服務(wù)。供應(yīng)商的開發(fā)與選擇、管理與控制、評估與優(yōu)化這一系列管理工作，是潤滑油企業(yè)物資供應(yīng)部門的重點工作，也是保證物資供應(yīng)穩(wěn)定、確保采購質(zhì)量、降低采購風(fēng)險和成本的關(guān)鍵性工作。

供應(yīng)商考察的定義

供應(yīng)商考察是當(dāng)今世界各國企業(yè)普遍采用且行之有效的方法，是采購方通過“對供應(yīng)商相關(guān)供應(yīng)服務(wù)能力進(jìn)行的現(xiàn)場符合性審查”來確定能否與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來的一種方法。它不同于普通的拜訪和參觀，是帶有一定的目的、采用規(guī)范的流程、使用科學(xué)的方法所進(jìn)行的一項專業(yè)性“技術(shù)工作”。在ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中，第8.4.2條款要求“組織應(yīng)確定必要的驗證或其他活動，以確保外部提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)滿足要求”。供應(yīng)商考察就是采購方進(jìn)行驗證活動的方法之一。

供應(yīng)商考察的意義

潤滑油企業(yè)作為采購方，通過對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，能夠了解和掌握供應(yīng)商的真實情況，根據(jù)所存在的問題及具備的優(yōu)勢，科學(xué)地、理性地對其供貨保障能力進(jìn)行評估，有助于做出采購決策，有針對性地對供應(yīng)商進(jìn)行控制和管理，并幫助和指導(dǎo)其提高管理水平和質(zhì)量保證能力，最終體現(xiàn)在企業(yè)能夠“控制風(fēng)險、降低成本”［1］，且能從供應(yīng)商那里借鑒和學(xué)習(xí)到好的管理方式和運作經(jīng)驗。

所謂控制風(fēng)險，包括3個方面：

◇控制法律風(fēng)險，規(guī)避因供應(yīng)商的主體資格、生產(chǎn)許可資質(zhì)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的問題，造成企業(yè)與供應(yīng)商的交易無法律效力、產(chǎn)生侵權(quán)行為或承擔(dān)連帶責(zé)任；

◇控制質(zhì)量風(fēng)險，將原料質(zhì)量缺陷和不合格品消滅在供應(yīng)商發(fā)貨之前；

◇控制交付風(fēng)險，將供應(yīng)商的交付及時率控制在采購方的可接受范圍內(nèi)。

控制住上述3方面的風(fēng)險，自然帶來相應(yīng)的成本降低。通過控制法律風(fēng)險，消除因供應(yīng)商違法違規(guī)造成的原料供應(yīng)中斷和停產(chǎn)違約的損失，以及因侵權(quán)或承擔(dān)連帶責(zé)任而引起的賠償和被處罰的損失；通過控制質(zhì)量風(fēng)險，保障了企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量，避免因原料問題引發(fā)的投訴和索賠，并可降低進(jìn)貨檢驗頻次直至免檢，從而減少檢驗費用的支出；通過控制交付風(fēng)險，能確保企業(yè)對其客戶的交付及時率，甚至有助于實現(xiàn)“Just In Time”訂單驅(qū)動的生產(chǎn)模式，降低企業(yè)原料和成品的庫存資金占用。

從供應(yīng)商的角度看，通過接受潤滑油企業(yè)的考察，可以明確地了解到潤滑油客戶的特殊需求和要求，保持與企業(yè)的“同步共振”，既能持續(xù)保持供貨資格，又能通過不斷提升產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量逐步提高供應(yīng)商等級，進(jìn)而擴(kuò)大供貨份額并爭取到更多的合作機(jī)會。

因此，供應(yīng)商考察是一個使供需雙方都受益的事。

供應(yīng)商考察的策劃和設(shè)計

考察目的

潤滑油企業(yè)進(jìn)行供應(yīng)商考察，其目的通常有以下4種：

◇在選定新供應(yīng)商時，以及計劃從現(xiàn)有供應(yīng)商處采購新的產(chǎn)品時，都要進(jìn)行供應(yīng)商考察。此考察是要確認(rèn)該供應(yīng)商是否有能力向企業(yè)供貨，在簽約前必須完成現(xiàn)場考察。

◇為對供應(yīng)商進(jìn)行日常管理和監(jiān)控，定期開展現(xiàn)場考察，以掌握供應(yīng)商動態(tài)變化，并傳遞企業(yè)新的采購需求和管理要求。這會列入企業(yè)每年度的供應(yīng)商考察計劃中，根據(jù)供應(yīng)商的業(yè)績表現(xiàn)和所供原料的重要性制定周期性的考察計劃，一般對關(guān)鍵原料供應(yīng)商每年考察1次，對重要原料供應(yīng)商每2～3年考察1次。

◇當(dāng)供應(yīng)商產(chǎn)生供貨問題時進(jìn)行考察，如出現(xiàn)連續(xù)多批次的不合格品或質(zhì)量指標(biāo)負(fù)偏差，發(fā)生多起未按期交付造成企業(yè)調(diào)整生產(chǎn)計劃、停產(chǎn)甚至違約，供應(yīng)商異常地價格調(diào)整等情況。這時去考察是要與供應(yīng)商共同查找問題出現(xiàn)的原因、協(xié)商解決措施并督促其整改，以確認(rèn)該供應(yīng)商是否有能力繼續(xù)供貨。這種考察側(cè)重于糾正偏差，根據(jù)所出現(xiàn)的問題設(shè)定不同的考察重點。

◇當(dāng)供應(yīng)商自身發(fā)生變化時進(jìn)行考察，如供應(yīng)商組織機(jī)構(gòu)重大調(diào)整、產(chǎn)地搬遷、采用了新的生產(chǎn)工藝、更換了主要原材料供應(yīng)源等情況。此種考察是要確認(rèn)這些變化是否會對其持續(xù)穩(wěn)定的供應(yīng)造成影響。這種考察注重事前預(yù)防，供應(yīng)商所變化的內(nèi)容是考察的關(guān)注點。

考察類型

供應(yīng)商的考察類型主要分3種：

◇體系審核：對供應(yīng)商管理體系的各個業(yè)務(wù)過程進(jìn)行全面、系統(tǒng)地檢查，類似于第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行的ISO9001質(zhì)量管理體系審核。

◇過程審核：針對企業(yè)所采購的產(chǎn)品品種，按該品種的“產(chǎn)品設(shè)計→原料進(jìn)廠→產(chǎn)品生產(chǎn)→產(chǎn)品檢驗→產(chǎn)品銷售→售后服務(wù)”這條產(chǎn)品實現(xiàn)過程的業(yè)務(wù)主線來檢查。

◇專項審核：選取產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的某一個或幾個業(yè)務(wù)單元進(jìn)行深入地檢查。

考察定位

在進(jìn)行策劃時，潤滑油企業(yè)要根據(jù)考察目的來選擇適當(dāng)?shù)目疾祛愋停瑢?方面綜合起來確定每次的考察定位。一般而言：

◇在選定新供應(yīng)商時，或為對供應(yīng)商進(jìn)行日常管理和監(jiān)控而開展年度考察時，主要采用體系審核來評估供應(yīng)商的整體綜合能力?？砂凑誌SO9001、ISO/TS16949的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考察，也可使用本企業(yè)自行編制的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考察，一些大型企業(yè)如德國奔馳、日本豐田、DELL、飛利浦、沃爾瑪?shù)裙径加凶约旱墓?yīng)商考察標(biāo)準(zhǔn)和流程。

◇計劃從現(xiàn)有供應(yīng)商處采購新的產(chǎn)品時，主要采用過程審核重點考察該新產(chǎn)品實現(xiàn)過程的質(zhì)量保證能力?？蓞⒖计囆袠I(yè)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)ISO/TS 16949的過程審核方法，也可采用德國汽車工業(yè)聯(lián)合會VDA6.3的過程審核方法，也可編制本企業(yè)的過程審核標(biāo)準(zhǔn)。

◇當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)供貨問題以及自身發(fā)生變化時，往往開展專項審核即重點針對問題點和變化點進(jìn)行檢查，輔之以受影響的其他業(yè)務(wù)單元的檢查。由于問題和變化是千差萬別的，因此這種考察具有鮮明的定制化特點，需要編制適用于當(dāng)次情況的檢查表。

考察側(cè)重點

如何在眾多供應(yīng)商中選擇考察重點對象，如何分配考察的精力和時間，實施考察時提出什么要求、要求到什么程度，按供應(yīng)商不同的響應(yīng)程度采取怎樣的對策，這些都是潤滑油企業(yè)在進(jìn)行考察之前，要根據(jù)所采購原料的不同特點、供應(yīng)商的不同類型來進(jìn)行思考、判斷和設(shè)計的。

根據(jù)以下差異情況“區(qū)別對待”才是實事求是的理性行為。

因“料”而異

潤滑油企業(yè)所采購的原料分為關(guān)鍵原料（如基礎(chǔ)油、添加劑、化工原料）、重要原料（如包裝物、分析儀器、生產(chǎn)設(shè)備）、一般原料（如分析試劑、后勤保障類物資等），相應(yīng)的供應(yīng)商考察的頻次和覆蓋范圍要向關(guān)鍵原料和重要原料傾斜。

另外，不同的原料有不同的技術(shù)特性，考察的關(guān)注點要隨之而不同。以中國石化潤滑油公司為例，該公司按照“化工、材料、煤炭、設(shè)備、電儀”五大類分別制定供應(yīng)商資格審查標(biāo)準(zhǔn)。

因“商”而異

按供應(yīng)商為企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)的屬性不同，可將其分為生產(chǎn)商、代理商、流通商、物流商、監(jiān)造商［2］，進(jìn)行考察時應(yīng)按供應(yīng)商的不同類型分別設(shè)計審查標(biāo)準(zhǔn)。

同時，對潤滑油企業(yè)而言，供應(yīng)商分為“可影響型”和“難影響型”2類，對此應(yīng)采取不同的策略：

◇“可影響型”供應(yīng)商主要為有意愿進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)資源名單的新供應(yīng)商，處于充分競爭市場或豐富供應(yīng)資源市場的供應(yīng)商，以及為企業(yè)提供配套產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商。在這種企業(yè)占主導(dǎo)地位的情況下，考察時可將自身的需求與要求明確傳遞給供應(yīng)商，請其予以配合和支持。

◇“難影響型”供應(yīng)商包括生產(chǎn)規(guī)模大和市場占有率高的“行業(yè)領(lǐng)袖型”供應(yīng)商，技術(shù)領(lǐng)先或具有專利的“技術(shù)專家型”供應(yīng)商，享有獨家上游資源和行業(yè)許可資質(zhì)的“行業(yè)壟斷型”供應(yīng)商，客戶指定采購源的“難以更換型”的供應(yīng)商，以及企業(yè)的采購規(guī)模對其影響較小的供應(yīng)商。面對這些供應(yīng)商，企業(yè)的影響力有限，實施供應(yīng)商考察時在提出采購需求和要求的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商共同探討互惠互利的合作方式。

現(xiàn)場考察的準(zhǔn)備工作

“凡事豫則立，不豫則廢”。潤滑油企業(yè)要事先做足功課，才能保證考察工作的有效開展。

成立多職能聯(lián)合考察組

潤滑油企業(yè)的物資供應(yīng)部門除了參加具體的考察工作外，更重要的是要做好考察的策劃、組織與協(xié)調(diào)工作。牽頭組織成立由多職能單元組成的聯(lián)合考察組并分配考察任務(wù)就是其重要職責(zé)。

要根據(jù)當(dāng)次考察的定位和側(cè)重點來選取參加考察組的各職能單元。每個職能單元從各自的專業(yè)角度進(jìn)行檢查、提出要求。如技術(shù)部門會要求供應(yīng)商對基礎(chǔ)油、添加劑的關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行批批檢驗，這樣企業(yè)可進(jìn)行周期性檢驗或免檢，又如儲運部門會關(guān)注供應(yīng)商對每次送貨的多批次原料是否能夠明顯標(biāo)識，以方便企業(yè)在進(jìn)貨驗收時準(zhǔn)確識別并在發(fā)料時做到先進(jìn)先出。諸如這些管理要求都會借由供應(yīng)商考察來現(xiàn)場確認(rèn)其達(dá)到這些要求的能力，以及供應(yīng)商是否真實而準(zhǔn)確地執(zhí)行了這些要求。

中國石化潤滑油公司針對技術(shù)復(fù)雜、單一來源、采購風(fēng)險大的采購業(yè)務(wù)實施了“專家采購”制度，是物資采購活動中充分發(fā)揮多職能專家專業(yè)優(yōu)勢的典范。

收集信息和編制考察表

即便采用既定的考察標(biāo)準(zhǔn)和通用的檢查表格，每次考察前也要根據(jù)當(dāng)次的考察定位來收集信息，由考察組成員按各自的專業(yè)背景分工編制考察表，這樣才能做到有的放矢，查重點問題、抓主要矛盾。

所收集的信息包括但不限于：

◇上次供應(yīng)商考察所發(fā)現(xiàn)的問題，供應(yīng)商的整改措施，企業(yè)的效果驗證結(jié)論；

◇近期發(fā)生的質(zhì)量和交付方面的問題；

◇近期新增的涉及到供應(yīng)商的管理要求，包括企業(yè)新增要求、國家法律法規(guī)的新增要求、需要傳遞到供應(yīng)商端的企業(yè)的顧客所提出的新增要求；

◇如供應(yīng)商能將其管理體系文件或規(guī)章制提前提供給考察組，會節(jié)省因了解供應(yīng)商管理規(guī)定而耽誤的現(xiàn)場檢查時間。

實施現(xiàn)場考察的實戰(zhàn)技巧

依據(jù)檢查表進(jìn)行現(xiàn)場提問、觀察并記錄，看似簡單，實則里面深藏技巧。

重視溝通

考察人員會與供應(yīng)商各層級、各崗位人員進(jìn)行交流，為了達(dá)到高效溝通的目的，要使用通俗易懂的語言來提問，不要采用ISO9001、ISO/TS16949、VDS6.3等標(biāo)準(zhǔn)中的原話照本宣科，避免使用潤滑油行業(yè)內(nèi)的專用術(shù)語和定義，要將這些“特殊語言”轉(zhuǎn)換成供應(yīng)商迎接考察的人員能聽懂的話，避免因溝通不到位而出現(xiàn)雙方都沒有理解彼此所表達(dá)的內(nèi)容。

有序有效地實施檢查

檢查表是圍繞考察任務(wù)設(shè)計的，現(xiàn)場考察時不能偏離檢查表，要注意節(jié)奏的把握和時間的掌控，以保證各項檢查內(nèi)容能有序地按計劃進(jìn)行，并采用封閉式提問與開放式提問相結(jié)合的方法，力爭用最短的時間獲取最有效的信息。這需要考察人員在長期的實戰(zhàn)考察中加以練習(xí)，在本企業(yè)多參加內(nèi)部質(zhì)量體系審核是訓(xùn)練這種能力的有效方法。

合理抽樣

現(xiàn)場檢查是用“抽樣”的方法尋找客觀證據(jù)的過程，因此“抽樣”應(yīng)合理。不要憑考察人員的個人愛好和專業(yè)興趣收集信息，要由考察人員自己選取樣本而不要讓供應(yīng)商“送樣”，選取樣本時抓住直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵點而不尋求“面面俱到”，特別注意不要以“非查出問題不可”為目標(biāo)，即在正常抽樣沒有發(fā)現(xiàn)問題時仍繼續(xù)增大抽樣數(shù)量而直到查出問題為止，這種做法會偏離考察目標(biāo)并影響考察進(jìn)度。

注意“接口”和“變更”

“接口”和“變更”是最容易出現(xiàn)問題的地方，在檢查時由此入手會收獲很大。接口包括企業(yè)與供應(yīng)商的接口，供應(yīng)商內(nèi)部各職能單元及各業(yè)務(wù)過程間的接口，供應(yīng)商與其上游供應(yīng)商（含外包方）的接口3部分。當(dāng)出現(xiàn)“變更”的情況時，接口間的信息傳遞和反饋是否到位和及時？變更的事項和內(nèi)容是否落實在作業(yè)指導(dǎo)文件和記錄中并予以執(zhí)行？是否存在接口斷裂的管理真空區(qū)域？是否存在多頭管理卻無人負(fù)責(zé)的情況？例如，企業(yè)傳遞給供應(yīng)商銷售人員一份潤滑油添加劑變更技術(shù)指標(biāo)的文件，這份文件在供應(yīng)商內(nèi)部是否傳遞到其技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)文件的修改，是否傳遞到生產(chǎn)部門進(jìn)行工藝參數(shù)的調(diào)整，是否傳遞到檢驗部門進(jìn)行出廠檢驗標(biāo)準(zhǔn)的重置？又如針對潤滑油企業(yè)進(jìn)廠車輛的HSE安全管理規(guī)定，供應(yīng)商是否向其運輸服務(wù)的外包方傳遞，使得送貨車輛進(jìn)入廠區(qū)后能夠遵守規(guī)定？再如企業(yè)的緊急采購訂單在供應(yīng)商內(nèi)部的傳遞和處理過程是怎樣的？

關(guān)注相關(guān)報告

考察時要會“借力”，既要關(guān)注近期質(zhì)量管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)對該供應(yīng)商的審核報告、其他客戶對該供應(yīng)商的考察報告、供應(yīng)商自己的內(nèi)審報告。這有4方面的好處：

◇供應(yīng)商整個管理系統(tǒng)的有效性是質(zhì)量管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核時的關(guān)注點，借助其審核報告能看出供應(yīng)商存在的系統(tǒng)性問題；

◇如果其他客戶的考察報告中發(fā)現(xiàn)的問題也是本企業(yè)目前所面臨的問題，說明問題不是偶然發(fā)生的，具有普遍性，應(yīng)引起警惕；

◇若3類報告都先后針對某一業(yè)務(wù)過程檢查出了問題，說明該業(yè)務(wù)過程在持續(xù)性地出現(xiàn)失效，這勢必對供應(yīng)商保供能力構(gòu)成影響；

◇借由這3類報告能擴(kuò)大“考察視野”，從而節(jié)省考察時間。

充分考慮供應(yīng)商的實際情況

要尊重供應(yīng)商自身特有的管理制度、資源狀況及其所在行業(yè)的特點和整體水平，不要以潤滑油企業(yè)的操作方式、固有經(jīng)驗和行業(yè)習(xí)慣強(qiáng)行要求供應(yīng)商，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商所處行業(yè)的特點以供應(yīng)商能否達(dá)到企業(yè)的管理要求為原則進(jìn)行判定。例如中國石化潤滑油公司具備先進(jìn)的條形碼掃描系統(tǒng)，而其部分包裝物供應(yīng)商由于資金能力所限沒有建立這套系統(tǒng)，其靠人工方式也能保證出庫產(chǎn)品的品種和數(shù)量準(zhǔn)確無誤及先進(jìn)先出，這時考察人員不能將其作為缺陷而判定供應(yīng)商沒有供貨能力，而應(yīng)作為一個持續(xù)改進(jìn)的方向提給供應(yīng)商，希望其能在此方面配置更多的資源從而提高效率和準(zhǔn)確性。

多方搜集客觀證據(jù)

考察人員要少講、多看、多問、多聽、多記錄，收集“正”、“反”兩方面的客觀證據(jù)，供應(yīng)商存在的問題和表現(xiàn)優(yōu)秀的方面都要記錄，才能為最終做出考察結(jié)論和判定供應(yīng)商能力提供充分的證據(jù)支持。

保密責(zé)任

考察人員對接觸到的供應(yīng)商文件、數(shù)據(jù)等資料信息負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)供應(yīng)商許可不得透露給第三方。

態(tài)度中立

考察人員要公正、客觀、中立，不做供應(yīng)商內(nèi)部矛盾和爭執(zhí)的裁判。

考察結(jié)果的總結(jié)與應(yīng)用

供應(yīng)商考察結(jié)果的總結(jié)與應(yīng)用是最終體現(xiàn)考察價值的地方。要避免考察工作的虎頭蛇尾，否則既達(dá)不到考察的目的和意義，又是對資源和時間的極大浪費。

考察結(jié)果的總結(jié)與應(yīng)用工作有6項：

◇檢查表的整理和評分，考察組集體討論并達(dá)成共識；

◇編寫考察報告，得出考察結(jié)論；

◇提出不合格問題和改進(jìn)建議并傳遞給供應(yīng)商；

◇收集供應(yīng)商的整改措施并評審措施；

◇收集供應(yīng)商整改證據(jù)并驗證效果；

◇內(nèi)部傳遞考察及驗證結(jié)果，據(jù)此做出采購決策或調(diào)整采購策略。

前3項工作可于考察當(dāng)天在供應(yīng)商現(xiàn)場完成，這視企業(yè)對考察流程的規(guī)定以及考察人員的經(jīng)驗?zāi)芰Χā?/p>

在評審措施和驗證效果時要從“糾正”和“預(yù)防”2方面入手，既要“就事論事”整改被檢查出的問題，也要“追根溯源”解決問題產(chǎn)生的原因，更要“舉一反三”消除類似性質(zhì)問題發(fā)生的可能性。檢查供應(yīng)商是否將措施固化在其管理體系文件和記錄表格中以及是否進(jìn)行了內(nèi)部培訓(xùn)是有效的方法。

根據(jù)考察結(jié)果做出采購決策或調(diào)整采購策略，包括選定新的合作供應(yīng)商、實施供應(yīng)商獎懲和激勵措施、調(diào)整供應(yīng)商等級、重新分配采購份額、給予或減少新的項目合作機(jī)會、改變采購定價策略等。

對潤滑油企業(yè)采購人員的建議

通過開展供應(yīng)商考察工作能提髙潤滑油企業(yè)采購人員的綜合素質(zhì)，包括系統(tǒng)思考能力、組織協(xié)調(diào)能力、分析判斷能力、溝通表達(dá)能力，對其開展物資采購的各項工作都有很好的促進(jìn)作用。建議采購人員都能接受質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)知識和內(nèi)審員培訓(xùn)，學(xué)習(xí)質(zhì)量管理知識和現(xiàn)場審核的方法技巧，并積極參加供應(yīng)商考察工作，只有實戰(zhàn)才能不斷提高考察水平和能力，才能使采購工作質(zhì)量和績效得到提升。

結(jié)束語

供應(yīng)商考察是一項專業(yè)性強(qiáng)、工作強(qiáng)度大的工作，其工作量和含金量不僅在于現(xiàn)場考察的幾個工作日，而是從策劃、準(zhǔn)備、實施，總結(jié)到跟蹤驗證的一個完整流程。潤滑油企業(yè)物資供應(yīng)部門的人員必須具備和掌握供應(yīng)商考察的實戰(zhàn)技能。