白 玲 馬 莉 郭曉偉

醫(yī)用低值耗材是相對高值植介入耗材而言，在開展醫(yī)療服務過程中經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料[1]。醫(yī)用低值耗材使用科室覆蓋廣、使用頻率高、種類繁多和需求量大等特點，要求醫(yī)院維持正常診療必須有一定數(shù)量的庫存[2-4]。由于各醫(yī)療機構耗材庫房管理人員普遍不足，基本只能將有限的精力投入到院級庫房的“進銷存”管理中，普遍采用科室領用耗材的金額替代實際消耗金額計算耗材支出的“以領代銷”核算模式，管理相對粗放[5]。

隨著醫(yī)療機構內(nèi)部控制不斷強化，以領代銷核算方式不能實時反映科室耗材使用速度和庫存情況，不能客觀反映醫(yī)院實際經(jīng)濟狀況等，影響了醫(yī)院整體發(fā)展，成為醫(yī)院管理的短板[6-7]。目前，一些醫(yī)療機構已開始嘗試取消以領代銷模式，建立常規(guī)醫(yī)用耗材“實用實銷”管理方式，為醫(yī)院提供準確、及時的財務信息和更加符合醫(yī)療安全要求的耗材物流方式[8-10]。建立常規(guī)醫(yī)用耗材實用實銷模式的基礎，是建立級別低于院級庫房、完全覆蓋全院的二級庫房即醫(yī)療耗材科室二級庫。為推進科室低值耗材二級庫建設及運行，本研究以醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource planning,HRP)為核心的醫(yī)院高效運營系統(tǒng)(operation effective system,OES)[11]開發(fā)拓展適用于科室二級庫管理的功能軟件，與OES的耗材申領、采購、配送、入庫、移庫、出庫、財務報表和績效分析等模塊相關聯(lián)，建立、運行和深化科室二級庫管理，為實用實銷模式提供技術支持。

1 醫(yī)用低值耗材二級庫管理軟件設計

基于科室二級庫耗材物流運轉與財務統(tǒng)計的實際要求，科室二級庫管理軟件的流程設計以科室二級庫庫存物資為核心，科室二級庫出庫為樞紐帶動整個科室二級庫數(shù)據(jù)運轉，其流程如圖1所示。

科室二級庫管理軟件設計在各重要財務節(jié)點，如出庫、盤點及退庫等環(huán)節(jié)，均設置審核功能，由具備審核權限且區(qū)別于操作人的科室耗材主管人員進行審核。

OES是醫(yī)院在用的一款基于HRP的醫(yī)療耗材管理軟件，可整合產(chǎn)業(yè)鏈各方資源，覆蓋物資管理各領域。醫(yī)院的二級庫房信息化管理是嵌入在OES中的擴展功能，基本職能是擁有全面和便捷的物資管理能力，兼具與各臨床和醫(yī)技科室相適應的醫(yī)療器械監(jiān)測管理功能，具備一定的經(jīng)濟數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析能力，其主要項目模塊與功能見表1。

表1 科室二級庫軟件主要模塊與對應功能

2 醫(yī)用低值耗材二級庫管理軟件功能

二級庫管理軟件功能主要包括庫房管理、輔助監(jiān)測管理和輔助績效核算與分析功能3項，庫房管理包括移庫、出庫及盤點等。

圖1 科室二級庫模塊流程框圖

2.1 庫房管理功能

2.1.1 二級庫移庫與出庫

傳統(tǒng)方式中院級庫房出庫給科室核算該科支出“已領代銷”，建立科室二級庫后，以科室二級庫自身出庫金額核算科室支出。

(1)移庫。將院級庫房“出庫”操作改為“移庫”，即科室申領耗材由院級庫房驗收入庫后配送至科室，同時系統(tǒng)內(nèi)該批耗材數(shù)量、批次等信息也經(jīng)軟件由院級庫房傳至科室二級庫。科室二級庫耗材管理員接收耗材并與系統(tǒng)內(nèi)信息比對無誤后，在軟件系統(tǒng)內(nèi)確認，移庫完成，材料移庫界面如圖2所示。

圖2 材料移庫界面示圖

(2)出庫?？剖沂褂煤牟暮?，科室耗材管理員依據(jù)實際使用情況，辦理科室二級庫“出庫”，出庫數(shù)據(jù)為核算科室支出的依據(jù)并納入醫(yī)院正式財務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)出庫與使用相匹配的“實用實銷”，科室二級庫出庫界面如圖3所示。

圖3 科室二級庫出庫界面示圖

2.1.2 二級庫出庫方式

為確保實用實銷和實效性、準確性，減輕臨床醫(yī)務人員額外工作量，模塊設置多種自動核銷庫存(出庫)方法。

(1)個體碼掃碼計費。針對價格相對較高可單獨收費的耗材，采取和植介入耗材相似的掃個體條碼計費，同時完成科室二級庫庫存核銷的方法，科室工作人員在界面“廠商PN”處使用掃碼槍掃碼，產(chǎn)品信息自動帶入列表，特點是可由患者到耗材信息的雙向追溯，如中心靜脈導管、穿刺活檢針等，掃碼出庫界面如圖4所示。

圖4 掃碼出庫界面示圖

(2)批次碼掃碼計費。針對部分價格相對較低可單獨收費的耗材，采取掃批次碼計費同時完成科室二級庫庫存核銷的方法，科室工作人員在圖4界面“廠商SN”處使用掃碼槍掃碼，產(chǎn)品信息自動錄入，特點是可減少日常消耗較多的低值單獨收費耗材的條碼粘貼量，簡化操作手續(xù)，如輸液器、敷料等。

(3)醫(yī)囑核銷庫存。針對部分用量較大，不便于掃碼，但每次執(zhí)行醫(yī)囑消耗數(shù)量固定的耗材，可依據(jù)醫(yī)囑項目在醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)或檢驗信息系統(tǒng)(laboratory information system，LIS)內(nèi)的信息核減科室二級庫庫存的方法[12]如體外診斷試劑、血樣采集容器等。

(4)手工出庫方法。上述3種方法無法核銷的，采取科室二級庫庫管員人工依據(jù)實際使用情況自行出庫核減庫存的方法，可通過逐條出庫或庫存導入等途徑實現(xiàn)。

2.1.3 二級庫盤點與安全庫存

(1)二級庫盤點。盤點功能設置盲盤和自盤兩種盤點方式，科室二級庫庫管員可隨時進行預盤點，在月末規(guī)定時間段內(nèi)必須進行月末盤點，月末盤點數(shù)據(jù)作為財務報表一部分上傳至院財務。

(2)二級庫安全庫存。為了科室低值耗材二級庫庫存安全，簡化科室訂貨流程，提高訂貨效率，軟件設置安全庫存基數(shù)。當科室二級庫庫存量低于基數(shù)下限時，系統(tǒng)提示需訂貨，當庫存量接近基數(shù)上限時，系統(tǒng)提示科室減少訂貨[4,13]。安全庫存數(shù)據(jù)的制定可采用歷史平均數(shù)量計算法、歷史平均數(shù)量+基數(shù)計算法或采取基于時間序列的庫存數(shù)量預測法。

2.2 輔助監(jiān)測管理功能

(1)可疑不良事件監(jiān)測。科室低值耗材二級庫的使用可幫助臨床和醫(yī)技科室有效掌握自身耗材使用進度和信息，對醫(yī)療器械不良事件監(jiān)測和數(shù)據(jù)統(tǒng)計有重要作用。正在開發(fā)的醫(yī)院不良事件報告系統(tǒng)與科室二級庫管理軟件的對接，使不良事件監(jiān)測、上報和控制更加及時和便捷[14]。

(2)醫(yī)療器械流向查詢?；诳剖摇皩嵱脤嶄N”的實時庫存狀態(tài)，科室及醫(yī)院耗材管理人員可實時查看耗材流向及動態(tài)，為醫(yī)療耗材管理提供依據(jù)。

(3)庫存物資效期安全預警。設置近效期預警，當科室低值耗材二級庫存在近效期物資時，系統(tǒng)在主界面和出庫界面提示預警，過期后將凍結該庫存數(shù)據(jù)，不允許科室掃碼使用或出庫。

2.3 輔助績效核算與分析功能

科室低值耗材二級庫啟用后，醫(yī)療機構百元醫(yī)療收入耗材支出指標計算更加準確[15]。為保證醫(yī)療正常運行，科室一般庫存一周左右的基礎耗材，遇節(jié)假日等情況庫存量會更大，這部分耗材對耗占比影響很大，建立科室二級庫后，以實用實銷的出庫金額計算醫(yī)療機構耗占比，數(shù)據(jù)中去除各科室大量庫存結余影響，耗占比數(shù)據(jù)更趨于實際。

科室二級庫管理軟件與HIS系統(tǒng)對接，實時讀取HIS系統(tǒng)內(nèi)有關醫(yī)囑和收費的高值耗材數(shù)據(jù)，按需求自動計算醫(yī)療耗材占比，其結果可動態(tài)展現(xiàn)[15]。

科室二級庫上線后，醫(yī)院耗材管理人員可及時發(fā)現(xiàn)異常使用的耗材，如某段時間內(nèi)，個別耗材使用量異常增加或減少，對降低醫(yī)院財務和廉政風險有很大幫助。

3 醫(yī)用低值耗材二級庫管理軟件應用效果

醫(yī)院原計劃建設科室低值耗材二級庫100個，做到醫(yī)療耗材科室二級庫全院覆蓋，目前已建成使用科室二級庫127個，遠超計劃。上線科室根據(jù)自身情況在自然月內(nèi)不定期出庫，自然月最后一個工作日進行月末盤點，盤點金額納入醫(yī)院財務報表。配合院級相關財務審計制度，醫(yī)院耗材管理部門、審計部門和財務部門定期對科室二級庫抽盤，護理和耗材管理部門定期對科室二級庫庫房管理檢查。安全庫存的設置，減少了科室耗材請領的頻次，減輕了院級庫房的入庫驗收工作量?？剖叶墡焐暇€以來，出庫總金額較之前下降約7%，耗占比計算值更貼近實際。管理人員可接近實時狀態(tài)下查看耗材運行情況，包括出庫金額、移庫金額、耗材使用量較大的金額以及異常耗材數(shù)據(jù)。

科室二級庫上線效果與預期一致。但隨著科室二級庫上線數(shù)量的增多，監(jiān)測審核的工作量也相繼增加，還需在后期增加出庫及盤點操作監(jiān)控界面，通過信息技術手段督促科室按時出庫及盤點。

4 結語

科室二級庫建設可有效改變原有“以領代銷”的粗放型管理模式，實現(xiàn)常規(guī)耗材“實用實銷”的線上管理，該管理模式可反映耗材的實際支出，保證收入與支出同步，精確財務數(shù)據(jù)，降低運營成本，實現(xiàn)耗材的精準化管理。多途徑出庫可滿足不同科室、不同耗材的個性化出庫，推動醫(yī)用耗材精細化管理進程，滿足不同使用需求。此外，將進一步研發(fā)物流管理系統(tǒng)與HIS、LIS及影像與歸檔信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)醫(yī)囑計費與核銷同步，精確財務數(shù)據(jù)，保證支出與收入的實時同步，最終實現(xiàn)常規(guī)耗材與患者間的雙向追溯。