原 月 王紅軍 /文
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目一般投資額大、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜、實(shí)施周期長(zhǎng)、技術(shù)要求高、涉及面廣,建設(shè)過程中形成檔案種類多、體量大,具有成套性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。
不少單位的項(xiàng)目檔案管理雖逐步走上規(guī)范化、制度化的軌道,但仍存在項(xiàng)目檔案覆蓋內(nèi)容能否全面完整、組卷過程是否合理規(guī)范、項(xiàng)目實(shí)施完成后是否能夠順利通過檔案驗(yàn)收等各種風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)將直接影響項(xiàng)目建設(shè)的效果評(píng)價(jià),也對(duì)項(xiàng)目檔案能否為統(tǒng)籌規(guī)劃提供有力參考、為基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維提供重要依據(jù)、為維權(quán)舉證提供可靠憑證形成影響,因此,需要在檔案管理中對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析并加以防范。
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。首先要了解項(xiàng)目概況,在對(duì)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)進(jìn)行分解的同時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行合理劃分。如按項(xiàng)目建設(shè)程序劃分,可分為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、項(xiàng)目實(shí)施階段文件、項(xiàng)目驗(yàn)收階段文件;按項(xiàng)目類別劃分,可分為立項(xiàng)/管理/驗(yàn)收文件、基建文件和設(shè)備儀器文件;按檔案門類劃分,可分為文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案等。其次要選擇風(fēng)險(xiǎn)核對(duì)表等常用方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理信息收集,確定風(fēng)險(xiǎn)類別,并對(duì)其進(jìn)行描述。最后,通過風(fēng)險(xiǎn)管理信息收集,形成項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)核對(duì)表,并對(duì)一級(jí)、二級(jí)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行明確,同時(shí)從發(fā)生概率和風(fēng)險(xiǎn)影響程度兩個(gè)維度進(jìn)行評(píng)價(jià)。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。常用的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法有層次分析法和模糊綜合評(píng)價(jià)法,可根據(jù)情況運(yùn)用層次分析法確定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素權(quán)重,再運(yùn)用模糊綜合評(píng)價(jià)法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,最后確定出項(xiàng)目各風(fēng)險(xiǎn)因素排序,完善項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)核對(duì)表。
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是在確定風(fēng)險(xiǎn)存在的可能性以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能造成的影響程度后,為降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率或減少可能的損失,而依據(jù)項(xiàng)目的具體需求采取的行之有效的應(yīng)對(duì)措施。目前,被普遍采用的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施主要有:
減輕風(fēng)險(xiǎn)——包括風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和損失抑制,是比較積極的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)手段。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防旨在通過采用防范計(jì)劃、方案或措施,規(guī)避或降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率;損失抑制旨在盡最大努力減少風(fēng)險(xiǎn)造成的損失,將其控制在可承受水平。
風(fēng)險(xiǎn)回避——是用改變項(xiàng)目既定計(jì)劃的方式來消除風(fēng)險(xiǎn)。一般常用于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率高、不良后果很嚴(yán)重,且缺乏行之有效的應(yīng)對(duì)措施時(shí)。
轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)——一種將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給其他相關(guān)方承擔(dān)的策略。其目的不在于減輕項(xiàng)目本身的風(fēng)險(xiǎn)或者回避項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn),多用于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率雖小,但不利影響大、損失重,或者項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)難以受控的情況。
接受風(fēng)險(xiǎn)——指無法采取減輕、回避或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn),或減輕、回避和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的成本高于接受風(fēng)險(xiǎn)的成本時(shí)所采取的策略。多用于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率較低且造成的損失不嚴(yán)重時(shí)。
A所承擔(dān)的D工程項(xiàng)目檔案涉及門類多、專業(yè)廣、數(shù)量大、周期長(zhǎng),多階段項(xiàng)目實(shí)施還存在檔案關(guān)聯(lián)性、遷延性,要想順利通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收,存在較多風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素。
從合規(guī)層面分析,項(xiàng)目不僅要符合國(guó)家法律法規(guī)的要求,受地方及上級(jí)主管部門管轄,還要符合地方及上級(jí)主管部門管理規(guī)定的要求。對(duì)于項(xiàng)目中特別的工藝、設(shè)計(jì)和要求還要符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。檔案的完整性、有效性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,并保證最終的案卷質(zhì)量,與項(xiàng)目管理和檔案管理合規(guī)性的程度呈現(xiàn)高度正相關(guān),即項(xiàng)目管理、檔案管理合規(guī)性程度越高,最終形成的案卷質(zhì)量越高,項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性、有效性和準(zhǔn)確性越好。
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。按照以往項(xiàng)目檔案驗(yàn)收情況及專家調(diào)查問卷,對(duì)D項(xiàng)目檔案架構(gòu)內(nèi)容進(jìn)行劃分,形成下圖。
基于類別劃分的D項(xiàng)目檔案架構(gòu)
利用常用方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理信息進(jìn)行收集,確定風(fēng)險(xiǎn)類別為立項(xiàng)/管理/驗(yàn)收文件(管理類文件)風(fēng)險(xiǎn)×工程文件(基建文件)風(fēng)險(xiǎn)及×系統(tǒng)文件(設(shè)備儀器文件)風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。模糊綜合評(píng)價(jià)法是運(yùn)用模糊數(shù)學(xué)提供的方法,對(duì)涉及多種因素、一般只能用模糊語言來描述的方案、人才、成果等進(jìn)行運(yùn)算,得出綜合評(píng)價(jià)結(jié)果,從而為正確決策提供依據(jù)的方法。
通過風(fēng)險(xiǎn)管理信息收集,形成了D項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn),并邀請(qǐng)行業(yè)五位專家進(jìn)行影響程度打分,分值為“嚴(yán)重級(jí)=3,中等級(jí)=2,輕微級(jí)=1”。
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)價(jià)清單進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)評(píng)價(jià),得到D項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)評(píng)價(jià)圖。
嚴(yán)重級(jí)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
一是各類上報(bào)文件的各級(jí)評(píng)審意見、單項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審批文件、建設(shè)用地文件等不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。此類風(fēng)險(xiǎn)有的是上級(jí)單位的審批手續(xù)齊全,但保管環(huán)節(jié)失誤導(dǎo)致文件缺失,這種情況需要運(yùn)用減輕風(fēng)險(xiǎn)中的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防手段;有的是項(xiàng)目管理人員到位,但上級(jí)審批手續(xù)并未完整下達(dá),只能采取接受風(fēng)險(xiǎn)的措施,不回避,盡可能說明情況,將損失減小到最低;有的是個(gè)別審批情況尚屬現(xiàn)有地方法律法規(guī)和管理的空白區(qū)域,且上級(jí)管控、監(jiān)察不足,導(dǎo)致無法辦結(jié)或失去時(shí)效性,此種情況需分析對(duì)現(xiàn)有規(guī)定的合規(guī)性,尋找利于項(xiàng)目的落腳點(diǎn),采取有效的措施以轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。
二是招投標(biāo)文件、開工及竣工文件、竣工圖不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員面對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)采取減輕風(fēng)險(xiǎn)和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略。即在招標(biāo)文件和竣工圖評(píng)審時(shí),檔案人員介入對(duì)招標(biāo)文件的內(nèi)容、格式及歸檔范圍提出要求,將其納入招標(biāo)文件及合同條款中,在過程中監(jiān)督指導(dǎo)、嚴(yán)格要求,對(duì)竣工文件等編制提前提出要求,盡可能轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。
三是計(jì)劃購(gòu)置文件不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)劃購(gòu)置階段包括項(xiàng)目建設(shè)方進(jìn)行設(shè)備儀器的選型調(diào)查和研究,與購(gòu)置方進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、技術(shù)方面的談判,跟進(jìn)進(jìn)口貨物的報(bào)關(guān)、減免稅款等工作。檔案人員對(duì)D項(xiàng)目該階段形成文件的不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)采用了風(fēng)險(xiǎn)減輕策略,即項(xiàng)目人員及檔案人員學(xué)習(xí)企業(yè)內(nèi)控、對(duì)外貿(mào)易相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)的同時(shí),對(duì)該階段文件進(jìn)行監(jiān)控,保證環(huán)環(huán)相扣,不出紕漏。
中等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
一是項(xiàng)目調(diào)整文件不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目調(diào)整需求伴隨項(xiàng)目的實(shí)施產(chǎn)生,調(diào)整文件一般委托具備資質(zhì)的設(shè)計(jì)單位編制,需通過各級(jí)主管部門組織的專家評(píng)審并得到對(duì)應(yīng)權(quán)限的上級(jí)批復(fù),國(guó)家對(duì)項(xiàng)目調(diào)整的權(quán)限等有較為詳細(xì)的規(guī)定,上報(bào)報(bào)告避免避重就輕,隱藏重要調(diào)整信息和行文錯(cuò)誤等造成審批權(quán)限有誤,導(dǎo)致調(diào)整不合規(guī)。D項(xiàng)目對(duì)該類風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)采取了預(yù)防和接受風(fēng)險(xiǎn)的措施,如本工程中的建設(shè)周期和建設(shè)方案的調(diào)整經(jīng)過多輪與上級(jí)機(jī)關(guān)的溝通匯報(bào)并積極組織上報(bào),此為預(yù)防,上級(jí)機(jī)關(guān)給出對(duì)項(xiàng)目實(shí)施已形成建設(shè)成效和支撐相關(guān)任務(wù)完成的意見,最終未予受理,只能接受風(fēng)險(xiǎn)。
二是工程設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理資料、施工資料不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。工程的可行性研究和初步設(shè)計(jì)階段將產(chǎn)生工程設(shè)計(jì)文件,工程實(shí)施階段產(chǎn)生大量的監(jiān)理和施工資料,參與建設(shè)的協(xié)作單位要引用和遵照大量的工程設(shè)計(jì)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),存在多單位協(xié)同參與項(xiàng)目實(shí)施與建設(shè),引用不同的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不同理解將導(dǎo)致工程設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理資料和施工資料存在不一致、不相協(xié)調(diào)和較低程度的不合規(guī)。面對(duì)該類風(fēng)險(xiǎn),成立組織建設(shè)機(jī)構(gòu),明確檔案管理人員和職責(zé),全面了解工程設(shè)計(jì)相關(guān)流程、管理規(guī)范,與設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位簽訂合同中明確D項(xiàng)目歸檔范圍及整理依據(jù),并實(shí)時(shí)跟進(jìn)工程建設(shè),組織參與項(xiàng)目檔案監(jiān)督檢查,及時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行預(yù)立卷監(jiān)督指導(dǎo),以期風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。
三是安裝調(diào)試驗(yàn)收文件不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于該部分文件的不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),檔案管理采用了風(fēng)險(xiǎn)減輕策略,即項(xiàng)目人員、檔案人員與技術(shù)人員協(xié)同,嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)單位以及A所對(duì)儀器設(shè)備安裝調(diào)試及驗(yàn)收方面的管理規(guī)定,及時(shí)進(jìn)行預(yù)立卷管理,保證了該部分文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效及較高的案卷質(zhì)量。
輕微級(jí)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
勘察設(shè)計(jì)文件、工程結(jié)算文件、開箱驗(yàn)收和使用維護(hù)文件不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。一方面采用減輕風(fēng)險(xiǎn)及轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)策略,與勘察設(shè)計(jì)單位及結(jié)算審核咨詢單位簽訂合同,合同期約束至工程竣工驗(yàn)收,并實(shí)時(shí)跟進(jìn)、有力管控。另一方面采用減輕風(fēng)險(xiǎn)策略,即嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)及A所內(nèi)控管理及儀器設(shè)備采購(gòu)相關(guān)管理規(guī)定,在檔案人員的監(jiān)督指導(dǎo)下及時(shí)形成預(yù)立卷。
通過實(shí)例對(duì)項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分析,可以總結(jié)項(xiàng)目檔案管理合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,形成對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的長(zhǎng)效管控:
建立動(dòng)態(tài)合規(guī)義務(wù)清單。合規(guī)性既是項(xiàng)目管理也是檔案管理的要求,企業(yè)不僅要建立相適應(yīng)的內(nèi)控制度,形成制度基礎(chǔ)與保障,還要對(duì)上級(jí)管理規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案管理的相關(guān)要求,地方法律法規(guī)和規(guī)章制度,國(guó)家法律法規(guī)都具備一定的認(rèn)知。提高檔案管理的合規(guī)性,使項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)有效降低。要梳理并建立動(dòng)態(tài)的合規(guī)義務(wù)清單,做到有法可依、有規(guī)必依,當(dāng)相關(guān)規(guī)定發(fā)生更新、變化和廢止時(shí)及時(shí)對(duì)清單進(jìn)行更新。對(duì)識(shí)別獲取的合規(guī)義務(wù)清單進(jìn)行有效的培訓(xùn),培訓(xùn)不僅要覆蓋項(xiàng)目檔案管理人員,還要覆蓋項(xiàng)目管理人員,有效提高項(xiàng)目檔案的合規(guī)性。
檔案管理與項(xiàng)目管理緊密耦合,參與前端控制。
鑒于項(xiàng)目管理的合規(guī)性對(duì)項(xiàng)目最終檔案驗(yàn)收的影響最大,建議項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理緊密耦合,介入項(xiàng)目管理的各個(gè)階段,參與檔案全生命周期,即項(xiàng)目檔案前端控制。項(xiàng)目實(shí)施階段對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查,提出建設(shè)性建議、意見和必要的管理要求。
信息化條件建設(shè)形成檔案管理能力。項(xiàng)目檔案體量與項(xiàng)目投資、項(xiàng)目復(fù)雜度一般呈正相關(guān)性,投資額越大、復(fù)雜度越高,檔案體量越大,建議利用信息化手段,建設(shè)形成數(shù)字化檔案管理能力,有效降低風(fēng)險(xiǎn)。建立協(xié)同管理平臺(tái),項(xiàng)目建設(shè)部門與項(xiàng)目檔案管理能夠基于同一平臺(tái)和統(tǒng)一規(guī)則,參與項(xiàng)目文件生成、預(yù)立卷、檢查和歸檔等的全生命周期管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)于項(xiàng)目檔案綜合質(zhì)量的提高。