高華

【摘 要】 工程建設(shè)企業(yè)響應(yīng)黨中央號召實施“走出去”戰(zhàn)略已有25年。在25年的發(fā)展歷程中，企業(yè)的國際業(yè)務(wù)實現(xiàn)了跨躍式發(fā)展，業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴大，成為世界油氣領(lǐng)域不可忽視的一支重要力量。海外項目資料管理如何實現(xiàn)合同要求與當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)、國內(nèi)規(guī)范和企業(yè)規(guī)定的統(tǒng)一，是海外項目檔案管理面臨的重要問題。

引 言

項目檔案是企業(yè)工程實施過程中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括工程管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程采購資料、項目驗收資料和項目圖五種類別。它是工程承包合同包含內(nèi)容的一部分;是工程質(zhì)量評定驗收備案的依據(jù)之一;它是工程建設(shè)和管理的依據(jù)，它讓工程質(zhì)量有據(jù)可查，尤其是單位進行維修、管理、使用、改建和擴建的主要依據(jù)。隨著工程科學(xué)化管理水平的提高，工程檔案要求越來越高，項目資料整理在工程施工管理過程中越來越顯得尤其重要。在工程施工管理過程中，項目總包方及各施工單位要充分認識到項目資料編制的重要性，從工程項目開工抓起，建立健全項目資料管理制度，加強與監(jiān)理和業(yè)主之間的溝通，真正的實行“三同步”，就能做出一流的項目檔案資料。

1項目檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理主體多元。一個工程項目由建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等多單位參加，在各階段形成的項目檔案經(jīng)過了不同的主體和單位，導(dǎo)致檔案管理呈現(xiàn)多元化的趨勢，從而造成檔案來源復(fù)雜，管理難度偏大的情況。

1.2檔案管理標準不統(tǒng)一。一個工程往往需要幾年甚至更長時間才能完成，期間會產(chǎn)生大量的文件資料，管理人員多有變動，施工隊伍多，各單位的檔案資料歸檔范圍和整編標準不統(tǒng)一，因此使歸檔的檔案資料雜亂無章，不易整理。

1.3檔案資料歸檔滯后。這一現(xiàn)象尤其在工程的初期最為明顯。工程初期，新的項目部剛剛組建，各種工作千頭萬緒，領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在工程如何設(shè)計施工上，對檔案資料的收集不夠重視，等到各方工作穩(wěn)定，重視檔案工作時，工程的前期文件資料已時過境遷，有的已丟失或收集不全了。由于平時不重視文件的形成、積累、收集和整理，造成工程檔案不完整、不準確?！盎貞涗洝笔降臋n案資料，很難保障項目檔案的質(zhì)量。

1.4業(yè)務(wù)人員歸檔意識不強。在以市場經(jīng)濟為主要方向的海外工程項目施工過程中，從管理層到業(yè)務(wù)人員對于工程的施工質(zhì)量以及施工進度都較為關(guān)心，這方面的要求也相對比較嚴格，而與此同時，項目的檔案資料的產(chǎn)生卻常常被忽略。許多參建單位只注重對項目文件特別是對項目圖和項目文件的完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督、檢查、審核、簽字的責(zé)任，忽視了收集、積累工程中形成的文件資料。

2 強化管理，提升水平

2.1 建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度是檔案管理中的重要保障，也是企業(yè)管理目標實現(xiàn)的有效途徑。持續(xù)完善檔案管理相關(guān)標準與制度建設(shè)，因地制宜，了解海外項目檔案管理具體要求，對標相關(guān)監(jiān)管要求，修訂海外檔案管理辦法，結(jié)合內(nèi)控關(guān)鍵控制點，完善相關(guān)制度中對文檔管理的要求，基于企業(yè)業(yè)務(wù)特點，針對關(guān)鍵領(lǐng)域制定文檔管理制度

2.2 加強檔案資料與工程建設(shè)同步化管理。為使項目檔案資料管理和控制與工程建設(shè)項目同步進行，從項目建設(shè)開始，就要制定明確的工作總體目標，然后圍繞這個總體目標，制動不同階段的工作進度計劃，環(huán)環(huán)相扣，實行目標管理，一個階段一個階段有序地推進。

2.3建立項目檔案管理約束機制，增強檔案管理意識。建設(shè)單位要建立項目檔案管理約束機制，從源頭上保證建設(shè)項目檔案管理工作落實到位。在工程開工后，檔案管理人員應(yīng)分期分批對工程管理人員＼監(jiān)理人員＼施工單位人員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育和檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使他們在增強檔案意識的同時也熟知檔案館對項目資料的要求標準，在項目開始時就用規(guī)范化＼標準化來嚴格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)，確保形成一流的項目資料。

2.4推行檔案信息化管理，提高檔案管理效率。檔案信息的開發(fā)和利用，不僅能夠更好的方便檔案人員進行管理，同時也反映企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效的實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。企業(yè)可以組織相關(guān)的工作人員對近年來所承接的海外工程項目檔案進行整理，編制企業(yè)專屬的海外工程項目資料清單，從中總結(jié)出不同地區(qū)施工的有效數(shù)據(jù)，為今后的海外項目提供更好的方法和技術(shù)指導(dǎo)。

2.5 加強檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。項目部要組織參建單位項目管理人員、技術(shù)人員、檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工程人員了解檔案德管理知識，檔案人員了解工程建設(shè)程序和專業(yè)知識，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)、管理理論、工作方法、計算機使用等相關(guān)知識，提高思想認識和業(yè)務(wù)水平，同時深入施工現(xiàn)場，對建設(shè)項目實施過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程檔案管理規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)地完成。

2.6加強檔案資料管理意識。加強對各工程管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的宣傳，使得項目經(jīng)理、總監(jiān)理工程師對工程施工過程中形成的資料引起足夠重視，定期召開項目資料匯報會，加強對現(xiàn)場技術(shù)人員、資料管理員檔案知識培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳、提高檔案理論素養(yǎng)，防治工程檔案資料不真實、不準確、不規(guī)范，與工程進度不同步、資料記錄不及時、出現(xiàn)“回憶錄”等情況的發(fā)生，避免因工程檔案資料驗收不合格，導(dǎo)致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)工程施工進度與檔案資料收集整理的統(tǒng)一。

總之，項目檔案資料的收集整理工作是一項系統(tǒng)工程，它涉及到各專業(yè)、各部門，要保證工程項目檔案資料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，真實地記錄和反映施工及項目驗收的全過程，須依靠檔案管理部門、工程管理部門、施工單位及監(jiān)理單位齊抓共管，提升管理水平，嚴格按照檔案法律法規(guī)辦事，才能保證一流的項目檔案形成。