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        淺談企業(yè)人事檔案管理工作

        2019-04-22 09:42:20陸琳艷
        卷宗 2019年10期
        關(guān)鍵詞:管理人員管理工作信息化

        摘 要:人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)。本論文分析了當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的存在的問題,探討了改善人事檔案管理的措施。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;管理

        人事檔案是組織、人事、勞動(或人力資源管理)部門在人事管理活動中形成的,記述和反映人員經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)的,以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。人事檔案是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),是企業(yè)歷史地、全面地考察了解和正確選拔人才的重要憑證,是企業(yè)合理配置人力資源的重要依據(jù)。

        1 人事檔案管理的存在的問題

        1.1 人事檔案內(nèi)容不全面

        有些基層單位人事檔案材料收集不齊全、不全面,其收集的內(nèi)容一般包括履歷表、工資表、入黨團(tuán)材料等,再加上內(nèi)容中有關(guān)個人經(jīng)歷的部分往往側(cè)重于政治,千篇一律,缺乏反映近期德、勤、能、績的材料,特別是業(yè)績、科研能力和水平等方面的內(nèi)容,使得檔案內(nèi)容不完整,不能全面客觀地反映一個人的個性化發(fā)展和實(shí)際水平,不能滿足當(dāng)前人事工作的需要。

        1.2 人事檔案缺乏時效性

        人事檔案中的材料太過于陳舊,查閱人事檔案時常常會發(fā)現(xiàn)有的人事檔案只有早期內(nèi)容的材料,而真正反映當(dāng)事人近期動態(tài)情況的材料卻少之又少,這說明檔案跟蹤太慢,時效性不強(qiáng),不能做到根據(jù)個人經(jīng)歷的變化及時補(bǔ)充新材料。特別是一些重要的檔案資料,因收集和傳遞手續(xù)不完備,而不能及時收集入人事檔案。如有的干部受到表彰和獎勵,文件發(fā)到人事檔案管理部門后,由于檔案管理人員的疏忽沒有及時把材料進(jìn)行歸檔,致使一些優(yōu)秀人才異地調(diào)轉(zhuǎn)時,查不到工作業(yè)績的檔案記載,對人才的成長和發(fā)揮其聰明才智極其不利。

        1.3 人事檔案缺乏科學(xué)化、信息化的管理

        隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和信息化水平的不斷提高,人事信息化管理系統(tǒng)早已在企業(yè)人事管理工作中應(yīng)用,但總體來看,企業(yè)并沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用,很對單位雖然把檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中,但實(shí)際工作中要檢索人事檔案資料時還是以手工操作為主,無紙化閱檔基本得不到實(shí)現(xiàn),大大降低工作效率。

        2 改善人事檔案管理的措施

        2.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

        現(xiàn)有人事檔案收集的材料不齊全、不完整,側(cè)重于個人的歷史記錄,不利于反映個人的發(fā)展?fàn)顩r,無法滿足用人單位的實(shí)際需要,因此要擴(kuò)大人事檔案的收集范圍,充實(shí)人事檔案的內(nèi)容,使之能從多方位全面反映一個人。不僅政治歷史材料要?dú)w檔,而且要加強(qiáng)近期業(yè)績材料、廉政材料、誠信材料以及有關(guān)個人的個性特征、道德操守、心理素質(zhì)、身體狀況等方面的材料的重點(diǎn)收集,切實(shí)為用人單位提供有價值的參考信息。

        2.2 加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)管理

        人事檔案的當(dāng)事人在社會活動中不斷發(fā)生變化,人事檔案應(yīng)根據(jù)檔案當(dāng)事人的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要,縮短反饋信息收集、再利用的時間周期。人事檔案管理人員要不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時地補(bǔ)充到人事檔案中去,增強(qiáng)人事檔案信息的時效性,加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)性管理,定期對原有的人事檔案的信息進(jìn)行審核鑒定,剔除無保存價值的內(nèi)容,補(bǔ)充新的內(nèi)容,使人事檔案的信息得到及時更新,方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實(shí)際情況。

        2.3 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

        在科技技術(shù)的推動下,企業(yè)要注重加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行輔助管理,運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù),將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的共存。還可以利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享,提高人事檔案的利用,提高人事檔案工作的效率。同時,要注重人事檔案的安全管理,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),設(shè)置防火墻,避免被病毒感染或黑客入侵而出現(xiàn)人事檔案信息泄露的現(xiàn)象。

        2.4 提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

        人事檔案工作要求人事檔案管理人員不僅要有較高的政治素質(zhì),有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德,而且要刻苦專研業(yè)務(wù)知識,努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。人事檔案管理人員要進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)教育,提高自身專業(yè)知識和專業(yè)技能。要掌握計(jì)算機(jī)貯存、加工、傳遞檔案信息的基本技能,以及應(yīng)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化管理手段開發(fā)人事檔案信息資源,做好人事檔案管理工作,提升利用服務(wù)水平。

        企業(yè)要提高人事檔案管理意識,提高對人事檔案的重視程度,對人事檔案工作及時地進(jìn)行改造和創(chuàng)新,提升人事檔案管理工作質(zhì)量,充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理工作中的作用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張華.淺談事業(yè)單位人事檔案管理問題[J].卷宗,2019(2):134.

        [2]常曉蕾.新時期人事檔案管理工作探析[J].發(fā)現(xiàn),2018(1):201-202.

        [3]關(guān)英慧.新時期人事檔案管理規(guī)范化探討[J].企業(yè)改革與管理,2017(14):73.

        作者簡介

        陸琳艷(1988-),女,漢,江蘇省宜興市人,助理館員,本科,研究方向:固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理、人事檔案管理等。

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