史慧娟
檔案數(shù)字化,始于20世紀(jì)80年代末,伴隨著21世紀(jì)的到來,檔案數(shù)字化也從案卷級的目錄文件全面快速發(fā)展為信息全文數(shù)字化。這使得遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢與利用得以實現(xiàn),不僅拓展了檔案信息資源的交流與共享,也節(jié)約了大量的社會資源。檔案數(shù)字化主要包括紙質(zhì)檔案掃描、微縮拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝、三維立體掃描及音頻視頻檔案的數(shù)字化采集。個人將就紙質(zhì)檔案的數(shù)字化淺談如下幾點體檢:
1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作
正所謂謀定而后動,想要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,首先要做好方案或規(guī)劃,紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案制定的是否合理,直接影響了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量。而一份好的方案中至少應(yīng)包括組織架構(gòu)、資源配置、相應(yīng)流程、明確的標(biāo)準(zhǔn)等幾部分。
組織架構(gòu)方面,紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中應(yīng)明確檔案鑒定小組成員、工作小組成員及其他業(yè)務(wù)支持人員。鑒定小組成員對哪些紙質(zhì)檔案需要數(shù)字化、數(shù)字后檔案的質(zhì)量起到評定作用,這類人員要求有豐富的工作經(jīng)驗與精準(zhǔn)的判斷能。工作小組成員且負(fù)責(zé)具體的數(shù)字化工作,這類人員要求有路線客人責(zé)任心,工作細(xì)致負(fù)責(zé),且應(yīng)熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范能夠熟練使用相關(guān)設(shè)備與軟件。其他業(yè)務(wù)支持人員如設(shè)備采購、維護(hù)人員,易耗品供給人員等等。
資源配置方面,主要是指紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中需使用的軟、硬件,如掃描儀、復(fù)印機(jī)及各種數(shù)字化軟件。其中數(shù)字化軟件的種類繁多,各具特色,故而在選擇時要結(jié)合單位的自身特點慎重選取。選擇合適自身特點的軟件將對之后的工作起到事半功倍的效果。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項細(xì)致而繁瑣的工作,因而事前建立流程制度是必不可少的,從紙質(zhì)檔案的鑒定、預(yù)處理、分發(fā)、掃描、檢測、驗收、入庫、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、設(shè)備維護(hù)、安全保密管理等工作不僅要明確要求也應(yīng)分配到人且要職責(zé)清晰。建議設(shè)計合理的表單與臺賬,明確要求的同時也便于追溯。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項基礎(chǔ)性的工作,必須嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以確保日后數(shù)字化的檔案資源可以互連共享。例如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-2005等。
2 需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案的鑒定工作
這項工作由鑒定小組完成,首先是鑒定小組成員依據(jù)館藏檔案的內(nèi)容、形成年代、來源、利用率、完整程度等要素進(jìn)行系統(tǒng)的分析,對其是否需要進(jìn)行好數(shù)字化進(jìn)行評判,然后由鑒定小組組長對其鑒定結(jié)果進(jìn)行把關(guān)。鑒定時可參照如下三個原則:
1)精煉原則。鑒定人員可在鑒定時剔除重復(fù)和無價值的文件。比如存有草稿、定稿與正本的檔案,僅好數(shù)字化正本即可;再如正本有多份的情況下,選擇字跡清晰的版本掃描??傊珶捲瓌t主要是從節(jié)省經(jīng)費(fèi)提高效率的角度出發(fā)的。
2)系統(tǒng)性原則。鑒定人員在鑒定時也要考慮檔案的系統(tǒng)性、全面性,必須要保持檔案之間的聯(lián)系。比如公文中同一活動的請示件與相應(yīng)的批復(fù)件,不可因為批復(fù)件不是本單位發(fā)文就予以數(shù)字化。再如還在現(xiàn)產(chǎn)的科技檔案,其初步設(shè)計階段、詳細(xì)設(shè)計階段、試驗試制階段、定型階段、批生產(chǎn)階段等各階段檔案文件均應(yīng)數(shù)字化,而不能僅保留最新階段的檔案。
3)效益最大化原則。鑒定中應(yīng)結(jié)合各單位自身實際,力爭以最小的投入使有價值的檔案能最大限度地發(fā)揮作用,這就是效益最大化原則。對于一此歷史較長的單位,建議可以從利用率的角度來及保護(hù)珍貴檔案的角度考慮檔案數(shù)字化的優(yōu)先程度。
3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的檢查、驗收及相關(guān)后續(xù)工作
1)掃描圖像的檢查、驗收。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后,應(yīng)由技術(shù)人員還應(yīng)對數(shù)字化后的檔案進(jìn)行檢查,主要包括掃描的圖像是否清晰完成、有無偏斜、有無顛倒、順序是否正確連貫。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充掃描以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。
2)數(shù)據(jù)上傳的檢查、驗收。之后就是數(shù)據(jù)的掛接,通過機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的圖像文件進(jìn)行掛接,對掛接的文件也需再次校對復(fù)核,以確保數(shù)據(jù)庫內(nèi)的相關(guān)文件信息一圖像文件一一對應(yīng)。同時一定要注意數(shù)據(jù)的備份,檢查光盤、硬盤是否能正常讀取,內(nèi)容是否完整。
3)其他后續(xù)工作。對原紙質(zhì)檔案,工作人員也應(yīng)對其數(shù)量、順序、狀況進(jìn)行清點、核對,主要檢查紙無損壞、丟失、涂改等情況;除此之外,也不能忽視紙質(zhì)檔案數(shù)字化過成中形成的鑒定文件材料、審批文件、總結(jié)報告等,這些重要材料都應(yīng)立卷歸檔,作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重要組成部分。
綜上所述,隨著計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案數(shù)字化已成必然。檔案館人員必須面臨挑戰(zhàn),不斷提高自身素質(zhì)、轉(zhuǎn)變思想,結(jié)合現(xiàn)代技術(shù),促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),提升檔案的價值。