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        檔案管理工作存在問題與對(duì)策

        2019-04-22 09:42:20陳冰影
        卷宗 2019年10期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工作問題對(duì)策

        陳冰影

        摘 要:社會(huì)不斷的發(fā)展,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也不斷的完善。檔案管理工作在很多事業(yè)單位也顯得十分重要。檔案管理工作使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以直接了解到公司員工的情況和及時(shí)知道公司的運(yùn)營狀況。這些檔案管理工作雖然給我們帶來便利,但是還存在的一些問題,本文主要分析了檔案管理工作的問題和如何優(yōu)化它,讓檔案管理工作更好的服務(wù)于事業(yè)單位。

        關(guān)鍵詞:檔案管理工作;問題;對(duì)策

        檔案管理的工作對(duì)任何單位說都是十分重要的。對(duì)于醫(yī)院來說,它可以在檔案中查詢病人以往的病情,可以更好的對(duì)癥下藥;對(duì)于警察局來說,它可以在檔案中調(diào)查出嫌疑人各種資料;以及很企業(yè)、事業(yè)單位面對(duì)人才的選拔都可以根據(jù)檔案來獲取信息,進(jìn)行下一步的工作。這些工作怎樣做到最好是很多單位需要考慮的問題,并且嘗試去解決。本文主要分析了檔案管理工作中存在的問題和相對(duì)應(yīng)的對(duì)策。

        1 檔案管理的重要性

        檔案管理現(xiàn)在應(yīng)用與每個(gè)事業(yè)單位中,因?yàn)樗泻苤卮蟮囊饬x。1)它有利于行政單位的管理。檔案中有事業(yè)單位目前的運(yùn)營狀況,以往的業(yè)績(jī)和是否有較高的管理水準(zhǔn),這些都是重要的參考資料,都可以作為評(píng)判這個(gè)單位是否優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于東山再起的事業(yè)單位,可以從檔案中找到之前工作的過失,避免前車之鑒,從而找到更適合事業(yè)單位發(fā)展的道路。檔案資料不僅具有還原性和準(zhǔn)確性,還具有法律效應(yīng),一些單位涉及到訴訟事件,檔案可以發(fā)揮作用,維護(hù)自己公司的權(quán)益。2)它有利于事業(yè)的規(guī)范化。一個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中,有很多優(yōu)異的業(yè)績(jī),這些成績(jī)都會(huì)被記錄在內(nèi),而檔案管理在其中起到了規(guī)范化的作用。與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的檔案管理工作,它沒有傳統(tǒng)檔案管理工作復(fù)雜,嘗試新的管理方法,體會(huì)企業(yè)發(fā)展的情況。3)有利于單位事業(yè)的信息化。目前,信息化的時(shí)代,數(shù)字化檔案是信息化檔案的重要手段,它有著比傳統(tǒng)檔案較高的安全系數(shù),還增加了信息化發(fā)展,使得檔案管理工作變得靈活,對(duì)相關(guān)人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),了解并掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),從而提高檔案管理工作的效率。4)他有利于促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。事業(yè)單位很多的活動(dòng)過程以及成績(jī)都記錄在檔案中,事業(yè)單位可以將上一次活動(dòng)的優(yōu)缺點(diǎn)分析出來,下一次活動(dòng)盡量做到最好,使團(tuán)隊(duì)中各個(gè)成員都凝聚為公司做貢獻(xiàn),這樣不僅培養(yǎng)工作人員的責(zé)任心,團(tuán)結(jié)向上的,還可以促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。5)它具有重要的法律作用。一個(gè)好的事業(yè)單位樹大難免招風(fēng),攤上訴訟事件,檔案可維護(hù)公司的權(quán)益,減少不必要的損失。因此,檔案管理者要熟通檔案管理知識(shí),對(duì)檔案的完全做到相對(duì)應(yīng)的保護(hù),在一定時(shí)間會(huì)起到它自身的法律作用。

        2 檔案管理存在的主要問題

        2.1 缺乏創(chuàng)新意識(shí)

        目前,我國已成為互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時(shí)代,大數(shù)據(jù)背景下的管理檔案工作也應(yīng)用于各行各業(yè),然而還有一些企業(yè)在運(yùn)用大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理還沿用著傳統(tǒng)檔案管理的模式,阻礙了管理工作的發(fā)展,這是管理手段缺乏創(chuàng)新,要想大數(shù)據(jù)下的檔案管理的工作效率不斷的提升,就要培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí),不斷的去突破,這樣事業(yè)單位才能夠穩(wěn)定發(fā)展。

        2.2 工作方法滯后

        我國檔案管理在一起企業(yè)單位還沒有受到完全的重視,領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員對(duì)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的新型模式暫時(shí)還無法接受,大部分的工作人員對(duì)此產(chǎn)生了一些消極影響,使得工作方法滯后。影響了檔案管理的實(shí)效性,阻礙了事業(yè)的發(fā)展。事業(yè)單位想要發(fā)展的好,應(yīng)該先讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理,然后對(duì)管理工作人員進(jìn)行賞罰分明,調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,并推動(dòng)工作向前發(fā)展。

        2.3 信息化建設(shè)不完善

        新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá),對(duì)檔案工作管理的要求也極高,要將發(fā)展的道路實(shí)現(xiàn)多元化。檔案工作原理也逐漸信息化,信息化的檔案工作原理,還沒有具體實(shí)施的制度,還需不斷的完善。信息化建設(shè)突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案記錄的模式,它出現(xiàn)了很多以視屏,圖片,音頻等一些新的形式去做檔案管理工作,它降低了檔案工作時(shí)的難度,但是由于它未應(yīng)用于全部事業(yè)單位,還是因?yàn)楣芾碇贫却嬖谥恍﹩栴},所以需加強(qiáng)并不斷完善信息化建設(shè)。

        2.4 人才問題突出

        檔案管理存在的最主要的問題就是管理人員。管理人員不僅要有與其相關(guān)的管理知識(shí),對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解和簡(jiǎn)單基本操作,還要責(zé)任心和耐心。而現(xiàn)在是社會(huì)管理工作崗位的人員有的素質(zhì)低下,有的不會(huì)專業(yè)知識(shí),有的是走后門進(jìn)來工作的,對(duì)于他們來說上班輕松還有工資,根本認(rèn)識(shí)不到管理工作的重要性,面對(duì)檔案管理工作的要求和工作量,讓他們覺得繁瑣,削弱了他們工作的積極性,使得檔案管理工作效率不高。

        3 檔案管理的優(yōu)化策略

        3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的流程和方式

        在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的背景下,企業(yè)在開展檔案管理工作的同時(shí),還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)工作的流程和方式。這樣才可以提升檔案事業(yè)管理。加強(qiáng)檔案管理工作就是把相對(duì)凌亂的檔案文件整理起來,便于之后展開工作。它的原則是要保留原來的文件,和各文件之間的聯(lián)系,以便于日后管理運(yùn)用。檔案管理工作的具體流程是要先制定整理方案,然后不同宗全都各自劃分開來,然后進(jìn)行具體的工作。

        3.2 建立健全檔案管理制度

        在面對(duì)目前所發(fā)展的檔案管理系統(tǒng),并不是預(yù)期的那么理想,最主要的原因是檔案管理制度不夠完善。要想提高檔案管理工作的效率,首先是根據(jù)某單位的實(shí)際情況去建立一套合理的規(guī)章制度。并且也可以在實(shí)際的運(yùn)營過程中完善檔案管理制度。不管什么時(shí)候,都要與時(shí)俱進(jìn),現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理,這樣工作的效率和準(zhǔn)確性都一同提高。還在運(yùn)用傳統(tǒng)模式管理檔案的單位,也應(yīng)該建立一套與時(shí)俱進(jìn)的管理制度,提高工作質(zhì)量。

        3.3 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

        提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與管理人員自身的素質(zhì)有著密切的聯(lián)系,需要從工作崗位中培養(yǎng)管理人員的專業(yè)能力,保證管理工作人員的水平發(fā)展有待提高,來保證工作的穩(wěn)定性。

        3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

        檔案管理信息化是檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合,為公司提供服務(wù),從傳統(tǒng)模式紙質(zhì)版的檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變成檔案以信息為重心的過程。在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作,它的準(zhǔn)確性很高,工作效率也很高,使得傳統(tǒng)的檔案管理工作不能滿足現(xiàn)代形式的要求。所以各部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理意識(shí),多加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

        4 結(jié)語

        不管是傳統(tǒng)的檔案工作管理模式還是大數(shù)據(jù)背景下檔案工作管理的模式,它不僅對(duì)企業(yè)自身事業(yè)有積極作用,還對(duì)社會(huì)起到了不小的作用。所以各企業(yè)以及事業(yè)單位都必須重視起檔案管理工作,知道檔案管理工作的重要性,面對(duì)檔案管理工作中存在的問題要及時(shí)進(jìn)行處理。領(lǐng)導(dǎo)在挑選管理人員時(shí),要挑選具有檔案管理方面的知識(shí)和具備基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)的員工。調(diào)動(dòng)員工的積極性,并培養(yǎng)員工創(chuàng)新意識(shí),將管理工作做到最好。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉超.企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].檔案信息管理,2011(05):78-79.

        [2]侯春蘭.新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及改善措施[J].揚(yáng)州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2013(04):28-29.

        [3]賈莉.探究如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施分析[J].東方企業(yè)文化,2015(03):110111.

        [4]薛洪敏,宋桂玲.試論新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江科學(xué),2014(06):261-262.

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