摘 要：隨著我國社會經濟與信息技術水平的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案的數量快速增加，這就需要事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷優(yōu)化形式。當前，檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的趨勢和潮流，但是在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中存在著諸多問題，嚴重影響了檔案信息化建設的進程。所以，這就需要事業(yè)單位應該加強對于這些問題的重視，認識影響檔案信息化管理工作的影響因素。本文以論提升檔案管理信息化建設的有效途徑為題，通過對于這些問題進行分析，提出了解決的策略，旨在能夠有效提高事業(yè)單位檔案信息化管理，促進各項工作平穩(wěn)運行。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；方法

事業(yè)單位檔案管理信息化建設主要就是優(yōu)化檔案文件的保存方式，所以這就需要事業(yè)單位應該不斷利用先進的信息技術和手段來轉換物質資源，提高資源的信息化水平。然后有效開展保存工作，建立起檔案數據庫以及檔案目錄數據庫，為事業(yè)單位的每個工作人員提供優(yōu)質的服務。同時，檔案的信息化建設還應該有效解決傳統(tǒng)的檔案管理方法，取其精華，使兩者形成很好的補充，實現共同發(fā)展的最終目的。現階段下我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性，積極應對檔案管理信息化建設中的若干問題，努力促進和提升檔案管理信息化建設。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的若干問題

1.1 檔案信息資源沒得到合理的開發(fā)

當前，我國事業(yè)單位對于檔案信息資源沒有進行有效的開發(fā)和利用，采集檔案信息資源方面的內容比較少，有的時候存在著信息資源重復加工的情況，嚴重影響了信息化資源的質量。我國檔案開放的比重整體來說還是處于低水平的，盡管我國建設了許多信息化數據庫，但是許多數據資源都沒有得到有效的利用，造成了資源的浪費。

1.2 缺乏保護檔案安全的措施

一般來說，事業(yè)單位的檔案資料與普通的檔案資料是不一樣的，有的時候會涉及到一些國家的機密信息，所以在處理文件的時候，應該更加注重文件的安全性。但是在日常工作中，事業(yè)單位很容易就會忽視這個問題，這樣就會有泄露信息的隱患。一些事業(yè)單位對于公開的信息資料審查不夠嚴格，有的時候因為計算機瀏覽一些危險網頁而造成機密文件泄露。正是因為事業(yè)單位在進行檔案管理的時候沒有采取有效的安全措施，所以導致其存在著一些危險。

1.3 檔案管理人員素質低下

一般來說，事業(yè)單位的檔案管理工作屬于平淡無奇的工作，所以很難吸引優(yōu)秀且專業(yè)的人才。這樣就會使事業(yè)單位檔案管理人員大多是缺少檔案管理經驗，并且沒有接受過專業(yè)的檔案管理訓練。有的時候檔案管理工作人員經常調動崗位，使其出現混亂的局面。有的時候會出現文件丟失的情況。所以，只有不斷提高檔案管理人員的素質，保證檔案管理工作的效率，才能夠更好地為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅實的基礎班。

1.4 檔案檢索效率低下

檔案的檢索方式可以分為計算機檢索和手動檢索兩種方式，檢索的效率在很大程度上就會依賴工具，而最快的檢索工具就是計算機。但是還是有部分單位使用手動檢索，一些單位認為檢索工具越多就越能夠提高檢索效率。但是檢索效率高低在于設備是否技術先進，是否能夠完成檢索工作。所以一些單位盲目設置檢索工具，導致檔案的檢索效率大大降低速度直接影響到檔案管理的效率，影響了其他工作的正常開展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法

2.1 制定嚴格的檔案管理工作制度

嚴格的制度是保證檔案管理工作的基礎。這就需要事業(yè)單位從事檔案管理的人員，應該準確了解檔案管理的相關法律法規(guī)。檔案管理信息化建設應該在法律法規(guī)的允許下進行。只有保證檔案信息化建設有法可依才能夠保證管理工作的時效性。這就需要不同的單位應該根據自己單位的實際情況制定相應的檔案管理制度，通過對于工作人員進行有效的培訓和約束來保證其工作的效率，提高檔案信息化建設的水平。

2.2 科學合理規(guī)劃檔案管理的信息化

事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，應該結合自身的經濟發(fā)展目標制定合理的進程。檔案管理信息化建設是社會發(fā)展的必然要求，但是也不能盲目跟風。在進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設之前，應該進行科學合理的規(guī)劃，保證符合自己實際情況的基礎上，制定相應的信息化建設目標。這樣才能夠使檔案管理工作順利推進，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 完善檔案管理信息化監(jiān)督制度

監(jiān)督是保證事業(yè)單位檔案管理信息化的重要手段，通過有效的監(jiān)督，能夠保證檔案信息化建設在法律規(guī)定的范圍內進行。完善的監(jiān)督制度能夠有效激發(fā)工作人員的積極性，提高地工作的主動性和創(chuàng)造性，進一步保證檔案資料的安全。這就需要事業(yè)單位應該充分利用內外部的監(jiān)督，通過有效結合，及時找到檔案信息化建設過程中存在的問題，采取有效的方法解決，保證建立高效安全的檔案管理信息化建設系統(tǒng)。

2.4 提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質是影響檔案信息化建設的重要因素。所以，事業(yè)單位應該注重提高工作人員的管理水平和技能水平，使其能夠勝任檔案管理這個工作。同時，應該加強對于檔案管理工作人員的培訓和考核，豐富其專業(yè)知識，優(yōu)化管理方式和知識結構，通過考核激勵其更加努力地學習專業(yè)技能，提高檔案管理人員管理水平。

2.5 實現檔案管理數字化

檔案資源保存的重要方式還包括信息資源的數字化。事業(yè)單位應該充分利用先進的信息技術和科學技術把檔案資料進行數字化保存，建立全文數據庫和目錄數據庫，使事業(yè)單位的每個人都能夠很好地享受到這個服務。最后，檔案管理工作的數字化應該不斷結合傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過兩者的不斷補充和發(fā)展，來促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設。

3 結語

綜上所述，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設符合社會主義市場經濟發(fā)展的規(guī)律，能夠促進事業(yè)單位各項工作的順利開展。這就要求事業(yè)單位在進行檔案管理的時候，應該加強對于問題的認識，找到解決問題的有效方式。首先進行總體的規(guī)劃，提前做好規(guī)劃的進程步驟。同時需要做好信息安全工作，創(chuàng)新檔案管理的形式和方法。在當前背景下，我們應該抓住機遇，努力迎接挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，實現事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定進步。

參考文獻

[1]張海鵬，劉一辰，莊偉杰.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].法制博覽，2019（02）：298.

[2]劉寶恒.基于檔案工作創(chuàng)新的數字化管理信息化實現思考[J].中國新通信，2018，20（24）：62.

[3]呂美卉.創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化探究[J].科技經濟導刊，2018，26（35）：237.

[4]徐麗.檔案管理科學化水平提高的有效途徑[J].智庫時代，2018（46）：68+73.

[5]童心.XB企業(yè)檔案管理信息化建設研究[D].西北大學，2018.

[6]袁永.新時期檔案事業(yè)發(fā)展面臨的主要問題與對策[D].鄭州大學，2018.

作者簡介

楊冬（1976-），男，漢族，山東省滕州人，省委黨校研究生學歷，助理館員，研究方向：檔案管理。