邢海麗

摘? 要：檔案完整安全原則的有效落實，一方面能夠結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化平臺為檔案管理提供更完善且穩(wěn)定的數(shù)據(jù)操控渠道，避免電子檔案因為系統(tǒng)崩潰等情況對內(nèi)容造成損害;另一方面，憑借安全管理平臺，更便于審查外界檔案資料的安全性與可靠性，以避免網(wǎng)絡(luò)病毒侵入，使檔案資料遭到竊取。本文基于檔案完整安全原則的意義展開分析，在明確優(yōu)化對策同時，期望為后續(xù)檔案管理工作的開展提供良好參照。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全原則;管理措施;思考分析

檔案管理安全問題一直是困擾現(xiàn)代紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型的主要難題，更是影響現(xiàn)代檔案管理工作效率性與質(zhì)量性的關(guān)鍵要素，為確保檔案管理工作能夠持續(xù)展開，并滿足現(xiàn)代城市經(jīng)濟與功能體系構(gòu)建需要，檔案管理者必須結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺，將更先進的管理原則與技術(shù)融入，才能使檔案破損或遺失的概率縮減，以便增強地方檔案管理工作的質(zhì)量。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得現(xiàn)代檔案管理工作環(huán)境更加復(fù)雜。為確保檔案管理工作能夠如常展開，檔案管理部門應(yīng)繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法，以避免忽然的技術(shù)革新使檔案管理工作癱瘓，同時還需要為檔案管理人員提供完善的技術(shù)宣傳平臺，以便檔案管理工作的轉(zhuǎn)型能夠順利，將傳統(tǒng)極易損壞且遺失的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為更完善的電子檔案。因此，現(xiàn)代檔案管理工作對員工素質(zhì)水準要求更高，而檔案管理人員的工作壓力也隨之增大。

根據(jù)部分檔案館的工作現(xiàn)狀可知，電子檔案構(gòu)建缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準與系統(tǒng)要求，這便導(dǎo)致在外界新型技術(shù)不斷更新的情況下，不同部門的辦公環(huán)境存在明顯差異，如此便極難統(tǒng)籌檔案管理與辦公部門之間的系統(tǒng)連貫性。并且，網(wǎng)絡(luò)信息平臺因為安全管理措施不全面，經(jīng)常會受到外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響，使得檔案信息極易受損或被竊取。

2 檔案完整安全原則的意義

在新形勢下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。對“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個方面。一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形成階段，加之電子文件本身的技術(shù)特征，載體形式的多樣性，以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。影響傳統(tǒng)檔案安全的主要因素是自然力，而影響電子檔案安全的因素不但有自然的威脅力，而且還有許多技術(shù)因素和管理因素。另外，在檔案管理過程中，檔案完整安全原則能夠為后續(xù)信息化檔案管理提供更詳細的檔案管理資料，以便后續(xù)檔案管理制度的擬定更加嚴謹且完善，由此協(xié)助檔案管理者持續(xù)對檔案管理系統(tǒng)進行調(diào)整，并借助安全管理平臺，使檔案管理系統(tǒng)不斷完善，降低檔案管理工作的操作要求，才能使更多的檔案館能夠落實檔案管理系統(tǒng)，避免檔案遺失或損壞等問題再次出現(xiàn)。

3 檔案完整安全管理優(yōu)化對策

3.1 提高完整安全原則宣傳力度

要想有效提高檔案的安全性與完整性，那么檔案管理部門就要提高對安全完整原則宣傳的重視。由于很多檔案管理部門在實際工作中不注重檔案的安全完整管理，相應(yīng)的責(zé)任意識和法制意識等也比較薄弱，導(dǎo)致檔案管理過程中會出現(xiàn)檔案破損、丟失或管理混亂等情況。所以，要想有效的提高檔案管理水平與質(zhì)量，確保檔案的安全與完整，那么相關(guān)工作團隊就要做到以下幾點：

首先，需要對相關(guān)管理人員進行定期的檔案安全指導(dǎo)與培訓(xùn)，讓他們在培訓(xùn)中提高檔案安全與完整意識，以此來為后期檔案管理工的開展奠定良好基礎(chǔ)。其次，需要管理團隊營造良好的工作氛圍，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)起到模范帶頭作用，在實際工作中注重安全與完整意識的灌輸與落實，以此來提高檔案管理水平。最后，管理團隊需要對傳統(tǒng)老套的管理方式進行剔除，完善管理模式中的不足之處，以此來提高檔案的安全與完整性。

3.2 注重新型管理措施的運用

網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及為現(xiàn)代檔案資料管理工作奠定了更扎實的發(fā)展平臺，同樣借助信息數(shù)據(jù)平臺資源，更使得檔案資料的采集工作更加便利，顯著降低了檔案管理人員的工作壓力。在此期間，為確保信息化技術(shù)能夠持續(xù)為檔案管理工作提供幫助，必須由上級單位撥款使檔案館具備設(shè)備更新的條件，才能使檔案管理系統(tǒng)的運行穩(wěn)定，并能夠為大量資料的處理與存儲提供更好的幫助。另外，在新型計算機設(shè)備應(yīng)用過程中，為避免設(shè)備故障對檔案資料造成損傷，檔案管理人員應(yīng)定期做備份，避免系統(tǒng)崩潰等問題使檔案管理部門遭受損害，同時還需要檢修人員定期對系統(tǒng)進行調(diào)試，以便及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險，避免外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或病毒對檔案館內(nèi)部資料造成損害，使檔案安全與完整性得到更全面的保障。

3.3 加強檔案管理工作的重視

必須積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事來抓，要穩(wěn)步推進檔案安全體系建設(shè)工作，就要把檔案安全體系建設(shè)工作納人檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并提出具體的實施目標(biāo)與措施;努力做到把檔案安全體系建設(shè)工作納人同級安全生產(chǎn)委員會的檢查、監(jiān)督，并成為與各單位簽訂《檔案目標(biāo)管理責(zé)任書》中的重要考核項目，明確各部門的職能職責(zé)，實行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

3.4 提升檔案管理人員的素質(zhì)水準

檔案管理部門是檔案調(diào)度、存儲、采集等工作的執(zhí)行單位，也是決定檔案完善安全管理質(zhì)量的直接要素。因此，在檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)過程中，必須根據(jù)檔案管理工作的需求為檔案管理者提供更完善的技術(shù)培訓(xùn)平臺，確保檔案管理人員能夠在原有檔案管理基礎(chǔ)上提供更嚴謹且有效的管理制度，使檔案管理工作的效率與質(zhì)量水準得到顯著提升。其次，在檔案管理人才培訓(xùn)過程中，檔案館需要站在長遠角度為檔案管理提供完善的設(shè)備，并在檔案管理人員選擇過程中，更應(yīng)該著重關(guān)注其計算機操作能力，以便推進傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式向電子信息檔案轉(zhuǎn)型，增強檔案資料管理的可控性。

4 結(jié)束語

檔案完整安全原則在管理工作中的有效落實，不但能夠為檔案系統(tǒng)的構(gòu)建提供更全面的技術(shù)保障，避免外界病毒等風(fēng)險環(huán)境對檔案管理系統(tǒng)造成影響，同時憑借管理制度的不斷完善，更便于將傳統(tǒng)檔案管理體制轉(zhuǎn)型，以便增強檔案信息質(zhì)量的可控性。故而，在論述新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考期間，必須明確檔案完整安全原則內(nèi)容與意義，并提供有效且詳細的優(yōu)化方案，才能使檔案管理質(zhì)量得到更全面的保障。

參考文獻

[1]于光蘭.新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考[J].科學(xué)與財富，2017（23）.

[2]張敏.新形勢下重點建設(shè)項目檔案管理工作的幾點思考[J].山東檔案，2016（3）.

[3]楊建軍.積極構(gòu)建新形勢下的檔案工作新安全觀[J].機電兵船檔案，2017（3）：4-8.

[4]楊璽.淺析新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：103-103.