高娜
【摘要】在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的過程中,電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案是辦公自動(dòng)化的重要產(chǎn)物,其指的是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中形成的擁有保存價(jià)值的電子文件,具體包括計(jì)算機(jī)處理與存儲(chǔ)后的資料、其他栽體資料。在醫(yī)療改革工作不斷深入的過程中,醫(yī)院人事檔案管理方面的信息化建設(shè)迫在眉睫。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 人事電子檔案 檔案管理
1醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析情況
1.1醫(yī)院人事電子檔案管理的內(nèi)部優(yōu)勢(shì)
對(duì)于醫(yī)院人事工作而言,人事檔案是非常重要的依據(jù),在人員績效考核、選拔任用等方面都發(fā)揮著巨大作用。高水平的績效管理必須依賴完善的檔案記錄,基于此,人力資源管理部門有必要引入現(xiàn)代化技術(shù),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化,即構(gòu)建起人事電子檔案系統(tǒng),借助該系統(tǒng)而對(duì)員工展開更加全面而科學(xué)的綜合評(píng)定。
1.2醫(yī)院人事電子檔案管理的內(nèi)部劣勢(shì)
一是醫(yī)院對(duì)于人事電子檔案管理缺乏深刻的認(rèn)識(shí),對(duì)該方面有所忽視,很少開展檔案方面的學(xué)習(xí)工作,該方面的宣傳工作更是滯后。二是有的醫(yī)院針對(duì)檔案管理制定了一系列制度,但是未落實(shí)到實(shí)處,還是有很多員工缺乏檔案意識(shí)。除此之外,我國未設(shè)定明確的人事電子檔案管理范圍與標(biāo)準(zhǔn),這給醫(yī)院開展電子檔案管理工作帶來了困難。
1.3醫(yī)院人事電子檔案管理的外部機(jī)遇
在我國2013年10月召開的全國數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì),楊冬權(quán)(國家檔案局局長)提出我國應(yīng)深化檔案數(shù)字化方面的研究與推進(jìn)工作,促進(jìn)我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展,最終實(shí)現(xiàn)檔案強(qiáng)國。電子檔案管理已經(jīng)被我國中央政府所重視。除此之外,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)是醫(yī)院信息化建設(shè)的第一責(zé)任人,其應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事電子檔案的重要價(jià)值,轉(zhuǎn)變思想,大量推進(jìn)醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作。
1.4醫(yī)院人事電子檔案管理的外部挑戰(zhàn)
人事電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)確保擁有保密性、可用性與完整性。其中,保密性則指的是電子檔案在被訪問與傳輸?shù)倪^程中,即便是被截?cái)?,其所包含的信息也能夠不外?完整性為電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸及運(yùn)用過程中,其數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)、背景信息等應(yīng)保持良好,不被篡改或刪除;可用性為用戶基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和自身的授權(quán),能夠合法地訪問電子檔案,并獲得相關(guān)的信息。
2提高醫(yī)院人事電子檔案管理水平的有效策略
2.1加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)知,建立完善的人事電子檔案管理制度
醫(yī)院電子檔案管理中所涉及到的因素非常多,相關(guān)人員必須從思想上提高認(rèn)識(shí)水平,借助制度而規(guī)范工作。醫(yī)院提升全員檔案管理意識(shí)非常有必要,這將直接影響醫(yī)院人事檔案管理的信息化進(jìn)程。醫(yī)院有必要將檔案管理納入到重點(diǎn)工作內(nèi)容中,并組織好檔案管理方面的培訓(xùn)與宣傳工作,令更多員工主動(dòng)投入到醫(yī)院電子檔案管理工作中,全面推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。除此之外,醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)建立完善的人事電子檔案管理制度,具有包括檔案歸檔、檔案信息完善性、檔案專遞、檔案登記等方面。與此同時(shí),醫(yī)院方面有必要引入動(dòng)態(tài)化的管理模式,如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)缺失的情況,應(yīng)能夠被第一時(shí)間發(fā)現(xiàn),并查找補(bǔ)齊。
2.2加強(qiáng)醫(yī)院人事電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制,確保檔案信息安全
針對(duì)醫(yī)院人事電子檔案展開安全風(fēng)險(xiǎn)控制工作非常有必要,這項(xiàng)工作所涉及到的內(nèi)容非常多,不僅要重視技術(shù)因素,還要高度重視人為因素。在加強(qiáng)人事電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制時(shí),可從如下幾方面人手:一是提高工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)做好電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理方面的教育與培訓(xùn)工作,所有工作人員都應(yīng)當(dāng)明確各種風(fēng)險(xiǎn)的危害與特點(diǎn),進(jìn)而及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),并采取有效的控制措施。二是對(duì)醫(yī)院人事電子檔案風(fēng)險(xiǎn)控制體系進(jìn)行設(shè)計(jì)。基于安全的前提下,對(duì)醫(yī)院人事電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控工作制定周密的計(jì)劃,有步驟地實(shí)施各項(xiàng)工作。三是構(gòu)建起健全的醫(yī)院人事電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管體系。針對(duì)硬件,醫(yī)院應(yīng)引入自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)防范系統(tǒng);針對(duì)軟件,應(yīng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控,并及時(shí)更新計(jì)算機(jī)病毒庫,杜絕非法訪問與網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況。
2.3大力培養(yǎng)復(fù)合型人才,做好醫(yī)院人事電子檔案管理的人才建設(shè)工作
醫(yī)院人事電子檔案管理水平的提高離不開專業(yè)的工作人員。醫(yī)院有必要針對(duì)人事電子檔案管理工作的需要,組建一支專業(yè)化的工作隊(duì)伍,全面提高業(yè)務(wù)能力。具體策略包括:一是配置專職工作人員,并確保人員擁有足夠的穩(wěn)定性;二是做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,給管理人員創(chuàng)造優(yōu)越的學(xué)習(xí)條件,推動(dòng)信息技術(shù)方面的持續(xù)教育;三是與高校等協(xié)作,定向培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。
2.4構(gòu)建醫(yī)院人事電子檔案管理網(wǎng)絡(luò),提高信息利用效率
醫(yī)院人事檔案具有信息量龐大的特點(diǎn),所涉及到的類別也非常多,醫(yī)院有必要引入網(wǎng)絡(luò)化管理模式,構(gòu)建起科室、檔案室、醫(yī)院為一體的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò),借助網(wǎng)絡(luò)而令管理工作更加便捷高效,所有電子檔案都能夠被統(tǒng)一操作與保管。只有這樣,醫(yī)院才能夠真正意義上地實(shí)現(xiàn)信息共享。
3結(jié)語
在醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展與信息科技水平不斷提高的過程中,醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫?;卺t(yī)院內(nèi)外的形勢(shì),醫(yī)院應(yīng)加快制定人事電子檔案管理制度,并構(gòu)建相應(yīng)的信息管理系統(tǒng),以此提升人事電子檔案管理水平。