(西華師范大學(xué)圖書館 四川 南充 637009)

高校人事檔案信息綜合管理系統(tǒng)，它以精準(zhǔn)匹配查詢技術(shù)、高清掃描技術(shù)和海量存儲(chǔ)技術(shù)及其設(shè)備為基礎(chǔ)，配合功能強(qiáng)大的 Excel函數(shù)匹配表單工作薄、專業(yè)的檔案信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案材料如紙質(zhì)檔案的歸類、存儲(chǔ)、查詢和補(bǔ)充的同時(shí)，可減少接觸各類檔案原件的頻次。此系統(tǒng)的基礎(chǔ)與未來在于數(shù)字化、自動(dòng)采集、以及數(shù)據(jù)管理。

一、數(shù)字化與現(xiàn)狀

紙質(zhì)資源數(shù)字化是現(xiàn)階段大多數(shù)高校人事檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)。自動(dòng)采集需先經(jīng)歷初級(jí)的數(shù)字化過程——人工采集。智能技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，是建立在高級(jí)階段的自動(dòng)采集和數(shù)據(jù)分析技術(shù)之上。由于技術(shù)限制，目前，我國人事檔案和我校的人事檔案管理還處于人工采集和高清信息采集的數(shù)字化階段。人工采集的高清數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的管理工作相比，紙質(zhì)檔案的綜合管理工作其地位依然不可撼動(dòng)，而數(shù)字化進(jìn)程需要提速。

首先，從紙質(zhì)檔案本身的重要性和地位看，它不可忽略。學(xué)者李薇娜做過“檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性分析”[1]，她認(rèn)為“檔案數(shù)據(jù)持續(xù)性的保管一旦用于儲(chǔ)存電子檔案信息的電子設(shè)備出現(xiàn)了故障，僅僅憑借現(xiàn)有的技術(shù)很難將檔案材料完整地復(fù)原，電子檔案信息可以依存的載體比較多，相對(duì)其受到的技術(shù)性限制也比較多。從保存時(shí)間這個(gè)角度來看，紙質(zhì)檔案雖然也會(huì)受到所處保存環(huán)境的影響，但是如果在合適的儲(chǔ)存條件下，其儲(chǔ)存時(shí)間也能夠被延長，因此可明確紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性也更強(qiáng)?！?/p>

其次，電子文件只被作為輔助性文件，不受重視。學(xué)者徐婧科在《紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理》中認(rèn)為：很多的基層單位 OA水平較高，運(yùn)用計(jì)算機(jī)下發(fā)文件，后再下發(fā)紙質(zhì)文件，但紙質(zhì)文件下發(fā)后，基層管理人員往往忽視電子文檔，使之處于閑置狀態(tài)。

最后，由于數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)和集成平臺(tái)的外來性，短時(shí)內(nèi)增強(qiáng)了自動(dòng)化進(jìn)程，但由于系統(tǒng)或平臺(tái)原因，如若遇到技術(shù)更迭，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移工作將比紙質(zhì)檔案的維護(hù)更為繁瑣。正如游蘭菊在《電子文件與紙質(zhì)檔案的差異及管理》的觀點(diǎn)，通過加深對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)而運(yùn)用自動(dòng)化手段，減少人工，提高工作效率和效果，是目前檔案工作的重點(diǎn)。

二、自動(dòng)采集數(shù)據(jù)信息的必然性及發(fā)展趨勢(shì)

(一)必然性：從客觀外部因素來看，隨著全球人口老齡化趨勢(shì)，全世界適齡勞動(dòng)力減少，體力勞動(dòng)的成本逐漸提高，依靠人工完成大量采集工作的成本越來越高。 加之，全球高科技工作者地區(qū)間高度流動(dòng)性的成功案例(馬丁肯尼與理查德佛羅里達(dá)提到硅谷和128號(hào)公路地區(qū)的高科技人才高度流動(dòng)案例)[2]。

國情的變化，新型勞動(dòng)力市場要求工作者不再僅是謀求機(jī)構(gòu)內(nèi)部晉升，而是橫向發(fā)展。大規(guī)模流動(dòng)和橫向流動(dòng)的客觀外因要求檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。所以，從主體和內(nèi)部因素來看，隨著高等教育的國際化趨勢(shì)，我校人力資源流動(dòng)性增強(qiáng)，高校人員學(xué)歷素質(zhì)不斷提高，高層次學(xué)者對(duì)外交流的需求增強(qiáng)。大致估計(jì)：每年，我校至少要新增在職員工檔案文件幾千份。近幾年每年引進(jìn)高學(xué)歷和高層次人才的檔案材料由幾十份上升至百余份。由此，每年都有數(shù)以萬頁的人事檔案材料匯集在檔案室需要管理。

可見，整理出一套能對(duì)各種在職人員、流動(dòng)人員、高素質(zhì)人員的紙質(zhì)和電子檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)已顯得相當(dāng)必要了。

(二)發(fā)展趨勢(shì)——數(shù)據(jù)信息管理：紙質(zhì)資源數(shù)字化和人工采集之后，數(shù)字檔案的綜合管理工作的自動(dòng)化程度也是需要深入的。自動(dòng)化的采集將具更為完備的工作流程，含人事檔案掃描系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、登錄系統(tǒng)、索引系統(tǒng)、存儲(chǔ)、備份、建模和恢復(fù)系統(tǒng)等功能模塊。自動(dòng)化階段的檔案工作手段，在查詢、索引、建模等方面，比人工采集階段更為高級(jí)。

隨著后工業(yè)社會(huì)工業(yè)進(jìn)程和新技術(shù)更迭，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生。自動(dòng)采集階段會(huì)產(chǎn)生大量可供數(shù)據(jù)分析的元數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)管理工作除了可以進(jìn)行數(shù)據(jù)共享：電子化的檔案信息可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱、檔案管理、新增檔案材料管理之間的無縫鏈接和數(shù)據(jù)共享。它還有大量的元數(shù)據(jù)需要分析處理。工作者可利用計(jì)算機(jī)軟件，圍繞元數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各種創(chuàng)意指數(shù)，實(shí)現(xiàn)精英管理，從而提高創(chuàng)意經(jīng)濟(jì)、科技實(shí)力和人才吸引力。卜彥芳主編的《創(chuàng)意經(jīng)濟(jì)概論》(2014年版第220頁)認(rèn)為佛羅里達(dá)開發(fā)了Creativity Index的度量方法，其創(chuàng)意指數(shù)由4個(gè)同等權(quán)重的因素構(gòu)成：

1.創(chuàng)意階層占勞動(dòng)力總?cè)丝诘谋壤?/p>

2.創(chuàng)新(以人均專利數(shù)來衡量)；

3.高科技產(chǎn)業(yè)，采用米爾肯研究所開發(fā)的廣為業(yè)界接受的科技極化指數(shù)(Tech PoleIndex，佛羅里達(dá)稱其為“高科技指數(shù)”)；

4.多樣性，狹義以同性戀指數(shù)來衡量，能夠合理地反映某地區(qū)對(duì)不同人群和觀念的開放程度。廣義即復(fù)合多樣性指數(shù)，英文簡稱 CDI，包括如波西米亞人指數(shù)、文化熔爐指數(shù)等。

例如，呂慶華于2015年所著《中國創(chuàng)意城市評(píng)價(jià)》 認(rèn)為：＂文化熔爐指數(shù)用于考察移民或外來人口比例與高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展之間的關(guān)聯(lián)研究發(fā)現(xiàn)，文化熔爐指數(shù)與高科技指數(shù)呈正相關(guān)關(guān)系，一個(gè)城市或地區(qū)越開放發(fā)展前景就越好?！钡瑫r(shí)，《創(chuàng)意經(jīng)濟(jì)概論》(第230頁)部分贊同并深入揭示：受米爾肯研究院發(fā)布的＂文化熔爐都市地區(qū)”研究項(xiàng)目的啟發(fā)，將這種關(guān)聯(lián)定義為＂文化熔爐指數(shù)”(Melting Pot Index)。項(xiàng)目研究表明，文化熔爐指數(shù)與高科技指數(shù)呈現(xiàn)正相關(guān)，可以得出移民與高科技產(chǎn)業(yè)是相關(guān)聯(lián)的。但，移民和創(chuàng)新之間并沒有緊密的關(guān)聯(lián)，文化熔爐指數(shù)與創(chuàng)新指數(shù)在統(tǒng)計(jì)學(xué)意義上并不構(gòu)成關(guān)聯(lián)?！?/p>

《創(chuàng)意經(jīng)濟(jì)概論》還談到：波西半亞指數(shù)是指從事藝術(shù)創(chuàng)作的相對(duì)人口，作為該地區(qū)藝術(shù)財(cái)富創(chuàng)造者規(guī)模的直接依據(jù)。佛羅里達(dá)的分析結(jié)果還證明波西米亞指數(shù)有令人驚訝的預(yù)測性，此指數(shù)與高科技行業(yè)、人口增長、雇傭增長都具有顯著的相關(guān)性。

所以，未來的檔案元數(shù)據(jù)管理工作是提升檔案管理工作價(jià)值的必然趨勢(shì)，還需要深入研究各類數(shù)據(jù)指數(shù)的效用。在檔案管理工作中，為提升工作價(jià)值，必然引伸出新的數(shù)據(jù)信息管理工作——檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。采集大數(shù)據(jù)之余，挖掘大數(shù)據(jù)中缺失的關(guān)鍵數(shù)據(jù)——“慢數(shù)據(jù)”[3]，可深化完善數(shù)據(jù)管理工作，提升檔案管理價(jià)值。慢數(shù)據(jù)的力量在于以下兩點(diǎn)：一是它作為大數(shù)據(jù)的補(bǔ)充，不僅感知基礎(chǔ)設(shè)施沒有獲取到的數(shù)據(jù)，它還可以解開效率和消費(fèi)的必然關(guān)聯(lián)，可以在大數(shù)據(jù)確保效率的基礎(chǔ)上，匹配合理的檔案管理體制和人事運(yùn)行機(jī)制。二是它能夠引導(dǎo)行為的改變，大數(shù)據(jù)也許會(huì)讓工作者養(yǎng)成依賴機(jī)械的思維，養(yǎng)成習(xí)慣浪費(fèi)的工作方式，而慢數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以改變精明自私的大數(shù)據(jù)，直達(dá)被管理者與被管理者的靈魂。