□王秋文 楊永杰

根據(jù)氣象記錄檔案對氣象要素、氣象天氣氣候狀況的價值，在檔案信息化開展的過程中層面，采用互聯(lián)網(wǎng)以及技術等等，順應現(xiàn)代辦公網(wǎng)絡化的標準，采用可視化編程技術，實現(xiàn)文書檔案、科技檔案以及科技資料等全方位系統(tǒng)結構設計，本文依照李長軍對檔案不同特點實現(xiàn)同類方法統(tǒng)一的基礎上設計出的山東氣象檔案管理系統(tǒng)結構為例，從氣象辦公網(wǎng)絡的接口類型以及網(wǎng)絡技術入手，優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)結構，確保檔案管理的信息結構最優(yōu)化，實現(xiàn)氣象檔案管理系統(tǒng)一體化設計的基本環(huán)境、技術、功能、管理、信息化要求。

一、氣象檔案管理系統(tǒng)一體化設計

(一)功能設計。氣象檔案管理系統(tǒng)的功能設計主要是根據(jù)氣象部門現(xiàn)有的檔案管理內容，通過數(shù)字化以及互聯(lián)網(wǎng)思想，將現(xiàn)階段的管理內容劃分為檔案管理各個功能區(qū)域，主要是分為：檔案信息錄入，檔案統(tǒng)一管理，檔案集中式收集以及檔案報表打印、檔案信息價值的挖掘等。再者由于檔案管理系統(tǒng)運行必須與公文傳輸系統(tǒng)以及綜合管理信息系統(tǒng)對接，還需要設計檔案管理信息渠道、檔案管理流程簡介、檔案管理系統(tǒng)使用引導等等，以實現(xiàn)從檔案立檔開始到檔案歸檔的集中式一體化管理，解決現(xiàn)階段氣象檔案管理中存在的問題，針對現(xiàn)有的網(wǎng)絡基礎射界數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能。氣象檔案管理系統(tǒng)一體化中包含服務與應用的一體化，功能設計中以“數(shù)字化、一體化、規(guī)范化”為基準，根據(jù)計算機客戶端、移動客戶端兩個版本入手，實現(xiàn)檔案的歸檔、查詢、檢索、統(tǒng)計、盤點、開放及利用等等，從檔案信息化、檔案自動歸檔以及檔案管理系統(tǒng)化為主要設計原則，構建電子檔案信息室，在互聯(lián)網(wǎng)平臺上將信息室轉變?yōu)榫W(wǎng)頁，劃分各大區(qū)域，分類處理各大氣象資源與檔案，確保檔案管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)能夠在平臺中尋找到相關的功能區(qū)域，以下是對氣象檔案管理系統(tǒng)的功能設計的檔案文件歸檔及查詢示意圖1。

圖1 檔案文件歸檔及查詢示意圖

(二)結構設計。結構設計主要是為了滿足文檔資料收集、文檔歸檔處理、文檔檢索與管理的功能布局需求，針對日常有運行的辦公系統(tǒng)中的檔案管理流程、檔案管理制度以及檔案管理方式等等，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)平臺系統(tǒng)的實際操作，將檔案處理總的文檔進行輸入，然后從虛擬目錄中自動換到操作平臺上，針對不同形式的氣象檔案，例如文件、文字材料、圖片等等，通過歸檔整理設置對話框，分別進行操作，便于檔案的歸檔價值的確認，及時進行檔案備份，以滿足檔案的管理需求，為確保檔案信息的安全性，還需要針對檔案管理權限進行設置以及設置人員記錄，從文檔存檔價值入手，選擇歸檔后將文件根據(jù)氣象資源的類別進行相應存入，然后將檔號、件號、責任者、題名資料輸入到文檔的相關信息中；從文檔檢索的操作標準為主，依據(jù)相應類別的數(shù)據(jù)庫檔案查找入手，實現(xiàn)文件、翻閱以及文檔查詢等步驟，實現(xiàn)文檔的快速查找，根據(jù)文件的整體內容設定反饋信息，以滿足氣象業(yè)務的不斷拓展及資料種類、數(shù)量的快速變化，現(xiàn)代化需求實現(xiàn)檔案管理的自動化辦公，確保檔案信息化功能及結構的多樣化，為用戶及檔案管理提供便利。

二、氣象檔案管理系統(tǒng)一體化的技術實現(xiàn)

在氣象檔案管理系統(tǒng)一體化的技術實現(xiàn)中，依據(jù)氣象記錄檔案的價值以及管理流程，在全省氣象檔案移交工作中，需要順應氣象檔案管理工作的一體化，以信息技術以及檔案信息化為主，從氣象檔案管理網(wǎng)絡、系統(tǒng)接口，針對現(xiàn)階段氣象部門現(xiàn)有的OA(綜合管理信息系統(tǒng))、Notes等等，從大數(shù)據(jù)、可視化技術、編程工具以及數(shù)據(jù)庫等信息技術、通信技術中選取合適的科技，針對現(xiàn)代辦公網(wǎng)絡化的趨勢，基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展、從計算機客戶端、移動客戶端版本入手，采用sql server作為底層數(shù)據(jù)庫、開發(fā)語言為php、C#，以IIS部署為基本模式從Windows為運行環(huán)境，全面開展氣象管理檔案系統(tǒng)的運行，為氣象部門提供優(yōu)質的檔案館藏目錄、電子檔案查詢等等功能。由于氣象科技管理以及各項業(yè)務技術的發(fā)展，需要將氣象檔案中重要的信息資源保存，無論是文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等哪一種形式，都必須在數(shù)據(jù)庫中進行記檔，根據(jù)信息化的各種氣象報表以及紙質記錄檔案的數(shù)字化輸入，構建目錄查詢、內容查詢等氣象檔案系統(tǒng)，便于辦公及檔案管理人員檔案管理。

技術實現(xiàn)中主要是針對氣象綜合檔案系統(tǒng)以及電子公文傳輸系統(tǒng)的對接，確保檔案能夠以數(shù)字化的形式在各大系統(tǒng)中傳輸、記檔、處理與整合，確保檔案信息的實時處理以及檔案管理系統(tǒng)功能的實現(xiàn)。首先傳輸系統(tǒng)接口主要是針對氣象電子業(yè)務平臺以及辦公網(wǎng)絡，需要將氣象檔案信息管理系統(tǒng)與氣象電子業(yè)務平臺以及辦公網(wǎng)絡實現(xiàn)無縫對接，從對應的信息管理與檢索系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享以及快速傳輸，避免數(shù)據(jù)重復錄入，以及文件的反復掃描，避免數(shù)據(jù)與文件的重新掛接，減少檔案系統(tǒng)維護以及管理人員的工作量，以檔案數(shù)據(jù)資源的快速共享使用，便于管理系統(tǒng)與其他檔案系統(tǒng)的對接，增加檔案到處接口，豐富綜合管理系統(tǒng)的結構服務，因此在信息錄入中，將OA系統(tǒng)作為主要辦公軟件，按照方案管理要求，設置檔案收集、檔案處理以及檔案傳輸以及檔案歸檔等流程，以archiveInfo-檔案信息，xml格式，見archive.xmlattachfile-附件將檔案系統(tǒng)依照檔案制度管理進行處理，將附件讀取設置為二進制，便于互聯(lián)網(wǎng)傳輸以及歸檔處理，歸檔后設置刪除操作，將OA寫入磁盤信息進行刪除，從而迎合辦公網(wǎng)絡需求，實現(xiàn)服務器檔案信息提取、檢索以及處理的功能要求，通過JAVAFTP讀取OA指定目錄下的XML文件，確保公文系統(tǒng)接口功能的執(zhí)行，接口實現(xiàn)

三、結語

構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，以一體化設計與實現(xiàn)為目標使得其在氣象部門辦公系統(tǒng)中有效運行，必須要實現(xiàn)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的網(wǎng)路基礎無縫對接，則必定要根據(jù)氣象部門的綜合信息管理系統(tǒng)以及文件傳統(tǒng)系統(tǒng)，從其網(wǎng)絡基礎，系統(tǒng)運行以及檔案管理功能等等呢個，從檔案錄入、檔案收集、檔案管理及檔案報表等多方面，結合計算機網(wǎng)絡。數(shù)字化處理以及檔案管理等等實現(xiàn)公文從簽收到歸檔的總體性系統(tǒng)設計，確保系統(tǒng)功能設計的全面性以及運行的有效性，為氣候辦公系統(tǒng)的檔案管理奠定基礎，解決氣象檔案管理中存在的各種問題，促進氣象信息化管理得高速發(fā)展。