紀(jì)宏宇

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，工會(huì)辦公室檔案管理越來(lái)越受到人們重視。工會(huì)檔案管理是工會(huì)工作中的重要環(huán)節(jié)，它能夠詳細(xì)地記錄工會(huì)日常工作，并為工會(huì)的下一步工作提供更多參考資料。醫(yī)院工會(huì)檔案記錄了醫(yī)院各種重大事項(xiàng)，對(duì)醫(yī)院工會(huì)的日常工作具有極強(qiáng)的指導(dǎo)作用。本文主要對(duì)醫(yī)院工會(huì)辦公室檔案管理內(nèi)容進(jìn)行了研究，對(duì)如何做好醫(yī)院工會(huì)檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院工會(huì)；辦公室；檔案管理

醫(yī)院工會(huì)檔案管理是醫(yī)院工會(huì)對(duì)醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、保健等各種活動(dòng)中形成的文字、圖像、音頻等信息的管理，它是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理重要的環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院制定未來(lái)工作計(jì)劃、科學(xué)決策的重要依據(jù)。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體系的深化改革，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理面臨著不小的挑戰(zhàn)，而做好工會(huì)檔案管理是其不可或缺的一個(gè)重要途徑。

1 醫(yī)院工會(huì)檔案管理內(nèi)容

1.1 上級(jí)組織的信息

醫(yī)院工會(huì)屬于群眾性組織，是由職工自愿加入的、并受黨政領(lǐng)導(dǎo)的組織，具有獨(dú)特的社會(huì)主義特色。醫(yī)院工會(huì)組織受醫(yī)院黨政和上級(jí)工會(huì)組織共同領(lǐng)導(dǎo)，具有雙重性質(zhì)。因此，醫(yī)院工會(huì)的檔案管理內(nèi)容包括上級(jí)工會(huì)組織和醫(yī)院黨政下發(fā)的各種信息。工會(huì)檔案管理人員需要將上級(jí)工會(huì)和醫(yī)院黨政下發(fā)的各種資料認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行登記和歸檔，使工會(huì)在開展工作時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地找到資料。

1.2 工會(huì)自身生成的信息

工會(huì)在自身運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)生成的資料是工會(huì)檔案管理的重點(diǎn)，包括工會(huì)規(guī)章制度、工作規(guī)劃和總結(jié)、研究決議、會(huì)議通知、職工代表大會(huì)的有關(guān)文件、工會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)表、工會(huì)經(jīng)費(fèi)往來(lái)賬本、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)、入會(huì)申請(qǐng)等資料、工會(huì)組織開展的勞動(dòng)競(jìng)賽活動(dòng)、先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人事跡材料、職工文體活動(dòng)的圖片、影像資料、重要會(huì)議、學(xué)術(shù)活動(dòng)有關(guān)資料等。這些信息能夠系統(tǒng)、全面地反映醫(yī)院工會(huì)的日常工作，也間接反映和體系了醫(yī)院的整體管理水平。

2 醫(yī)院工會(huì)檔案的功能作用

2.1 傳承功能

醫(yī)院工會(huì)的檔案具有傳承功能。因?yàn)楣?huì)的檔案記錄了以往工作中的優(yōu)秀成果和歷年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些優(yōu)質(zhì)信息能夠發(fā)揮承上啟下的作用，為醫(yī)院工會(huì)日后的工作提供參考，并且不會(huì)被刪除，能夠一直傳承下去。

2.2 激勵(lì)功能

醫(yī)院工會(huì)建立的目標(biāo)之一就是團(tuán)結(jié)醫(yī)院職工，使醫(yī)院職工能夠時(shí)刻保持積極向上的進(jìn)取精神，這是工會(huì)的價(jià)值所在。工會(huì)檔案中所包含的信息，有為職工指明前進(jìn)方向的奮斗目標(biāo)，有激勵(lì)員工努力工作的價(jià)值取向，有獎(jiǎng)勵(lì)職工認(rèn)真負(fù)責(zé)的激勵(lì)制度，這些都能夠在最大范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)職工的積極性，有利于職工發(fā)揮自身的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)職工踏實(shí)肯干的精神，提升自身的價(jià)值。

2.3 制約功能

醫(yī)院工會(huì)的檔案中包含著各類規(guī)章制度、行為規(guī)范等，這些制度對(duì)約束職工的思想和行為起著強(qiáng)制性的作用，從而使工會(huì)能夠有序的運(yùn)行下去并發(fā)揮正常的作用。

2.4 輻射功能

工會(huì)組織自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的成果是工會(huì)物質(zhì)和精神財(cái)富的總和，具有一定的覆蓋性、濃縮性和外在性的特點(diǎn)。工會(huì)組織參與社區(qū)活動(dòng)的檔案記錄，本身就是對(duì)向外輻射的育人作用的最好評(píng)價(jià)。

工會(huì)物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的總和就是醫(yī)院工會(huì)組織的形象和價(jià)值建設(shè)，其具有一定的覆蓋性、集中性和外部性特征。工會(huì)檔案管理能夠使檔案中的信息充分發(fā)揮教育作用，并能夠以工會(huì)為中心向醫(yī)院整體起到輻射作用。

3 如何做好醫(yī)院工會(huì)檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

要做好醫(yī)院工會(huì)檔案管理，首先必須要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。一是建立完善檔案保存制度，要將檔案庫(kù)房管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保存的檔案必須要有專門的工作人員進(jìn)行管理，要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，避免檔案受潮或受損，保持檔案的完整與整潔；二是建立完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，保證檔案收集和保存的專業(yè)性，保證檔案的質(zhì)量；三是建立完善檔案收集制度，保證需要收集檔案的完整性與準(zhǔn)確性，同時(shí)保證檔案收集的時(shí)效性，能夠及時(shí)完成對(duì)檔案的收集；四是建立完善檔案借閱與使用權(quán)限制度，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)，為檔案借閱者提供方便快捷的服務(wù)，同時(shí)還要在檔案保密的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

3.2 提高檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)

要想做好醫(yī)院工會(huì)檔案管理，工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。如果檔案管理人員的專業(yè)水平低、整體素質(zhì)不高，那么工會(huì)檔案管理也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效性。并且隨著信息化技術(shù)地發(fā)展與普及，工會(huì)檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了信息化，這就需要工作人員也要掌握相關(guān)的信息化技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案的信息化管理。一是要對(duì)現(xiàn)有的工會(huì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使他們能夠掌握不斷擴(kuò)展著的專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)；二是要建立人才引進(jìn)機(jī)制，與高校進(jìn)行合作，引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，給工會(huì)檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的血液；三是要建立科學(xué)的考核制度，對(duì)工會(huì)檔案管理人員的業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、專業(yè)水平進(jìn)行合理科學(xué)的考核，以提高他們的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)水平；四是要采取一定的激勵(lì)手段，通過(guò)精神激勵(lì)與物質(zhì)激勵(lì)相結(jié)合的方法，激發(fā)工作人員的積極性和上進(jìn)心；五是對(duì)檔案管理人員的政治思想與職業(yè)道德進(jìn)行教育，提高他們愛(ài)崗敬業(yè)、盡忠職守的責(zé)任心。

3.3 提高檔案管理意識(shí)

1）提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工會(huì)檔案管理的重視。由于工會(huì)檔案管理涉及的內(nèi)容多是基層性質(zhì)的，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可能不會(huì)加以關(guān)注，也認(rèn)識(shí)不到工會(huì)檔案對(duì)于醫(yī)院整體的重要性，導(dǎo)致工會(huì)檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)工會(huì)檔案管理的重視，將其列入醫(yī)院建設(shè)的重要內(nèi)容，充分支持工會(huì)檔案管理工作。

2）工會(huì)檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理的意識(shí)，樹立高度的保密意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、使用意識(shí)和現(xiàn)代管理意識(shí)。但同時(shí)管理人員也不能被這四種意識(shí)所束縛，忽視檔案資源的個(gè)性化服務(wù)和創(chuàng)新。工會(huì)檔案管理人員必須要切實(shí)了解醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門的實(shí)際工作需求，加強(qiáng)與個(gè)部門的聯(lián)系，有針對(duì)性的進(jìn)行檔案分類，為醫(yī)院各部門提供方便、快捷的服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的普及與應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到社會(huì)的方方面面。醫(yī)院工會(huì)也要與時(shí)俱進(jìn)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為工會(huì)檔案管理配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備；要采用先進(jìn)的辦公軟件，與醫(yī)院總的信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，檔案管理人員通過(guò)分類、錄入，實(shí)現(xiàn)檔案查閱的時(shí)效性；要加速檔案數(shù)字化進(jìn)程，做好工會(huì)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行電子文件的歸檔管理，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步形成種類豐富、可供多個(gè)用戶共享的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；還要做好檔案安全保障工作，使用檔案安全保障加密系統(tǒng)，嚴(yán)格界定檔案的等級(jí)，運(yùn)用好加密功能，確保檔案信息在使用過(guò)程中的安全和保密。

4 結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工會(huì)辦公室檔案管理對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的科學(xué)管理來(lái)說(shuō)具有重要的意義，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到工會(huì)檔案管理的重要性，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，采取多種手段與措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工會(huì)辦公室檔案管理的有效性，以促進(jìn)醫(yī)院整體水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王彬.新形勢(shì)下怎樣做好醫(yī)院檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）：84+86.

[2]王明香.探討如何做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：138-139.

[3]潘立舉.淺談醫(yī)院工會(huì)檔案的信息化管理[J].才智，2017（9）：263.