余曉云

摘 要：當(dāng)前社會(huì)逐步步入了信息化時(shí)代，檔案管理工作作為一項(xiàng)常規(guī)但是非常重要的工作，對于無論是政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位等主體的正常運(yùn)行都起到了非常關(guān)鍵的作用。因此，面對信息化時(shí)代的到來，辦公室檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，提高信息化工作水平，只有這樣，才能夠提高工作效率，進(jìn)一步保障單位其他工作順利地開展。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)靈活運(yùn)用信息化技術(shù)手段，進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)，完善相應(yīng)人才隊(duì)伍建設(shè)。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹立信息化意識，掌握必要的信息化技能，在工作當(dāng)中利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作理念，從而進(jìn)一步規(guī)范辦公室檔案管理工作、提高服務(wù)水平。筆者結(jié)合實(shí)際，針對目前辦公室檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息化；辦公室；檔案管理工作；管理體制；信息體系

1 信息化時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作人員綜合水平不高

信息時(shí)代的到來給政府行政部門、企事業(yè)單位、社會(huì)公益部門等都帶來了諸多改變，檔案管理工作也逐漸被納入到互聯(lián)網(wǎng)體系當(dāng)中，這主要體現(xiàn)在數(shù)字化、智能化、現(xiàn)代化等各個(gè)方面，這就對從事檔案管理工作的相關(guān)人員提出了更高更復(fù)雜的要求，包括對于專業(yè)技能知識和信息化技術(shù)的掌握等。但就實(shí)際情況而言，很多部門的工作人員對靈活掌握和使用各類信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作還比較困難，這就造成了相應(yīng)硬件設(shè)施得以普及，然而其作用并不能夠得到充分的發(fā)揮，使得檔案管理工作不能夠滿足單位相應(yīng)的信息需求。

例如，當(dāng)下的很多企事業(yè)單位都實(shí)行行政崗位輪崗制，從事檔案管理工作的并不是同一批人或者專門化人才，而是根據(jù)別的部門實(shí)際用人需要進(jìn)行安排，在總體崗位調(diào)度完成后，才進(jìn)行檔案管理工作職位的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，就造成了檔案管理工作人員流動(dòng)性過高，在這個(gè)過程當(dāng)中就容易出現(xiàn)管理人員專業(yè)性不強(qiáng)、積極主動(dòng)性不夠高、服務(wù)意識較差等各類情況。

1.2 檔案信息化管理體制并未得到充分建立

就實(shí)際情況而言，很多部門的檔案管理工作仍是由傳統(tǒng)的行政部門代管，并沒有設(shè)立專門的崗位職務(wù)，由于資源規(guī)模和人力條件的限制，這樣的管理模式很容易造成崗位職責(zé)不明確、組織架構(gòu)不完善、責(zé)任心不強(qiáng)等各種問題，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作很大程度上并沒有被充分重視起來，相應(yīng)部門也沒有對此設(shè)立一套完整的管理制度，隨著信息化時(shí)代各類信息的爆發(fā)式增長，辦公室檔案管理工作的職責(zé)范圍將會(huì)越來越大、工作相應(yīng)內(nèi)容也會(huì)越來越多。傳統(tǒng)的管理模式并不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展要求，必須使用先進(jìn)的信息技術(shù)和手段才能夠保證相應(yīng)的管理質(zhì)量。因此適用于時(shí)代要求的管理體制則是不可缺少的重要部分，只有這樣才能夠保證檔案管理工作整體水平與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)，符合相關(guān)要求。

2 信息化時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的具體途徑

2.1 提高檔案管理人員素質(zhì)，建立一支業(yè)務(wù)過硬管理隊(duì)伍

檔案管理人員是進(jìn)行相關(guān)工作的排頭兵和一線人員，他們的信息化意識需要得到充分提高，他們必須重視創(chuàng)新意識和信息化技術(shù)，相關(guān)職能部門可以與高校或者提供信息化系統(tǒng)服務(wù)企業(yè)聯(lián)系，組織開展相應(yīng)培訓(xùn)從而進(jìn)一步全面提高檔案管理人才的工作素質(zhì)水平，進(jìn)一步解決在信息化時(shí)代下檔案管理工作當(dāng)中遇到的難題，這些培訓(xùn)主要包括相應(yīng)技能培訓(xùn)、管理思維培訓(xùn)、職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)等，只有在更專業(yè)、更符合信息化時(shí)代潮流的工作氛圍下，檔案管理工作人員才能進(jìn)一步提高責(zé)任意識、使命意識。信息化技術(shù)是不斷進(jìn)步的，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)意識，不斷提升自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，更好地抓住時(shí)代賦予的機(jī)遇，從而在工作當(dāng)中全身心投入，完成各項(xiàng)任務(wù)。

2.2 健全檔案管理信息化工作體制，提升信息體系建設(shè)水平

信息化時(shí)代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長，這在一方面給單位建設(shè)提供更加完備充分的數(shù)據(jù)參考，但同時(shí)也給檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來是需要思考的問題，傳統(tǒng)的信息檔案管理模式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)當(dāng)下信息管理的發(fā)展要求，相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身工作實(shí)際和信息化系統(tǒng)技術(shù)特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)，將具體責(zé)任進(jìn)行量化，制定好一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，在工作當(dāng)中進(jìn)行相應(yīng)的績效考核和監(jiān)督工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。在這個(gè)過程當(dāng)中，數(shù)字檔案是一個(gè)值得注意的選擇，它不僅帶來了極大的便利，而且提高了儲(chǔ)存安全性。

例如，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人牽頭，從更大層面制定相關(guān)的檔案管理工作條例，在條例中應(yīng)當(dāng)對檔案部門的人員配備、相應(yīng)職能等做出明確規(guī)定，就這樣才能夠激發(fā)相應(yīng)工作人員積極主動(dòng)性，創(chuàng)造能動(dòng)性，既體現(xiàn)了工作單位對檔案管理工作的重視，也能夠更加精準(zhǔn)地把握檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn)，另外，在這個(gè)過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)充分考慮到信息化時(shí)代特征，就算對當(dāng)前的一些先進(jìn)信息化技術(shù)不能夠做出充分的考慮和應(yīng)對，也應(yīng)當(dāng)留有充足的彈性空間，需要建立創(chuàng)新機(jī)制和容錯(cuò)機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐當(dāng)中發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，對工作模式和方式進(jìn)行探討創(chuàng)新，進(jìn)一步提升工作效率。

2.3 加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，建設(shè)強(qiáng)大的檔案系統(tǒng)

對于檔案管理信息化工作來說，相應(yīng)的信息化設(shè)施建設(shè)是整個(gè)體系的運(yùn)作基礎(chǔ)，無論是管理制度還是人才隊(duì)伍的建設(shè)，都離不開信息化設(shè)施的投入使用和不斷更新。這主要體現(xiàn)在對于辦公室檔案管理的硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就硬件設(shè)施條件來講，優(yōu)良的服務(wù)器、操作電腦、信息采集和保存設(shè)備等都是非常重要的，這些都是保障信息化設(shè)施建設(shè)順利和管理完備的重要要素，只有這些硬件條件達(dá)到了信息化時(shí)代的要求，才能夠使檔案管理工作追趕上當(dāng)前信息化工作效率的腳步，因此，對于硬件設(shè)施的投入需要加大，這種投入不僅僅指的是資金上的投入，還有包括人力資源的投入，場地建設(shè)的投入，這些都需要在規(guī)劃調(diào)研時(shí)就能夠初步預(yù)估并制定。就軟件條件來講，軟件的更新速度要比硬件速度更快，為了應(yīng)對社會(huì)各種條件產(chǎn)生的壓力和提出的新的問題，信息化管理軟件必須有更加細(xì)致和全方位的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，在這個(gè)過程當(dāng)中，要注意使用者的反饋和軟件的各類現(xiàn)實(shí)情況表現(xiàn)，要及時(shí)修補(bǔ)相應(yīng)漏洞，滿足用戶不同需求，努力提升軟件使用效率。

2.4 大力推進(jìn)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，完善相應(yīng)應(yīng)急機(jī)制

通過在上述第二部分的分析不難看出，檔案管理現(xiàn)代化程度的高低與相應(yīng)管理人員是否能夠合理運(yùn)用有關(guān)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)有著密切聯(lián)系。就目前而言，整個(gè)有關(guān)檔案信息化管理工作的科學(xué)技術(shù)體系并沒有被廣大管理工作者熟知并加以理解，更沒有通過相應(yīng)方式進(jìn)一步應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中，因此，為了更好地提升現(xiàn)代辦公室檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化的管理方法模式，建立一套信息化應(yīng)用系統(tǒng)，在這個(gè)基礎(chǔ)上逐步替代傳統(tǒng)的工作方式，摒棄落后的工作思維。具體來講，很多現(xiàn)代化技術(shù)可以被運(yùn)用到這個(gè)系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中，例如音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等都可以更加有效地與信息化系統(tǒng)技術(shù)相融合，進(jìn)行信息的采集、編制、保存、分類等工作，值得注意的一點(diǎn)是，在這個(gè)過程當(dāng)中，相關(guān)管理人員的培訓(xùn)需要被重視起來，相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)者要有全局思維，進(jìn)一步升級管理模式和管理方法。

2.5 轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，加強(qiáng)責(zé)任意識

各類單位的健康持久穩(wěn)定發(fā)展，都不能離開辦公室檔案管理工作的順利開展，目前，很多單位仍然對檔案管理工作不夠重視，沒有了解到檔案管理工作對相應(yīng)單位的推動(dòng)作用，只是將檔案管理劃歸一般的行政人員統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，沒有認(rèn)識到檔案管理工作是一項(xiàng)對事業(yè)發(fā)展起著重要作用的服務(wù)性工作，各級各部門應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案管理的有效方法模式，樹立正確的服務(wù)觀念，在新時(shí)代運(yùn)用具有創(chuàng)新性的現(xiàn)代化科學(xué)管理方式對信息檔案工作進(jìn)行有效管理，要讓檔案管理工作連貫起來，提高工作質(zhì)量，要與時(shí)俱進(jìn)，追求創(chuàng)新。更加重要的是，在這個(gè)過程當(dāng)中，正確的責(zé)任意識是每個(gè)工作人員必須具備的，辦公室檔案管理是一項(xiàng)具有特殊性質(zhì)的工作，它的涉及面比較廣，處理信息量比較大，因此相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在及時(shí)關(guān)切檔案管理工作的同時(shí)更加需要對責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，任何一項(xiàng)小的失誤將會(huì)在很大范圍內(nèi)造成危害，紛繁復(fù)雜的工作更需要條分縷析的安排，由此責(zé)任意識的強(qiáng)化，應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)持之以恒、不可松懈的任務(wù)和責(zé)任。

2.6 在提高效率的同時(shí)，更要提高檔案資料保密的重視程度

在信息化時(shí)代，各類檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)更加重視檔案使用價(jià)值、重視在工作當(dāng)中的創(chuàng)新方法，檔案管理工作需要更加具有包容度，提高對各類新型信息和工作方式的接受能力。但是在這個(gè)過程當(dāng)中必須注意，各類信息化技術(shù)可以提高管理工作效率，但是也不可避免地增加了管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，在虛擬空間當(dāng)中的檔案保密性需要得到更加全面的關(guān)注，信息的泄露、丟失已經(jīng)成為了一個(gè)全球性的問題，應(yīng)當(dāng)通過做好備份、分散儲(chǔ)存、加強(qiáng)技術(shù)防范等方式做好檔案資料的安全保障工作。同時(shí)，有效的反饋機(jī)制也會(huì)讓檔案信息管理思路更加明晰、效果更加明顯，遇到信息安全問題時(shí)也可以及時(shí)反映。因此有效的信息體系建設(shè)既可以保證信息安全，又能提高服務(wù)水平。

例如，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常開展安全教育警示活動(dòng)，針對以往的檔案保密案件進(jìn)行探討分析，在廣大工作人員中集思廣益，共同分析相應(yīng)事件產(chǎn)生的直接原因和背后的根源，探討防范此類風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的方法和針對當(dāng)下所出現(xiàn)的有關(guān)問題的解決方案，這不僅僅是提高工作人員保密意識的重要平臺和途徑，更是在相互交流中共同學(xué)習(xí)的渠道。

3 結(jié)束語

信息化時(shí)代的到來，使得當(dāng)前辦公室檔案管理工作面臨著一些挑戰(zhàn)，但只要清醒認(rèn)識，就能夠把現(xiàn)存著的一些制約因素轉(zhuǎn)化成為機(jī)遇，并在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新工作開展途徑，滿足時(shí)代賦予的更高工作要求，從而進(jìn)一步為單位發(fā)展提供更加可靠的信息支持，解決以往存在的檔案管理工作比較混亂、責(zé)任歸屬不清等問題，從而使手工管理方式轉(zhuǎn)化成高效的、自動(dòng)化的信息管理模式。

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