鄧群英

摘 要：行政單位檔案的建立和管理在單位發(fā)揮行政職能的過程中起著重要作用，保障行政單位工作的科學(xué)性、連續(xù)性。本文主要分析行政單位檔案管理存在的問題，并探索解決對策，希望能為行政單位做好檔案管理工作提供參考，讓檔案發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：行政單位；檔案管理；問題；對策

隨著國家經(jīng)濟與社會的高速發(fā)展、不斷進步，人們對行政單位的辦事效率提出越來越高的要求，而檔案管理是行政單位的重要基礎(chǔ)性工作，是每一個行政單位有序、協(xié)調(diào)、高效地開展各項工作的基本保證，所以行政單位必須認(rèn)識檔案的重要價值，提升檔案管理水平。特別是面對新一輪行政體制改革，行政單位如何把握時機，解決檔案管理問題，據(jù)此提高單位運作效率，這是一項重要課題。

1 行政單位檔案管理的主要問題

1.1 管理方式單一落后

由于社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)不斷趨于復(fù)雜化，行政單位面臨的處境也日益繁雜，需要處理更多更細的事情，其中涉及非常復(fù)雜的檔案資料與信息，需要工作人員提高檔案處理能力，創(chuàng)新檔案管理思路與方式。但是一些行政單位在處理檔案資料的過程中依舊使用傳統(tǒng)以手工操作為主的方式，工作結(jié)果不盡如人意，不利于行政單位的正常運作和健康發(fā)展。有時候相關(guān)工作人員不能及時歸檔檔案資料，出現(xiàn)檔案信息流失現(xiàn)象，急需改進檔案管理方式，提高檔案收集率，促使行政單位有序運作。

1.2 檔案安全管理不力

保證檔案安全是行政單位檔案安全管理的主要目標(biāo)之一，具體而言就是要保證行政單位檔案的齊備、完整、歸檔有序、保管安全、不被非法使用[1]。當(dāng)下行政單位檔案安全管理力度不足，一些單位對檔案安全的關(guān)注度不足，沒能完善建立檔案安全管理機制，也沒有明確規(guī)定檔案的安全檢查、有效保管、安全保障等，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患。還有一些行政單位尚未專門配備檔案室，存在檔案室和儲藏室、辦公室等合用的情況，造成保管檔案的場所不安全。盡管很多行政單位都單獨設(shè)立檔案室，但并不十分規(guī)范，配套設(shè)施不完善，致使檔案被蟲蛀或受潮、霉變等。

1.3 面臨較大信息風(fēng)險

如今人們已經(jīng)進入信息化快速發(fā)展的時期，檔案管理信息化建設(shè)顯得至關(guān)重要，行政單位也不例外，在提高檔案管理工作效率的同時帶來較大的檔案信息安全風(fēng)險。主要體現(xiàn)為行政單位的工作人員用外網(wǎng)瀏覽涉密檔案，甚至個別行政單位審查公開檔案信息的程序不嚴(yán)，很容易招致竊取機密文件的人員對行政單位檔案信息的覬覦。一旦行政單位的計算機或檔案管理系統(tǒng)被黑客入侵或被病毒感染，極有可能導(dǎo)致檔案信息與數(shù)據(jù)的盜用、丟失，甚至被篡改、刪除、偽造等，危害極大，防范檔案信息安全風(fēng)險迫在眉睫。

2 行政單位檔案管理問題的解決對策

2.1 改進管理方式，體現(xiàn)檔案價值

市場經(jīng)濟體制越來越完善，需要行政單位處理的文件材料日益增多，增加檔案管理難度。并且在運作環(huán)節(jié)時常出現(xiàn)一些過去從未處理過的檔案管理問題，需要工作人員隨機應(yīng)變，在檔案管理思路與管理方式上更加開闊、創(chuàng)新[2]。所以過去單一化的檔案工作方式無法繼續(xù)適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展形勢，行政單位的檔案管理人員要立足于單位內(nèi)部檔案資料的情況，結(jié)合當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)、信息與技術(shù)水平，實現(xiàn)檔案高效化管理，充分體現(xiàn)檔案的價值。

例如檔案人員要確保檔案管理滿足及時性、準(zhǔn)確性的標(biāo)準(zhǔn)，為內(nèi)部各部門、各科室和其他單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)；在改進檔案管理工作方式時，行政單位的檔案人員可與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合，把原有檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化格式，確保檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性；利用網(wǎng)絡(luò)分享行政單位檔案信息，提高檔案傳遞速率，共享那些不具保密性的檔案資料，有效運用行政單位的檔案，提高檔案使用率。

2.2 完善管理機制，保證檔案安全

對于行政單位而言，檔案安全管理是檔案管理工作最重要的一個環(huán)節(jié)，能保證單位檔案的安全性、可靠性。這就需要行政單位完善檔案安全管理機制，可從三個以下方面入手：

第一，完善檔案工作制度，單獨設(shè)立行政單位檔案管理部門，專門配備專職檔案人員，并完善建立檔案管理制度，提供檔案安全保障。例如行政單位要完善檔案的歸檔、保管、鑒定和使用等安全制度，落實崗位責(zé)任制，保證執(zhí)行檔案管理規(guī)范。

第二，切實做好檔案安全管理的基礎(chǔ)性工作。例如行政單位要規(guī)范管理檔案，從日常收集整理檔案材料、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案、查閱復(fù)制檔案、鑒別檔案、銷毀檔案等方面開展基礎(chǔ)工作，確保檔案管理的有序性；推進檔案室及其設(shè)備設(shè)施建設(shè)，改善行政單位檔案室硬件條件，從安全、獨立、規(guī)范的角度配齊檔案安全管理設(shè)施，提高檔案室對外界危害的抵御能力，確保檔案室與《檔案法》中規(guī)定的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)相符。

第三，加強行政單位檔案保密工作的開展。例如行政單位要分開檔案室和其他職能部門、科室等的辦公室，由專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員任意進出；配備檔案室攝像裝置、報警裝置等，并且不宜在行政單位的日常辦公區(qū)域設(shè)置檔案庫房，因為這些場所的人員流動性較大，不利于檔案安全管理，而要基于國家標(biāo)準(zhǔn)興建，全天候監(jiān)控，控制好人員的進出，強化警衛(wèi)安保，只有專門管理檔案的人可以自由進出，其他人員一律不得進入；加固檔案庫房出入口，主要有窗戶與天花板結(jié)構(gòu)，進出庫房的人員要接受身份驗證，配備很難復(fù)制或盜用的出入證明，加設(shè)進出關(guān)口，多重保密。另外，要嚴(yán)格執(zhí)行行政單位檔案保密期限以及密級調(diào)整制度。例如行政單位有一些檔案因關(guān)系到國家的安全與利益，務(wù)必要按照《保密法》和《檔案法》等法規(guī)嚴(yán)格劃分密級、保密期限；區(qū)分密、非密和保管期限、保密期限，及時處置存在安全隱患的檔案管理環(huán)節(jié)，最大限度保證檔案的安全性、保

密性。

2.3 強化監(jiān)督管理，防范信息風(fēng)險

一方面，落實行政單位檔案信息專項監(jiān)督制度。為確保行政單位的檔案信息化管理過程不違反法律法規(guī)確定的范圍，務(wù)必要依靠完善的監(jiān)督制度規(guī)范檔案信息化建設(shè)過程，這不僅能為行政單位的檔案信息安全提供保障，還能大幅度調(diào)動檔案人員的工作熱情，發(fā)揮檔案人員的主動性、創(chuàng)新性。例如行政單位要調(diào)動內(nèi)部監(jiān)督機制與外部監(jiān)督，促進內(nèi)外部監(jiān)督的協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建安全高效的檔案管理信息系統(tǒng)，準(zhǔn)確及時地發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中的風(fēng)險。

另一方面，行政單位要強化檔案管理信息網(wǎng)站的實用性。行政單位檔案管理信息網(wǎng)站能為相關(guān)單位、部門及人員提供所需的檔案信息，并通過網(wǎng)頁的形式構(gòu)建服務(wù)模式，建立服務(wù)站點，方便使用者利用網(wǎng)頁查找行政單位的檔案信息[3]。例如行政單位要建立實用價值較強的檔案管理信息網(wǎng)站，使其具備升級更新的功能和再次開發(fā)檔案信息網(wǎng)站的空間，充分利用強大的網(wǎng)絡(luò)資源適應(yīng)新時代對檔案管理的要求。通過網(wǎng)頁式服務(wù)，行政單位獲得檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的重要途徑，安全傳遞信息，強化網(wǎng)站管理維護工作的落實和對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運用，依托先進技術(shù)手段防范行政單位檔案管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁、網(wǎng)站的風(fēng)險，更好地適應(yīng)時代發(fā)展需要。

3 結(jié)束語

當(dāng)今社會在持續(xù)快速發(fā)展，行政單位應(yīng)堅持與時俱進、突破創(chuàng)新，不斷改進檔案管理工作方式，體現(xiàn)檔案資料的價值，同時要完善檔案安全管理機制，強化檔案監(jiān)督管理，保證檔案的安全性，有效防范檔案信息風(fēng)險，妥善解決檔案管理問題，全面提高行政單位檔案管理工作效率，促進行政單位檔案管理的便捷化、信息化，為在現(xiàn)代社會主義建設(shè)中體現(xiàn)行政單位的職能與作用奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻

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