摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前實(shí)體檔案逐步向信息檔案發(fā)展，這也對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。檔案管理工作主要是對(duì)信息檔案和電子檔案進(jìn)行管理，并提供與之相關(guān)的各類(lèi)服務(wù)，主要包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定以及保管等。檔案管理工作中，工作的安全保密性和有效性是工作的重點(diǎn)，下面我們就檔案保密管理與利用進(jìn)行研究和探討，希望能夠有助于檔案管理人員。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密措施；安全監(jiān)控

當(dāng)前檔案主要是分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，而隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案占比越來(lái)越大。無(wú)論對(duì)于哪種類(lèi)型的檔案，檔案的安全保密性始終是檔案管理工作的重點(diǎn)。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用極大的方便了檔案管理工作，但是同時(shí)使得檔案管理具有高風(fēng)險(xiǎn)性，檔案泄漏的可能性提升。因此，當(dāng)前如何提升檔案管理的保密性以及如何更有效的提取利用檔案成為檔案管理人員關(guān)注的重點(diǎn)，下面我們就檔案保密管理以及利用進(jìn)行研究和探討。[1]

1 檔案保密管理的重要性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和在生產(chǎn)生活中的廣泛利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案所代替，電子檔案提高了檔案管理、存儲(chǔ)以及提取的效率，相應(yīng)的檔案的不安全性也在提升。檔案關(guān)乎著個(gè)人和企業(yè)的未來(lái)，因此如何做好檔案管理的保密性成為檔案管理工作的重心。檔案管理需要采用科學(xué)的、規(guī)范化的管理方法，以此來(lái)提升檔案管理的保密性。

2 檔案保密管理中存在的問(wèn)題

新媒體背景下，信息成為時(shí)代的特征，當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)成為信息的競(jìng)爭(zhēng)。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足檔案管理的需要，檔案管理模式需要向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，使得檔案能夠更加便于工作人員取用，能夠更加方便的應(yīng)用于企業(yè)宣傳工作以提升企業(yè)形象。下面我們就當(dāng)前檔案保密管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探究。

2.1 檔案管理流程不規(guī)范

隨著電子檔案的普及，檔案保密管理中的一些問(wèn)題也逐漸顯露出來(lái)。就企業(yè)檔案而言，當(dāng)前企業(yè)檔案大都實(shí)行集中化的管理模式，在對(duì)檔案管理時(shí)一般是簡(jiǎn)單的按照時(shí)間順序以及部門(mén)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理。大量的檔案存放在一起，后期在取用檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。再者就是當(dāng)前很多的企業(yè)不注重檔案管理工作，在檔案管理中沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，所有的檔案都混在一起，普通檔案和機(jī)密檔案混放在一起，增加了機(jī)密檔案泄漏的可能。

2.2 檔案材料收集力度不足

當(dāng)前，不少部門(mén)單位不注重檔案資料收集環(huán)節(jié)，使得后期的檔案利用率較低。經(jīng)過(guò)筆者研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在檔案資料收集方面，很多企業(yè)和部門(mén)缺乏完善的管理流程，檔案管理人員在收集相關(guān)資料時(shí)是存在著執(zhí)行力度不嚴(yán)格、責(zé)任心不強(qiáng)的現(xiàn)狀，被動(dòng)的進(jìn)行檔案資料收集工作，收集的檔案資料不完善、不全面。檔案管理人員在收集資料時(shí)存在著收集范圍重疊現(xiàn)象，很多人搜集的檔案資料在內(nèi)容和形式上存在著雷同，不能真實(shí)的反映人物和時(shí)間，因此嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性和可靠性。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺

由于很多企業(yè)不注重檔案管理工作，因此檔案管理人員大多是從其他部門(mén)內(nèi)退到檔案管理部門(mén)。檔案管理缺乏專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理工作，使得檔案管理的保密性和實(shí)用性大打折扣。不專業(yè)的人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案資料的整理、收集、入檔等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不夠熟練，管理效率低下。再加上管理檔案的方式不夠科學(xué)，在取用檔案時(shí)需要采用人工反復(fù)查閱，不僅僅增加了檔案取用的時(shí)間，還會(huì)對(duì)一些紙質(zhì)檔案帶來(lái)嚴(yán)重的損害。[2]

3 檔案保密管理的方法

3.1 嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程

檔案管理工作應(yīng)該是一個(gè)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作過(guò)程，因此，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)需要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)要制定嚴(yán)格規(guī)范的管理流程，可以分為信息收納、信息整理、歸檔以及存儲(chǔ)幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要嚴(yán)格按照檔案的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，可以依據(jù)部門(mén)、檔案種類(lèi)等進(jìn)行分類(lèi)，將檔案按照一定的順序進(jìn)行標(biāo)號(hào)管理，方便后期的取用。另外，每個(gè)部門(mén)要配合檔案管理工作，當(dāng)各部門(mén)出現(xiàn)人事變動(dòng)時(shí)，該部門(mén)要及時(shí)與檔案管理部門(mén)進(jìn)行交流和溝通，確保檔案管理的即時(shí)性，提升檔案管理的效率。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的保密工作

保密性是檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為了提升檔案管理的保密性，管理人員要提升對(duì)檔案管理保密性的認(rèn)識(shí)，劃分普通檔案和機(jī)密檔案，對(duì)兩類(lèi)檔案分別采用不同的管理方法。要想提高檔案管理的保密性，除了管理人員意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，還要進(jìn)行方法上的提升，檔案管理是門(mén)技術(shù)活，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的防火墻，并及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的漏洞進(jìn)行修復(fù)。

3.3 運(yùn)用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案保密管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案代替。電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)和使用時(shí)更加高效快捷，同時(shí)各單位各企業(yè)能夠借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案管理的進(jìn)步。但是，電子檔案也具有很大的弊端，電子檔案在管理和使用中容易發(fā)展外來(lái)人入侵問(wèn)題，使得檔案信息更容易通過(guò)網(wǎng)絡(luò)泄漏。因此，電子檔案更要加強(qiáng)安全保密管理，以提升檔案的安全性。企業(yè)和部門(mén)要針對(duì)于檔案存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)置外網(wǎng)隔離，企業(yè)使用專用的局域網(wǎng)進(jìn)行檔案管理工作。對(duì)于企業(yè)機(jī)密文件，企業(yè)可以設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)限，并不斷加強(qiáng)防火墻設(shè)置，以此來(lái)提升檔案的安全保密性。

3.4 嚴(yán)格處理檔案保密和利用之間的關(guān)系

檔案保密是檔案管理工作中的難點(diǎn)和重點(diǎn)，檔案管理工作中，檔案取用也是難以避免的環(huán)節(jié)，如何處理檔案保密和檔案取用之間的關(guān)系是檔案管理工作的難點(diǎn)所在。對(duì)此，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分類(lèi)，確定檔案的保密級(jí)別和各級(jí)別檔案可取用的人物范圍，對(duì)檔案的取用進(jìn)行限制。另外，對(duì)于高機(jī)密檔案，管理人員可以依據(jù)檔案的可利用和不可利用進(jìn)行管理劃分。一般而言，不可利用的機(jī)密文件屬于企業(yè)的高級(jí)機(jī)密，直接影響企業(yè)的利益，在對(duì)此類(lèi)檔案進(jìn)行管理時(shí)。要嚴(yán)格限制資料的取用權(quán)限，做好檔案的管理保密工作。

3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督和監(jiān)管

檔案保密管理工作中，各個(gè)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和監(jiān)管。首先要建立完善的管理監(jiān)控制度，對(duì)檔案的取用、復(fù)制等建立嚴(yán)格的制度。再者就是要加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督和監(jiān)管，提升管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)查和核對(duì)，認(rèn)真仔細(xì)的記錄檔案取用過(guò)程。一旦出現(xiàn)檔案缺失和信息泄露，要及時(shí)的上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作中保密性和高效利用一直是工作的重點(diǎn)，一旦檔案出現(xiàn)了泄漏，將會(huì)給部門(mén)和企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。對(duì)此，管理人員必須重視檔案管理工作，在檔案管理中要科學(xué)的處理檔案保密性和高效利用之間的關(guān)系，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程，以提高檔案管理的保密性。另外，在檔案管理工作中要善于結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，借助信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]伍偉珍.基于檔案保密管理與利用的方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（16）：85-86.

[2]孫希英.基于檔案保密管理與利用的方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（7）：101-101.

[3]趙玉秀.論如何做好檔案保密管理與利用[J].科學(xué)與財(cái)富，2017，（20）：55-55.

作者簡(jiǎn)介

高煥杰（1984-），女，本科，中級(jí)職稱，山東陽(yáng)谷，聊城市東昌府區(qū)檔案館，研究方向：檔案管理。