趙國慧

摘 要：軌道交通工程通常規(guī)模大、投資成本大、歷時長、涉及單位多。完成好參見各方檔案現(xiàn)場管理工作，是工程檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這篇文章我們主要對昆明軌道交通檔案管理情況為例，引出首次工地例會是軌道交通工程檔案現(xiàn)場管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的論點。

關(guān)鍵詞：工程檔案；現(xiàn)場管理；首次工地例會

軌道交通相關(guān)數(shù)據(jù)資料涉及內(nèi)容多，最直接的數(shù)據(jù)資料來源就是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位。以昆明地鐵1號線的數(shù)據(jù)資料為例，由勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建方提供的數(shù)據(jù)材料占總量的86%。因此，落實好各參建方檔案管理工作，是軌道交通工程檔案管理的關(guān)鍵所在。以下我們就加強軌道交通工程檔案管理工作進行探討，根據(jù)實際情況分析，首次工地例會是軌道交通工程檔案現(xiàn)場管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，深入探討。

1 軌道交通工程檔案管理特點分析

與軌道交通工程相關(guān)聯(lián)的各類參見方，其中勘察、設(shè)計單位提供的材料種類較系統(tǒng)，管理工作易操作。但是施工和監(jiān)理單位相關(guān)的檔案資料相對來說難度較大，主要是因為：

一是施工方、監(jiān)理方數(shù)據(jù)資料涉及面廣、類型多、數(shù)量龐大。如施工方相關(guān)的文件資料包括管理文件、技術(shù)資料、測量和監(jiān)控文件、材料數(shù)據(jù)、質(zhì)量驗收文件等；監(jiān)理方相關(guān)的數(shù)據(jù)文件包括施工管理材料、安全監(jiān)管資料、質(zhì)量控制資料、進度控制、造價資料、驗收數(shù)據(jù)資料等。二是綜合素質(zhì)有所不同，各方對檔案工作重視程度不一。另外當前施工、監(jiān)理方人員流動性比勘察、設(shè)計方要大，檔案人員調(diào)動頻率高，使得施工、監(jiān)理檔案管理水平不夠穩(wěn)定。三是施工、監(jiān)理現(xiàn)場環(huán)境設(shè)施與辦公條件較差，檔案保管效率低，使得文件資料的安全性難以保證。四是大工程的分標段規(guī)模大，涉及范圍廣。涉及到的土建工程部、機電設(shè)備安裝工程施工部、監(jiān)理部等單位有很多家，并且這些項目部和監(jiān)理部在全市各地分散，管理難度較大。

2 檔案人員參與首次工地例會的必要性

為了完成好施工、監(jiān)理方的檔案管理工作，一定要全面落實單位檔案的現(xiàn)場管理工作。根據(jù)以往的實踐數(shù)據(jù)分析，要把握好首次工地例會檔案交底工作，這是檔案現(xiàn)場管理的關(guān)鍵性一步。《昆明地鐵工程現(xiàn)場安全質(zhì)量管理規(guī)定》中指出，在項目正式開工前，業(yè)主代表要重視第一次工地會議的舉行。公司相關(guān)部門要做好項目開工前的準備工作，對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方的管理體制能夠綜合性的了解把握。施工、監(jiān)理方要系統(tǒng)論述現(xiàn)場組織管理體系，監(jiān)理方要論述監(jiān)理內(nèi)容要求，控制程序步驟及監(jiān)理例會制度。

檔案人員要積極參與到首次工地例會中，原因在于以下幾點：一是，首次工地例會涉及到各方參建單位，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位都會到場，利用會議機會，對各單位統(tǒng)一進行檔案知識宣傳。第二，首次工地例會相關(guān)單位參會人員大多是管理層人員，根據(jù)要求都是負責人，所以檔案管理既關(guān)系著資料、檔案人員，也要關(guān)系著項目經(jīng)理、總工、總監(jiān)等，如此一來能夠引起各單位對檔案管理工作的重視，便于貫徹落實。第三，檔案管理人員能夠通過例會與其他單位負責人進行交流溝通，便于后期工作交集更順暢。

3 首次工地例會檔案交底的主要內(nèi)容

1）要向各參建方統(tǒng)一論述昆明地鐵建設(shè)管理有限公司檔案管理辦法與檔案人員的聯(lián)系方式。

2）要把握好檔案交底工作的對象。檔案交底要綜合考慮各參建單位，既要涉及到施工方、監(jiān)理方，還要考慮到勘察、設(shè)計方和第三方咨詢單位。要積極宣傳勘察、設(shè)計方在工程建設(shè)中要起到的檔案職責作用，既要提交真實的勘察數(shù)據(jù)和施工圖紙，還要提供必要的技術(shù)聯(lián)系單、設(shè)計變更資料、施工圖調(diào)整文件等，這些是勘察、設(shè)計檔案不可缺少的一部分。制定的竣工圖要與軌道交通工程的實際進度相一致。施工方在施工期間，要把握好施工記錄的記載，嚴格審核簽證，并且對設(shè)計單位的變更資料加以整理匯總，如此才能快速準確的編制出竣工圖。

3）要確保各參建方內(nèi)部有相應(yīng)的工程檔案管理架構(gòu)。施工、監(jiān)理方都要有領(lǐng)導(dǎo)負責人專門管理檔案資料，根據(jù)標段配置檔案資料員，降低人員流動頻率；勘察、設(shè)計方也要根據(jù)要求安排專門的檔案資源管理員，檔案人員出現(xiàn)調(diào)動要完成好交接環(huán)節(jié)。

4）各參建方要根據(jù)建設(shè)單位的工程檔案管理要求，并根據(jù)本單位實際情況及合同要求，建立適合本單位發(fā)展的工程檔案管理條例。

5）要明確地鐵工程檔案分類要求和準則，向各方分發(fā)資料編制統(tǒng)一格式的表格。

6）各單位都要有相應(yīng)的檔案室，各檔案設(shè)備要配置齊全。項目施工、各種技術(shù)資料、文檔報告等這些文件，設(shè)計方、施工方、監(jiān)理方都要保管好、制定目錄清單，及時整理，并系統(tǒng)保存。原始工程資料無需粘貼匯總，但是要將其分類整理和存放，再制作相應(yīng)的目錄清單，標記出清晰的施工方等信息及簽名。

7）向各方公布檔案資料的歸檔數(shù)量，也就是依次向建設(shè)方、城建檔案管與運營方都提交一套系統(tǒng)的竣工檔案，還要準備一套能滿足進館要求的電子版本檔案文件。電子檔案可根據(jù)已完成的紙質(zhì)資料掃描而成，還要滿足建設(shè)方和軌道交通檔案館的要求。

8）向各方公布對文件資料的歸檔期限，也就是在工程各環(huán)節(jié)都驗收后三個月內(nèi)提交檔案文件并及時移交歸檔。

9）要確保各參建方都了解到檔案檢查管理工作要貫穿工程各個環(huán)節(jié)。檔案管理部門不僅要對各方展開檔案專項指導(dǎo)，也要不定期進行地鐵公司組織的質(zhì)量安全大檢查，對檢查結(jié)果在安全檢查通報中體現(xiàn)。

10）施工方要預(yù)留出充足數(shù)量的新施工圖，在工程現(xiàn)場可運用復(fù)制版本，從而實現(xiàn)竣工圖編制數(shù)量的要求。

11）要把握好各工程文件資料管理的各種要求，如數(shù)據(jù)材料歸檔種類要求、文件制成材料的規(guī)定、文件簽署條例、收集和預(yù)整理要求、工程影像資料要求等，由于參與首次例會的人員大多是項目負責人，在演示陳述過程中可言簡意賅，或者在對檔案人員專項交底過程中再深入宣傳講解。

4 首次工地例會交底應(yīng)注意的事項

首次工地例會關(guān)系到很多參建單位，交底任務(wù)重，檔案部門對資料管理的時間也有限。檔案人員要利用好會議機會，在會前深入考察分析，把各項要求系統(tǒng)整理，制成PPT演示稿和文件資料，在會議上對PPT進行講解，再將文字材料分發(fā)給各參建方，進而加強宣傳的針對性和有效性。檔案人員要充分了解各項文件資料數(shù)據(jù)，尤其是各參建方對各項工程數(shù)據(jù)、檔案流程、管理工作遇到的問題要有一定概念，從而利于在會議上抓住重點并及時解決。軌道交通工程資料從工程立項開工到竣工驗收各個環(huán)節(jié)都有涉及。從施工開始的第一道流程到完工，資料記載都是緊密銜接的。資料整理中嚴禁出現(xiàn)工序的漏編、重復(fù)編或無序編，避免失誤。工程資料是描述工程施工情況的重要基礎(chǔ)，一定要科學、準確。完工資料移交手續(xù)要與結(jié)算支付相聯(lián)系，施工方、監(jiān)理方、勘察方、設(shè)計方的款項支付都受到工程檔案資料的影響，因此必須告知參見各方要謹慎對待。

參考文獻

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