江祖祥

摘 要：隨著人們對環(huán)境要求質(zhì)量的提升，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作逐漸受到更多人的重視。與此同時，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案工作出現(xiàn)了較大的變化，在這種情況下，要強化環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，從而促進環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：環(huán)衛(wèi)檔案；管理；問題；對策

隨著社會的發(fā)展和不斷進步，在環(huán)境衛(wèi)生方面獲得了很大的進步，這對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作提出了更高的要求。在現(xiàn)實工作中，環(huán)衛(wèi)檔案管理仍存在業(yè)務(wù)水平參差不齊、信息化程度較低、管理方式不規(guī)范情況，對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生很大影響。筆者根據(jù)實際工作和學(xué)習(xí)經(jīng)驗，對當(dāng)前階段環(huán)衛(wèi)檔案管理存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)的解決方案，希望對提升環(huán)衛(wèi)檔案管理工作有積極意義。

1 環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中常見問題分析

1.1 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

從當(dāng)前情況來看，由于受到單位編制等限制，環(huán)衛(wèi)隊伍老齡化非常嚴(yán)重，造成環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊、學(xué)歷普遍較低，專業(yè)科班管理人員相對較少，受專業(yè)培訓(xùn)的管理人員只在少數(shù)，操作現(xiàn)代管理系統(tǒng)的工作人員微乎其微。另外，一些工作人員工作散漫，工作態(tài)度不積極，自身不加強專業(yè)知識和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對于歸檔工作呈現(xiàn)出盲目性和隨意性，分檔時也不詳細、不明確。這樣造成了檔案管理工作的混亂，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)狀，這都是目前環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中不得不面對的問題。

1.2 管理方式不規(guī)范

很多城市在環(huán)衛(wèi)檔案管理上重視程度不足，造成總體管理方式不夠規(guī)范，具體表現(xiàn)在檔號不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、案卷標(biāo)題不統(tǒng)一、案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂等方面。不僅如此，在環(huán)衛(wèi)檔案管理材料方面存在很大的不足，在管理過程中不夠嚴(yán)格，常常出現(xiàn)存在檔案收集不及時的現(xiàn)象，不能將有價值的數(shù)據(jù)資料快速歸檔，錯過了資料收集的最佳機會，造成大量原始數(shù)據(jù)遺失，不能保證環(huán)衛(wèi)檔案的完整性，也失去了環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的重要意義。所以檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和及時性是非常重要的。

1.3 信息化管理程度不高

一方面，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員沒有充分體現(xiàn)電子檔案的作用，對于現(xiàn)代電子設(shè)備和科技知識的應(yīng)用存在很大的不足，電子文件檔案對計算機應(yīng)用要求較高，信息化檔案管理可以提升檔案的使用效率和傳輸速度，同時易于保存，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法體現(xiàn)出這些優(yōu)勢，造成環(huán)衛(wèi)檔案的管理和綜合應(yīng)用受到一定的限制。另一方面，在檔案信息開發(fā)方面略顯不足。整體而言，各個基層環(huán)衛(wèi)檔案管理方面相對獨立，不能進行有效的信息共享，總體上造成檔案綜合利用率較低，無疑影響了檔案管理的整體效果。

1.4 管理制度不完善

從當(dāng)前階段來看，環(huán)衛(wèi)檔案管理制度不夠完善，只是簡單地規(guī)定了大致歸檔材料的內(nèi)容和項目，對于歸檔的具體時間和要求以及出現(xiàn)丟失檔案等問題都沒有做出明確的規(guī)定，這直接導(dǎo)致了工作人員工作不積極，散漫等情況的發(fā)生。另外，對于日常的檔案管理工作也缺乏相應(yīng)的管理措施和監(jiān)督手段。導(dǎo)致檔案管理工作沒有系統(tǒng)性的規(guī)劃，形成了工作人員自發(fā)性的行為。管理制度的缺失使得檔案管理系統(tǒng)完全處于癱瘓，對檔案的收集、整理和歸檔等有著直接影響。

2 強化環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的對策

2.1 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的順利開展需要人才的大力支持，筆者認(rèn)為，可以從以下兩個方面來提升環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，招聘專業(yè)的環(huán)衛(wèi)檔案管理人員，為環(huán)衛(wèi)檔案管理的發(fā)展提供源源不斷的活力。另一方面，強化自身環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的培養(yǎng)，注重理論知識和專業(yè)實踐的有效結(jié)合，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)新的硬件、軟件設(shè)備，為環(huán)衛(wèi)檔案管理的健康發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，增強檔案管理人員在具體的信息化檔案檢索、存儲過程中的機動性。

2.2 規(guī)范環(huán)衛(wèi)檔案管理制度

完善的制度是確保環(huán)衛(wèi)檔案管理順利開展的有效保證，很多環(huán)衛(wèi)部門在檔案管理制度上不夠完善。在這種情況下，應(yīng)逐步完善環(huán)衛(wèi)檔案管理的各項制度，確保工作開展中有可靠的參考依據(jù)。環(huán)衛(wèi)工作管理人員還應(yīng)該加強培訓(xùn)檔案管理人員關(guān)于檔案工作的重要性的問題，改變檔案管理工作在相關(guān)人員心中的形象，讓他們意識到檔案的重要性。因此，想要保證檔案工作的真實性和有效性，就必須制定規(guī)范的管理制度，規(guī)范檔案管理工作。

2.3 加強檔案管理人員的服務(wù)意識建設(shè)

檔案的利用服務(wù)是環(huán)衛(wèi)檔案整理、歸檔及保存的目的所在。第一，在收集整理檔案資料時，需要增強服務(wù)意識，明確檔案服務(wù)的重點及針對的群體，為環(huán)衛(wèi)部門建設(shè)公益設(shè)施與維修環(huán)衛(wèi)設(shè)備提供參考信息。第二，保證檔案資料查閱渠道暢通，除保密的檔案資料之外，針對其他環(huán)衛(wèi)檔案資料，需要建立方便的檢索與使用途徑。例如建立環(huán)衛(wèi)檔案管理門戶網(wǎng)站，在網(wǎng)站上開通信息查詢功能，通過設(shè)置關(guān)鍵字、用戶登錄等等途徑，為用戶檢索信息提供便利途徑。此外，對于用戶的其他業(yè)務(wù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約、現(xiàn)場辦理或者網(wǎng)上業(yè)務(wù)等途徑加以實現(xiàn)，從而促進環(huán)衛(wèi)檔案管理部門工作效率的提升，同時也增強用戶對環(huán)衛(wèi)檔案管理服務(wù)的滿意程度

2.4 建設(shè)實用的檔案管理信息化平臺

從本質(zhì)上來說，環(huán)衛(wèi)檔案管理信息化建設(shè)的目的是為了人們更好的使用，因此在建設(shè)的過程中要注重環(huán)衛(wèi)檔案管理信息化建設(shè)的實用性，落實環(huán)衛(wèi)檔案管理素材的網(wǎng)上翻找等信息化的運用，提升檔案管理的網(wǎng)頁式服務(wù)，促進信息資源傳播的速度和有效性。與此同時，實用的檔案管理信息化平臺需要不斷的優(yōu)化和升級，工作人員要具有一定的創(chuàng)新能力，充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的龐大資源，不斷挖掘檔案管理信息化服務(wù)水平，提升環(huán)衛(wèi)檔案綜合利用效果。

3 結(jié)束語

總而言之，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作作為城市化發(fā)展中不可或缺的重要內(nèi)容，維護環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的順利開展有助于提升資料管理水平，為環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。環(huán)衛(wèi)檔案管理人員要及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前階段存在的問題，通過強化檔案管理意識、提升綜合素質(zhì)、規(guī)范檔案管理制度、強化信息化建設(shè)等方式，從而不斷提升環(huán)衛(wèi)檔案管理水平，促進環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的健康發(fā)展。

參考文獻

[1]鄭敏.試分析新時期環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的有效策略[J].農(nóng)業(yè)科技與信息，2016（1）：44.

[2]王黎黎.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中存在的主要問題分析[J].吉林農(nóng)業(yè)，2014（19）：94.

[3]薛珍.基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作中存在的問題及建議[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2016.