史燕翔

摘 要：在學(xué)校的管理體系中，檔案管理體系是重中之重，它的建立與健全是衡量一所學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)之一，是日常工作必不可少的組成部分。抓好學(xué)校的檔案管理工作，有利于推動學(xué)校教研水平的不斷提高，更能推動學(xué)校教育管理工作的科學(xué)化發(fā)展。本文立足普通高中學(xué)校檔管理工作存在的問題，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析探索，并提出解決問題的對策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：普通高中；檔案管理工作；存在的問題；有效運用

1 高中學(xué)校檔案管理工作的重要性

檔案管理工作內(nèi)容涵包含的比較多，涉獵的而也比較廣，尤其是高中學(xué)校檔案既有日常教學(xué)檔案管理，又有教師搞教研活動的教研檔案管理，還包含了學(xué)生從高一到高三的學(xué)籍檔案管理。教學(xué)檔案包含了教職人員的個人信息、教學(xué)進(jìn)度報告及教學(xué)質(zhì)量檢查等資料，教研檔案指的是教職人員每次教研活動產(chǎn)生的資料，學(xué)籍檔案包括學(xué)生從高一至高三的個人資料、學(xué)籍表等等。這些檔案資料由各類文字、圖表、影像資料等組成。資料之多樣、種類之繁雜，對我們檔案管理工作人員提出了比較高的要求，新時期普通高中的檔案管理要求我們從業(yè)人員不僅要把日常管理工作做好，而且還要順應(yīng)新時代的要求，不斷地借鑒新興技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化，從面提高工作的效率。只有這樣才能更好的記錄一所 學(xué)校教學(xué)、教研工作的真實水平，也能真實體現(xiàn)一所學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，更重要的是，可以真實的反映一所學(xué)校的教學(xué)、教研質(zhì)量及管理、學(xué)術(shù)水平，為未來更好的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 普通高中檔案管理工作存在的問題

1）思想重視不夠，對檔案管理工作沒能建章立制。檔案管理工作雖然是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，但很多人認(rèn)為學(xué)校教學(xué)才是第一位的，所有工作應(yīng)該給教學(xué)工作讓路。所以雖然檔案管理比較重要，但是常常引不起足夠的重視。更有甚者，個別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理可有可無，不必重視，因此檔案管理工作人員通常比較清閑，也沒有行為準(zhǔn)則進(jìn)行規(guī)范和約束，更談不上建立規(guī)章制度。從而導(dǎo)致了檔案管理工作隨意、混亂的現(xiàn)狀。

2）對檔案管理工作人力、物力、財力的投入不足。由于思想上的放松和認(rèn)識不到位，學(xué)校對于檔案管理工作沒有做出經(jīng)費預(yù)算，沒有足夠的財力支持，更不要說定期的對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的費用。檔案管理人員沒有專門的工作場所，檔案安放沒有固定的場所。

3）檔案管理工作資料收集困難。由于高中檔案管理工作需要收集全校高一至高三師生的資料，包含的層面比較廣，跨度比較大，歷時比較長，往往需要出動大量的人員去收集，很多教職工不是很理解，因此配合不積極。使得資料入檔耗時耗力不少，但收益很小。從而導(dǎo)致資料收集不夠及時全面。阻礙了工作的正學(xué)進(jìn)行。

4）檔案管理辦法老舊落后。因為沒有專人從事檔案管理工作，大部分從業(yè)人員是兼職人員，因此存在不規(guī)范操作，如檔案立卷不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一的問題。即使把資料接收入庫了，也沒有對原始資料進(jìn)行加工，整理以及編寫目錄。從而導(dǎo)致資料不方便查閱，沒有有效的提高查閱效率，對某些有價值的檔案資料沒有進(jìn)行有效的開發(fā)利用。而且檔案管理人員通常認(rèn)為資料接收入庫就萬事大吉，沒有對資料信息進(jìn)行實時的更新，使資料信息失去了可延續(xù)性。

如何更好的開展檔案管理工作，從而達(dá)到有效運用呢，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手解決：

1）加大領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，建章立制，規(guī)范檔案管理工作。學(xué)校管理部門要針對檔案接收到歸檔的過程制定相當(dāng)工作流程，制定相關(guān)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行。檔案管理工作人員要根據(jù)制定的規(guī)章制度及工作流程進(jìn)行自己的工作，對每一項工作的每一個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，進(jìn)行資料信息的收集和整理。

2）專人負(fù)責(zé)，對檔案資料進(jìn)行規(guī)范的歸類與整理，從而方便進(jìn)行查閱。檔案管理人員在接資料入庫按規(guī)定要求對學(xué)校的教學(xué)活動相關(guān)記錄以及教研活動的記錄進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)整，并根據(jù)檔案的特點分類整理，文字檔案以及影像資料都要嚴(yán)格的分類整理，同時要做到信息化管理，保存資料方式多樣化，電子版?zhèn)浞莺图堎|(zhì)版打印成為常態(tài)化方式，這樣可以做到查找迅速及信息安全不丟失，可以彌補傳統(tǒng)檔案保存方式的不足，更能提升檔案資料的利用率。

3）致力于提高檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)。管理檔案是非常系統(tǒng)、非常龐大的一項工程，它要求從業(yè)人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，還有默默無聞的奉獻(xiàn)精神。所以挑選工作人員時，一定要挑選一些具有專業(yè)素質(zhì)的人來工作。同時，對檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力的提高一定不能松懈，要定期進(jìn)行工作培訓(xùn)。我們可以通過業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)來提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，使他們熟練掌握工作流程及工作細(xì)節(jié)，對資料信息的歸類及整理，錄入資料，編寫卷宗目錄等工作熟稔于心，并熟練掌握。

4）積極開發(fā)及利用檔案資料。檔案工作作為一個系統(tǒng)性工作，不應(yīng)該只局限于管理工作，更多的應(yīng)著眼于檔案資料的分析運用上。學(xué)校的每一個工作過程都要及時存檔，如學(xué)生的每一學(xué)期每一科的成績、思想品德的發(fā)展過程、參加活動記錄以及獲得的榮譽等，還有教師的教學(xué)過程以及教學(xué)反思資料，在資料信息規(guī)整入庫后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分開發(fā)及利用檔案資料，與教職工一起對檔案中可以公開的內(nèi)容進(jìn)行傳閱、梳理以及分析，了解當(dāng)前教育形勢下，學(xué)校采用的教育形式的效果如何，學(xué)生學(xué)習(xí)的狀態(tài)如何，以及收益如何，并對當(dāng)前的教育誤區(qū)及時糾正，出現(xiàn)的問題及時改革，方便確定新的方向，制定新的教育方案，從而提升學(xué)校的整體教學(xué)水平，提高學(xué)校的教學(xué)的質(zhì)量，提高學(xué)生學(xué)習(xí)的效率。

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)，雖然工作過程中存在這樣或那樣的問題，學(xué)校的檔案管理仍然是一項非常重要的工作，而且檔案的管理方法比較多元化，如果能嚴(yán)格、規(guī)范化管理， 必然能達(dá)到更好的利用。所以做為檔案管理工作人員，我們要學(xué)會科學(xué)的管理檔案，有效的運用檔案，通過檔案來規(guī)范決策的制定、實施，并能對執(zhí)行的過程進(jìn)行有效監(jiān)督，為我們學(xué)校更好地開展工作保駕護(hù)航。

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