白建兵

摘 要：工業(yè)技改項目主要是企業(yè)通過對先進(jìn)技術(shù)、工藝和設(shè)備的應(yīng)用，對現(xiàn)有設(shè)備、生產(chǎn)工藝條件進(jìn)行技術(shù)改造，有著工程量大、建設(shè)周期長、投資金額大、專業(yè)性強和技術(shù)含量高等特點，關(guān)系著企業(yè)競爭力的提升與可持續(xù)發(fā)展。這就突出了工業(yè)技改項目檔案管理的重要性，需要企業(yè)引起高度的重視，既要完善制度，也要培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才，確保工業(yè)技改項目檔案管理的規(guī)范化水平不斷提升。本文將通過分析工業(yè)技改項目檔案管理的現(xiàn)狀，提出了工業(yè)技改項目檔案規(guī)范化管理的措施。

關(guān)鍵詞：工業(yè)技改項目；檔案管理；規(guī)范化

隨著我國科技水平的不斷提升，工業(yè)技術(shù)的信息化、自動化和現(xiàn)代化發(fā)展速度也越來越快，企業(yè)為了更好的應(yīng)對市場競爭，也應(yīng)該注重創(chuàng)新，加大技術(shù)升級改造力度，通過對先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)自身生產(chǎn)制造能力的提升。在企業(yè)工業(yè)技改項目實施過程中，會形成大量有著極高保存價值的工業(yè)技改項目檔案，主要有文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。這需要企業(yè)做好工業(yè)技改項目檔案管理的規(guī)范化措施，才能為自身的進(jìn)一步發(fā)展打牢基礎(chǔ)。

1 工業(yè)技改項目檔案管理的現(xiàn)狀

在工業(yè)技改項目建設(shè)過程中，因為施工單位思想上的忽視，人員技能水平不高，且很多施工單位將主要時間與精力都放在項目建設(shè)上單，沒有及時對檔案資料進(jìn)行收集與整理，從而導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失的問題。同時部分施工單位經(jīng)驗不足，且檔案管理人員流動性較強，在檔案整理上缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在整理內(nèi)容與順序上也存在問題，不利于后期的查詢與利用。一些施工單位因為工期較短，施工退場后沒有及時提交檔案，也影響了檔案資料的完整性。

當(dāng)前工業(yè)技改項目檔案管理還存在很多問題，具體體現(xiàn)在整理與保管兩個方面。在工業(yè)技改項目檔案整理方面，至今仍然選擇單臺設(shè)備分類、組卷的標(biāo)準(zhǔn)，在工業(yè)技改項目中存在有機聯(lián)系的文件放置于不同專業(yè)類別中，導(dǎo)致檔案變得四分五裂，工業(yè)技改檔案整理上也不夠規(guī)范[1]。這樣無法將工業(yè)技改項目全貌與建設(shè)各環(huán)節(jié)情況反映出來，為也今后的查找與利用創(chuàng)造有利條件。工業(yè)技改項目特點是周期長、涉及部門與專業(yè)眾多、結(jié)構(gòu)也很復(fù)雜，而以往標(biāo)準(zhǔn)無法滿足當(dāng)前工業(yè)技改項目檔案管理要求，這要求我們將具體的標(biāo)準(zhǔn)明確下來，不斷提升檔案整理的規(guī)范化水平。在工業(yè)技改項目檔案保管方面，在工業(yè)技改項目完成后，檔案應(yīng)由上級部門檢查驗收，這需要將所有檔案存儲在檔案館中，導(dǎo)致檔案資料在利用上難度較大。

2 工業(yè)技改項目檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案管理工作

工業(yè)技改項目檔案管理主要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策和方針進(jìn)行的，很大程度上與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度關(guān)系非常緊密，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在思想上提高重視程度，為工業(yè)技改項目檔案管理提供更多的支持與幫助，才能保留檔案管理工作效率實現(xiàn)提升。為確保工業(yè)技改項目檔案管理工作更加規(guī)范，應(yīng)該得到領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注，在人力、物力和財力等方面加大支持力度[2]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想理念，摒棄以往落后的檔案管理模式，全面意識到做好工業(yè)技改項目檔案管理工作的重要性，盡快采取有力措施確保這項工作順利開展。要以領(lǐng)導(dǎo)為核心成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，促使各檔案管理人員認(rèn)真履行自身職責(zé)，能夠規(guī)范操作，通過有力的監(jiān)督避免檔案管理工作中出現(xiàn)問題。這樣才能為工業(yè)技改項目檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造良好條件，也在今后為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展帶來更大動力。

2.2 檔案的全過程規(guī)范化管理

在工業(yè)技改項目實施過程中，各階段檔案管理重點不一樣，需要檔案管理人員引起注意，在各環(huán)節(jié)都要做到規(guī)范化管理。第一，項目立項論證階段。要明確檔案管理人員具體職責(zé)，完善工業(yè)技改檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并對檔案整理、移交、借閱等工作流程進(jìn)行優(yōu)化，將檔案流轉(zhuǎn)時效合理確定下來，讓檔案整理更加完整與及時。第二，項目建設(shè)階段。在工業(yè)技改項目實施期間，要認(rèn)真檢查與審核竣工檔案，主要包括技術(shù)文字資料、工程圖紙的完整性與準(zhǔn)確性等，確保達(dá)到檔案要求，提升檔案質(zhì)量。同時也要注意檢查與跟蹤管理工程竣工檔案與變更狀況，必須與工程現(xiàn)場保持一致[3]。第三，竣工驗收階段。此時進(jìn)行了對文字材料、工程圖紙的收集與整理，在立卷前應(yīng)由檔案管理人員、技術(shù)人員等一起審核與檢查，保證工程竣工檔案的規(guī)范化。主要是檢查竣工檔案文字材料、工程圖紙等內(nèi)容，并嚴(yán)格審查組卷質(zhì)量，同時制定相應(yīng)整改措施。第四，歸檔階段。當(dāng)檔案整理入庫后，檔案管理人員要從各個部門與專業(yè)需求出發(fā)，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)版本的竣工檔案，同時在檔案部門歸檔一套工程竣工檔案，要錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，為之后快速檢索創(chuàng)造條件，也便于共享資源。

2.3 完善檔案管理制度

檔案管理部門要結(jié)合工業(yè)技改項目具體狀況，制定與之相應(yīng)的檔案管理制度，確保其具備較強的操作性，并明確工業(yè)技改項目檔案在收集、整理、移交和驗收等方面的要求，讓工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化水平的提升有良好的基礎(chǔ)條件。工業(yè)技改項目負(fù)責(zé)部門應(yīng)該牽頭建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并配備專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)及時對整個項目實施期間形成的檔案進(jìn)行收集、整理與歸檔。企業(yè)要設(shè)置一名項目主管領(lǐng)導(dǎo)，專門對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，并確定檔案管理部門在工業(yè)技改項目實施過程中的監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查等職責(zé)。這樣才能讓檔案管理工作滲透到工業(yè)技改項目實施的各個環(huán)節(jié)，逐步形成檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的局面。這樣所有工業(yè)技改項目檔案才能得到有效管理，實現(xiàn)規(guī)范化水平的提升，也保證了檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。在制定檔案管理制度以后，還要嚴(yán)格督促其落實，實行有效的獎懲措施，為提升工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化水平奠定良好基礎(chǔ)。

2.4 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在工業(yè)技改項目檔案管理過程中，為了提升其規(guī)范化與科學(xué)化水平，還要注重培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)與能力，加大對他們的培訓(xùn)與教育，確保檔案管理人員掌握最新的工作技能，了解相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，避免在實際工作中出現(xiàn)差錯[4]。企業(yè)要采取講座、培訓(xùn)等方法，從整體上提升檔案管理人才隊伍的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。企業(yè)不僅要配置專業(yè)水平高、檔案管理技能強的工作隊伍，讓工業(yè)技改項目檔案能夠規(guī)范的進(jìn)行收集與整理，為后期的查詢與利用創(chuàng)造良好條件。同時還要確保檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性，這樣能夠及時掌握項目實施動態(tài)，清楚檔案材料的流向，提升其齊全性、完整性與準(zhǔn)確性，更好的發(fā)揮出推動企業(yè)快速發(fā)展的作用。

3 結(jié)語

總之，工業(yè)技改項目檔案管理是一項復(fù)雜的工作，涉及事項眾多，管理難度也很大，對企業(yè)檔案管理部門提出了較高的要求。要想提升工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化水平，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)必須在思想上引起高度重視，充分認(rèn)識到做好工業(yè)技改項目檔案管理工作的重要性，能夠安排高素質(zhì)檔案管理人員負(fù)責(zé)這項工作，并建立完善的檔案管理制度。同時企業(yè)還要注重配置先進(jìn)的設(shè)備，積極引進(jìn)各種現(xiàn)代化技術(shù)，讓工業(yè)技改項目檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。這樣才能真正將工業(yè)技改項目檔案的作用體現(xiàn)出來，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等工作提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王蕾，李明星.淺析電力系統(tǒng)技改大修工程項目檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（15）：47-48.

[2]周燕.異地技改項目數(shù)字化工程檔案管理探索[J].中國檔案，2016（11）：60-61.

[3]王瑞偉，沈言，武斌.信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應(yīng)用[J].機電兵船檔案，2015（05）：17-19.

[4]胡佳彤.如何確保企業(yè)技改技措檔案規(guī)范管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015（04）：54-55.