丁曉萍

摘 要：當(dāng)前，我國(guó)眾多公共圖書館大多數(shù)的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的模式階段，以紙質(zhì)為主，管理落后，在公共圖書館檔案數(shù)字化管理建設(shè)中，本人就數(shù)字化檔案信息的特性、長(zhǎng)期保存數(shù)字化檔案、安全保存數(shù)字化檔案以及加強(qiáng)公共圖書館檔案數(shù)字化工作作出自己的思考和分析。

關(guān)鍵詞：公共圖書館檔案；數(shù)字化

公共圖書館檔案管理工作是公共圖書館建設(shè)的重要組成部分。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)圖書館檔案數(shù)字化保存提出了新的更高的要求。目前，我國(guó)公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)還相對(duì)滯后，筆者擬就當(dāng)前檔案數(shù)字化的一些問(wèn)題，談?wù)勎冶救说乃伎己头治觥?/p>

1 數(shù)字化檔案信息的基本屬性

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，數(shù)字化檔案信息的“原始性”與其真實(shí)性、完整性、有效性密切相關(guān)，如果不能保證它們是真實(shí)的、完整的、有效的，就不能證明它們是“原始的”，也就不能證明它們具有檔案的價(jià)值。因此，要保證數(shù)字化檔案信息的“原始記錄性”，首先要解決的是數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性、完整性、有效性保障問(wèn)題。

與傳統(tǒng)文件紙質(zhì)文件相比，數(shù)字化檔案信息有許多新的特性。如：易傳輸性、復(fù)制時(shí)的高保真性，這都極大地方便了數(shù)字化檔案信息的利用和共享。如：數(shù)字化檔案信息的易更改性帶來(lái)了其真實(shí)性問(wèn)題：一份完整的電子文件可能由文本文件、圖形、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、音頻視頻文件、程序文件等多種格式的文件共同組成，由此帶來(lái)了其完整性的問(wèn)題，數(shù)字化檔案信息對(duì)軟、硬件環(huán)境的依賴性帶來(lái)了有效性問(wèn)題。這些都是由數(shù)字化檔案信息本身的特性帶來(lái)的。

2 數(shù)字化檔案保存的一些問(wèn)題

數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)及其在檔案信息保存工作的應(yīng)用，不但能緩解日趨嚴(yán)重的收藏空間不足的壓力，而且長(zhǎng)時(shí)期困擾檔案工作人員的難題得以解決，對(duì)那些長(zhǎng)期風(fēng)化的、瀕臨損毀的珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上解決了檔案文化遺產(chǎn)保存的問(wèn)題，而且轉(zhuǎn)換后的數(shù)字檔案信息可以對(duì)利用者開(kāi)放，充分發(fā)揮它們的利用價(jià)值，從而解決了藏與用的矛盾。然而，如此也產(chǎn)生了新的問(wèn)題：數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期保存技術(shù)問(wèn)題還沒(méi)有得到很好的解決，僅僅把檔案信息從老的載體轉(zhuǎn)移到新的載體或者從舊的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新的系統(tǒng)，存在著不安全問(wèn)題。如：有可能感染病毒，存儲(chǔ)在磁性材料和光盤材料等介質(zhì)上，會(huì)不可避免的受到熱、潮濕、空氣污染或強(qiáng)磁場(chǎng)的干擾、老化，以及讀寫設(shè)備出現(xiàn)故障等，使檔案信息衰退或丟失。另外，如果閱讀檔案信息的設(shè)備過(guò)時(shí)，或是可讀信息的軟件系統(tǒng)過(guò)時(shí)被淘汰，那么，即使存儲(chǔ)的檔案信息載體保存的再好，數(shù)字檔案信息同樣無(wú)法讀出。因此，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中需縝密規(guī)劃，通盤考慮，科學(xué)保存，合理利用。筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)提出以下措施：

1）在數(shù)字化檔案整個(gè)生命周期的初始階段，檔案信息利用頻率高，必須快速響應(yīng)，可采用光盤、磁盤等載體保存檔案信息，以滿足用戶快速利用的要求，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，其利用頻率有所降低，可采用光盤庫(kù)等存儲(chǔ)介質(zhì)保存，既可滿足較高的響應(yīng)速度，又具有成本低、便于尋檢的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)入長(zhǎng)期保存階段后，利用頻率較低，響應(yīng)速度不高，但檔案信息的安全性和有效可讀性尤為重要，可采用縮微膠片進(jìn)行存儲(chǔ)，發(fā)揮其穩(wěn)定、可靠、長(zhǎng)期可讀性好的特點(diǎn)，以滿足檔案信息長(zhǎng)期安全保存和有效可讀的目的。

2）數(shù)字技術(shù)與模擬技術(shù)不僅可以在檔案管理工作中配合使用，還可以相互融合。比如：對(duì)檔案原件掃描后，存儲(chǔ)數(shù)字化信息的同時(shí)，可以輸出模擬信息到縮微膠片上，既可以快速利用又可以長(zhǎng)期安全保存，也可以將縮微膠片上的模擬信息數(shù)字化后提供利用。這樣，既避免了掃描、縮微拍攝的重復(fù)工作，也彌補(bǔ)了縮微膠片利用不方便的缺點(diǎn)。

3）對(duì)于檔案利用者來(lái)講，數(shù)字檔案信息的真實(shí)可靠性是十分重要的，因此，確保數(shù)字檔案信息真實(shí)性是數(shù)字化檔案信息工作的中心任務(wù)之一。為確保數(shù)字檔案信息的真實(shí)性，就必須詳細(xì)記錄與描述、保存原始檔案文件的全部信息，如，正式檔案文件的結(jié)構(gòu)、格式、名稱、總登記號(hào)、分類號(hào)、檔案編號(hào)、時(shí)代、作者、數(shù)量、用途、來(lái)源、尺寸、重量、形狀、產(chǎn)生的日期、入藏日期、征集經(jīng)過(guò)、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍攝、使用的原始記錄等，這些特征對(duì)于確保數(shù)字化檔案信息可靠性都很有幫助，然后，規(guī)范著錄這些最原始、最基本的信息，并在此基礎(chǔ)上建立便于檔案檢索的元數(shù)據(jù)。

4）數(shù)字化檔案信息長(zhǎng)期安全保存的目的是為了提供有效利用。對(duì)數(shù)字信息來(lái)講，由于存在非直讀性、設(shè)備依賴性等特點(diǎn)，要提供有效利用，不僅要保證信息載體的安全，還要保證信息內(nèi)容是可讀、可利用的。因此，在數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)強(qiáng)調(diào)其有效利用性。否則，如果僅僅保證了載體的安全，而不能提供有效利用，安全保存也是沒(méi)有意義的。

3 加強(qiáng)圖書館檔案數(shù)字化工作人才培養(yǎng)問(wèn)題

檔案人才是知識(shí)管理型人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，既計(jì)算機(jī)檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)、圖書館學(xué)的知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。加速培養(yǎng)和造就一批數(shù)字化信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才已成為檔案數(shù)字化工作者的當(dāng)務(wù)之急。

1）加強(qiáng)對(duì)檔案工作者信息意識(shí)的培養(yǎng)，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源理論和信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開(kāi)發(fā)利用。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。

綜上所述，公共圖書館檔案工作實(shí)施數(shù)字化的管理具有很強(qiáng)的實(shí)踐意義，但在實(shí)踐的過(guò)程中，會(huì)面臨很多問(wèn)題，比如觀念問(wèn)題，資金問(wèn)題，人才問(wèn)題。因此這方面的工作需要多方面的支持，公共圖書館對(duì)外要爭(zhēng)取資金，對(duì)內(nèi)要加大培養(yǎng)人才，同時(shí)還需要科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念作指導(dǎo)，多方著手，形成合力，才能有效實(shí)施檔案數(shù)字化管理，充分發(fā)揮公共圖書館的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]陳兆祿.檔案管理學(xué)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，1962.

[2]牛玉萍.淺議公共圖書館的檔案建設(shè)[J].圖書館界，1999（2）：49-50.