司馬威

摘 要：檔案管理工作是各個(gè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要資料。對(duì)于很多基層單位而言，其中的財(cái)力問(wèn)題和人力問(wèn)題依然比較嚴(yán)重，因此要做好檔案管理工作，首先要明確崗位定位，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，不斷整合檔案資源并利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。在新時(shí)期，做好基層單位檔案管理工作需要加大創(chuàng)新力度，為基層單位未來(lái)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；調(diào)整心態(tài)；整合資源；加強(qiáng)溝通

檔案管理工作就是應(yīng)用先進(jìn)的管理方式方法為黨和國(guó)家的事業(yè)奠定良好基礎(chǔ)，檔案本身就是對(duì)基層單位發(fā)展進(jìn)程中記錄并保留下來(lái)的有重要意義的文字、圖像和聲像，需要對(duì)這些資料進(jìn)行分類(lèi)和整理，更好的利用檔案信息，具體而言，新時(shí)期的基層單位檔案管理工作創(chuàng)新要從以下幾個(gè)方面出發(fā)。

1 正確認(rèn)識(shí)和定位自身崗位

檔案管理工作本身是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，工作人員每天都和各種各樣的文件或證書(shū)打交道。在新時(shí)期，做好檔案管理工作創(chuàng)新需要保持良好的心態(tài)，不能著急煩躁，沉住氣才能在檔案管理崗位上奉獻(xiàn)自己，保持平和的心態(tài)開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)新。

不過(guò)，僅僅依靠工作熱情并不能做好檔案管理工作，檔案是真實(shí)的記錄，是客觀的、重要的歷史材料，越來(lái)越多的歷史史實(shí)證明了檔案的重要意義?！妒酚洝泛汀稘h書(shū)》就是我國(guó)重要的古代名著，在進(jìn)行編修時(shí)通過(guò)記載事實(shí)為后人留下重要的參考材料。檔案就是一種重要的財(cái)富，其中豐富的記載了歷史，是影響中外的名著，通過(guò)這些“檔案式”的名著，人們清晰直觀的感受過(guò)去，認(rèn)知過(guò)去，這足以證明了現(xiàn)在檔案管理工作的重要價(jià)值。換言之，現(xiàn)在的檔案管理人員就是歷史的記載者，就是歷史上的功臣。

2 不斷學(xué)習(xí)鉆研，高效率開(kāi)展好本職工作

伴隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作相應(yīng)的面臨著很多挑戰(zhàn)，檔案的數(shù)量不斷增加，保管檔案或高效利用檔案難度較大，管理方式不夠先進(jìn)，檔案的質(zhì)量受到直接影響，因此，基層單位的檔案管理人員要繼續(xù)學(xué)習(xí)鉆研，高效率的開(kāi)展本職工作，具體分析如下所示。

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)的意識(shí)

檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，因此檔案管理人員要具備一定的責(zé)任感和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力，學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段做好檔案管理創(chuàng)新。檔案管理工作人員要有寬闊的視野和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在日常學(xué)習(xí)和工作中提高個(gè)人業(yè)務(wù)能力，做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.2 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

過(guò)去的檔案管理工作從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主，而在新時(shí)期的基層單位檔案管理工作中，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠保質(zhì)保量的做好文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，將檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和辦公自動(dòng)化緊密結(jié)合，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自身工作崗位的重要價(jià)值，在學(xué)習(xí)的同時(shí)提高個(gè)人能力和素質(zhì)，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的同時(shí)成為綜合型檔案管理人才。

3 整合資源、善于利用現(xiàn)代科技設(shè)備為檔案工作服務(wù)

在各個(gè)方面飛速發(fā)展的今天，各個(gè)行業(yè)要合理整合資源，提高工作的質(zhì)量和效率。新時(shí)期的互聯(lián)網(wǎng)和各種軟件的出臺(tái)讓檔案管理工作有了新的動(dòng)力，在日常工作中要整合現(xiàn)有資源，利用好現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備。

檔案中包含著大量的信息是重要的資源，檔案整理工作勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，而且存在重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題。借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備整理檔案可以達(dá)到事半功倍的效果。在進(jìn)行人工立卷時(shí)，立卷人會(huì)按照個(gè)人理解對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)，盡管都是依照具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，但是受到個(gè)人理解能力差異，在對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)差距，不利于提高案卷的質(zhì)量，也不利于工作有序進(jìn)程。所以，借助計(jì)算機(jī)模擬人工立卷可以對(duì)類(lèi)別進(jìn)行區(qū)分，過(guò)去的以“卷”為單位的目錄檢索工具可以按照科學(xué)的順序進(jìn)行排列，一方面降低了個(gè)人主觀能動(dòng)性的影響，另一方面又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的作用，極大地提高了基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新性。

4 加強(qiáng)溝通、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持

檔案管理工作本身是一種重要的專(zhuān)業(yè)事業(yè)，對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展和各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行具有重要意義，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。所以，必須發(fā)揮好基層單位檔案管理工作的意義，為社會(huì)主義文明建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

現(xiàn)階段的基層單位檔案管理工作主要有以下幾個(gè)問(wèn)題：第一，很多基層單位的檔案房環(huán)境惡劣，比較潮濕和簡(jiǎn)陋，很多檔案材料因?yàn)殚L(zhǎng)期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊，加上很多蟲(chóng)鼠的破壞，導(dǎo)致檔案不能完整的保存；第二，很多基層單位的檔案管理人員比較隨意，只是簡(jiǎn)單的應(yīng)對(duì)檔案管理工作；第三，檔案查詢效率低下，很多真材實(shí)料不能發(fā)揮作用；第四，存在一部分人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要意義。就目前而言，很多基層單位的檔案管理人員沒(méi)有足夠便利的條件像到圖書(shū)館那樣到檔案館去利用檔案為自己的日常工作服務(wù)，加上缺乏合理利用檔案的習(xí)慣，導(dǎo)致新時(shí)期的基層單位檔案管理工作不能與時(shí)俱進(jìn)。面對(duì)這些問(wèn)題，基層的各個(gè)單位檔案管理人員要加強(qiáng)溝通交流，耐心宣傳檔案管理工作的意義，爭(zhēng)取讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作創(chuàng)新，盡最大努力優(yōu)化現(xiàn)在檔案工作中存在的落后狀況，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

5 拓展服務(wù)領(lǐng)域，做好檔案管理工作

1）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

2）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

3）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

6 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上述分析可以得知，現(xiàn)在的基層單位檔案管理工作存在一些不足阻礙著檔案管理工作的創(chuàng)新，面對(duì)這一復(fù)雜而又繁瑣的工作，每一個(gè)檔案管理人員細(xì)心、耐心、清心、用心，在自己的崗位上保持平和心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)和研究，做好本職工作的同時(shí)認(rèn)識(shí)到自己的使命，讓單位檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好的為本單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王漢丹.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].科技展望，2015（14）：28-29.

[2]張杰.淺談新時(shí)期如何做好文書(shū)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）：2.

[3]朱冰，胡佳.新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2015（1）：123-124.